TCO-beregning ved indkøb af frysere sparer 14 – 28 mio. kr. og 3.000 – 6.000 ton CO2

En projektgruppe med repræsentanter fra Københavns Universitets Indkøbsafdeling, Grøn Campus, og kommende brugere af indkøbsaftalen deltog i udarbejdelsen af udbudsmaterialet til indkøbet af ULT-fryserne (- 80 graders frysere) for at sikre, at sortiment og indhold i aftalen bedst muligt imødekom alle behov, herunder blandt andet energibesparelser og bæredygtighed. 

– Målet med indkøbsaftalen er dels at koordinere Københavns Universitets samlede indkøb til at opnå markant bedre priser og dels at bidrage til at realisere Universitetets bæredygtighedsmål ved at sikre, at de frysere, der bliver indkøbt er valgt ud fra hensyn til energiforbrug og bæredygtighed, siger Tomas Refslund Poulsen, som er teamleder for Grøn Campus på Københavns Universitet. 

Københavns Universitet er via EU-regler forpligtet til at sende aftaler om indkøb af en vis størrelse i udbud. Udbuddet blev udført som et begrænset udbud, hvor en af betingelserne for at opnå prækvalifikation var at tilslutte sig en energicertificering af de enheder, der ville blive tilbudt. Energicertificeringen er udviklet af Københavns Universitet og blev udført af en, til udbuddet uvildig myndighed, bekostet af Københavns Universitet. 

TCO-beregningen – en kompliceret, men effektiv ligning 

TCO-beregningen blev lavet på baggrund af enhedsprisen, energiforbruget og pris på optionelle tilvalg. Energiforbruget blev udarbejdet i forbindelse med indhentningen af tilbud for at sikre et objektivt sammenligningsgrundlag. 

Tilbudsgiver skulle opgive en samlet pris på udstyret inklusiv levering, tilslutning, idriftsættelse og drift indeholdt i garantiperioden. Energicertificeringen skulle oplyse enhedens energiforbrug i kWh/døgn som er sammenligningsgrundlaget. Idet den forventede levetid af ULT-frysere er sat til 15 år med en såkaldt ’mean time between failures’ på 100.000, beregnes det årlige energiforbrug på enheden som 15 x 365,25 x 99,9 % oppetid x certificerede energiforbrug. Energiprisen er sat til 1,75 kr. pr. kWh, eksklusiv moms, som defineres som markedsprisen af el for storkunder, og det årlige energiforbrug tilbageføres til nutidsværdi med kapitalomkostninger, svarende til 5 %. Optionelle tilvalg kræves som mulighed, og alle anførte priser for optionelle tilvalg lægges til enhedspris og energiforbrug for at kunne tildele på rammeaftalen. Den samlede TCO-beregning bliver derfor: 

Markedsdialogen 

TCO-betragtningerne i forbindelse med fryseudbuddet var en konsekvens af de ønsker, der var fremsat af Grøn Campus og de kommende brugere, mens Indkøbssektionen har haft ansvaret for afholdelsen af udbuddet. For at sikre en indkøbsaftale, som i sidste ende også bliver anvendt af brugerne, har disse været inddraget i overvejelserne om indholdet af aftalen gennem brugergruppemøder. Det har betydet at aftalen sikrer, at brugerne har mulighed for at tilpasse fryseren efter individuelle behov ved tilvalg af eksempelvis CO2- backup eller datalogging, forklarer Jan Joensen, strategisk indkøber ved Københavns Universitet. 

Kravspecificeringen - ansvarlige og grønne krav

Udvalgte krav

En udfordring at tilgodese alles ønsker 

I processen med at udarbejde udbudsmateriale, der inkluderer TCO, er Københavns Universitet også stødt på enkelte, men store udfordringer. 

– Det har været en stor udfordring at samle brugernes ønsker med målsætningen om bæredygtighed i et offentligt udbud, der respekterer principperne for ikke forskelsbehandling og gennemsigtighed – og som herudover åbner markedet for effektiv konkurrence. Derfor er der ikke kravspecificeret for hårdt i udbudsmaterialet og som konsekvens af dette, fylder vægtningen af underkriteriet TCO en væsentlig del af tildelingskriteriet, siger Jan Joensen. 

Resultatet af udbuddet 

50% besparelse på anskaffelsen og 30% på energi 

Der er store besparelser at hente for Københavns Universitet, når TCO-beregningerne inkluderes i udbudsmaterialet til indkøbet af ULT-fryserne. 

Indkøbsaftalen giver en besparelse på omkring 50% af anskaffelsesprisen på fryserne i forhold til markedsprisen for enkeltindkøb og en gennemsnitlig energibesparelse på 30%. Det betyder, at der både er en besparelse hos centre og institutter på udgifter til indkøb af frysere samt en besparelse på energiudgifter, der kommer hele Københavns Universitet til gode. Aftalen lægger op til indkøb af mellem 200 og 400 nye enheder i de mulige 4 år aftalen kan løbe. Det giver en potentiel TCO-besparelse, over de næste 4 år, på mellem 14 og 28 mio. kr., fortæller Jan Joensen. 

Miljøeffekterne af TCO-beregningerne kan konkretiseres ved at sammenligne energiforbruget på de vindende enheder med gennemsnittet af de øvrige målte enheder og sammenholde dette med det forventede antal enheder hjemkøbt gennem aftalen de næste 4 år. Over enhedernes forventede levetid på 15 år, svarer besparelsen til et reduceret energiforbrug på ca. 5.000 – 10.000 MWh svarende til ca. 3.000 – 6.000 ton CO2 – en besparelse til gavn for miljøet og samfundet generelt, som opnås uden anden indsats end fornuftig indkøbsadfærd. 

Da branchen ikke havde en fælles standard for måling af energiforbrug på ULT-fryserne, udarbejdede Københavns Universitet i forbindelse med indhentningen af tilbuddet en standard, som fryserne er blevet testet efter. Håbet er, at Københavns Universitet kan være med til at påvirke den industrielle branche til at gøre energiforbrug til en konkurrenceparameter og udarbejde egne standarder for energiforbrug. 

Aftalen bringer derfor Københavns Universitet nærmere den erklærede målsætning om at 75 % af alle indkøbsaftaler, ved udgangen af 2013, skal have inkluderet krav til bæredygtighed. 

TCO-beregninger er kommet for at blive 

Indkøbssektionen ser et potentiale for lignende aftaler, da det har vist sig at være fordelagtigt både i forhold til miljø og økonomi" – Jan Joensen, strategisk indkøber ved Københavns Universitet 

Udfordringerne med TCO-beregningerne har ikke skræmt Københavns Universitet fra at anvende TCO- beregninger i udbudsmateriale fremover. Tværtimod. 

TCO-beregningen var afgørende for at tildelingskriteriet, det økonomisk mest fordelagtige bud, kunne fremstå entydigt, med hensynet til energiforbrug inkluderet. Indkøbssektionen ser et potentiale for lignende aftaler, da det har vist sig at være fordelagtigt både i forhold til miljø og økonomi. Derfor vil aftalen helt sikkert være med til at bane vejen for lignende aftaler om indkøb af energiforbrugende udstyr ved Københavns Universitet, slutter Jan Joensen. 

Målet med indkøbsaftalen er dels at koordinere Københavns Universitets samlede indkøb til at opnå markant bedre priser og dels at bidrage til at realisere universitetets bæredygtighedsmål ved at sikre, at de frysere, der bliver indkøbt er valgt ud fra hensyn til energiforbrug og bæredygtighed.