Planlægning – Hvordan planlægges sociale indkøb?
Tre betingelser skal opfyldes, før I som ordrergiver lovligt kan stille krav med sociale klausuler:
- Klausulen skal overholde de EU-retlige principper om ikke-forskelsbehandling, ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet.
- Klausulen skal være forbundet med kontraktens genstand.
- Klausulen skal være angivet i udbudsbekendtgørelsen eller det øvrige udbudsmateriale.
Essensen af betingelserne er, at en ordregiver alene må stille krav til brug for leverandørens udførelse af den konkrete opgave, og at kravet skal være rimeligt, det vil sige proportionalt i forhold til opgaven. Det anbefales at læse mere i Vejledning om udbudsloven https://www.kfst.dk/media/ua3fml2r/udbudsloven-vejledning-om-udbudsreglerne - særligt afsnit 7.6 og 7.6.2
Brugerdialog – Hvordan påvirker de sociale krav dig som indkøber og bruger?
Ofte er der flere i en afdeling, der har med indkøb og udbud at gøre
Fastlæg hvem der er tovholder og ansvarlig for, at processen er tydelig og enkel
I skal kunne svare på, hvor opgaven juridisk, økonomisk og organisatorisk er placeret. Få fastlagt, hvad der formmæssigt skal med i udbuddet som grundinformationer om jer som kunde og om selve de produkter, varer eller tjenesteydelser, som I ønsker at finde en leverandør til. Overvej, hvilket udbudsdesign/hvilke kontraktforhold I arbejder med, samt hvem der skal svare på spørgsmålene til udbuddet, og hvordan udbuddet er politisk forankret.
Definer hvem i organisationen, der skal inddrages
Det er en fordel, for at kunne lave en tids- og procesplan med plads og tid til dialog og til, at al viden står til rådighed for alle interesserede leverandører.
- Det gælder fx viden om hvem, der tager beslutning om mindstekrav og konkurrencekrav
- Det handler om hvem, der sikrer, at alle tilbudsgivere behandles lige.
- Vurdér, om I nedsætter en arbejdsgruppe med relevante funktioner på tværs af organisationen.
- Vær opmærksom på, om udbud skal i høring. I givet fald skal det ske inden, at udbuddet er endeligt og offentliggjort.
Markedsdialog – Hvilke sociale krav kan markedet levere?
En markedsdialog kan identificere mulige tilbudsgivere og hvilke løsninger de kan tilbyde for at opfylde fx sociale krav og behov. Dialogen kan også hjælpe leverandørerne til at afgive bedre tilbud. En vurdering af markedet kan føre til, at markedet for en vare eller ydelse viser sig ikke at være modent. Overvej i de tilfælde hvad I kan gøre for at få flere nye potentielle leverandører i spil. Tag fx fat i et lokalt erhvervsråd. Vær opmærksom på, at mange små og mellemstore virksomheder ikke har tradition for at skilte med deres sociale ansvar. Søg også efter socialøkonomiske virksomheder og registrerede socialøkonomiske virksomheder (kan gøres ved afgrænset søgning i Erhvervsstyrelsens CVR-register.)
En mulighed kan netop være at reservere en del af kontrakten til deltagelse fra socialøkonomiske virksomheder, jf. loven § 190. Eller om I skal vælge leverancen fra beskyttede værksteder jf. § 54. Gør opmærksom på det i udbud og vær opmærksom på de særlige regler i udbudsloven, der er knyttet til reserverede kontrakter
Gode råd til generel markedsdialog
Invitér virksomheder til at møde kommunen (eller jeres afdeling) som kunde.
Ofte opfatter virksomheder din organisation som en del af velfærdssystemet. Afhold derfor gerne informationsmøde fx en gang årligt med overskriften ”Mød din kommune som indkøber – her er vores strategiske mål, og hvad vi lægger vægt på”. Her er muligheden for at koble indkøb til verdensmål og socialt ansvar samt en forventning om, at man som virksomhed generelt kan dokumentere det samfundsansvar, man tager som virksomhed. Husk også de registrerede socialøkonomiske virksomheder. Følg op på de virksomheder, der deltager.
Spørg de potentielle leverandører: Hvad har I brug for at vide om denne del af regionen eller kommunen som indkøber?
Vær på forkant med markedsdialogen
Oftest ved I, hvor ofte der skal fornyes kontrakter - eller hvad der er i sigte på fx anlæg og renoveringsindkøb. Lav en analyse af markedet. Tag fat i virksomheder i god tid, og vær med til at modne dem i en socialt ansvarlig retning, fx gennem information og nyheder om cases på produkt/ydelsesområdet generelt. (fx fra Cabiweb.dk)
Spørg de potentielle leverandører: Hvad er jeres realistiske responstid på udbud? Målet er at tilrettelægge udbud i god tid
Præsentér potentielle leverandører for, hvad jobcentret kan hjælpe dem med.
Fortæl, hvordan virksomheder gennem aktivt socialt ansvar kan stå bedre, når socialt ansvar er underkriterie i udbud. I praksis betyder det, at man i en præ-dialog eller på informationsmøde har jobcentret med eller informerer om, hvad det kan betyde, at tage sårbare ledige i praktik, ansætte på få timer etc. Herunder informeres også om, at en god forberedelse og opstart med nye, måske sårbare medarbejdere kræver mere tid for at lykkes på den lange bane. Tydeliggør, hvilken hjælp man kan få gennem jobcentre.
Spørg de potentielle leverandører: Hvilken erfaring har I med at samarbejde med jobcentret?
Gode råd til markedsdialogen før udbud offentliggøres
Vær opmærksom på, at markedsdialog kun finder sted som del af høring vedr. udbudsmateriale og gennem aktiv markedsdialog fra kundens side før udbud. Forhandling er ikke tilladt før, under og efter offentliggørelse af udbud.
Informér om, at to eller flere virksomheder kan gå sammen om at byde på et udbud.
Hvis en virksomhed ikke kan honorere alle krav, kan to, der arbejder sammen om opgaven, måske lykkes med at leve op til krav for hele leverancen. Der er mulighed for at slå sig sammen som konsortium eller deltage med forpligtende deltagelse fra underleverandører. Det er bedst at informere om denne mulighed, før udbuddet er offentliggjort. Derefter skal det fremgå af udbudsbetingelserne.
Spørg de potentielle leverandører: Hvilken del af udbuddet matcher ikke jeres profil? Har I kendskab til en virksomhed, som kunne levere det, som I ikke kan levere?
Lad markedsdialogen vise, om det kan give mening at splitte hele opgaven op i to eller flere delleverancer.
Det kan betyde, at socialt ansvar på en delopgave kan blomstre og få fokus, og at en andel af opgaven udføres mere traditionelt. Effekten ved to delleverancer kan samlet set være større, hvad angår socialt ansvar, end hvis I havde fastholdt et samlet udbud, hvor I endte med en leverandør, der ikke indtænkte socialt ansvar.
I EU-udbud skal man følge opdel eller forklar-princippet. Det vil sige, at man skal overveje, om opgaven kan opsplittes med et bedre resultat. Socialt ansvar er en investering, som i et vist omfang skal tjenes hjem igen for leverandøren. Derfor skal der være volumen/omsætning samt årsværk nok i opgaven, så det kan svare sig at arbejde med de udsatte ledige. Dette taler for én stor kontrakt med en leverandør. Omvendt kan en opdeling give kontrakten mere dynamik og konkurrence om det sociale ansvar, hvis to leverandører undervejs konkurrerer om, hvem der mest social ansvarlig.
Spørg de potentielle leverandører: Hvordan kan det nuværende udbud splittes op i flere delleverancer og fortsat nå i mål med minimum det fastsatte krav til socialt ansvar?
Invitér markedet ind for at spørge dem, hvad der reelt giver mening.
I kan ikke kende til alle arbejdsprocesser eller vilkår i en produktion. Det ved lederen af virksomheden derimod alt om. Så bliv klogere på hvad, der i praksis kan lade sig gøre, ved at invitere til dialog. Mange virksomheder vil også gerne vise en produktion frem, hvilket kan give større indblik i mulige forhold.
Spørg de potentielle leverandører indenfor særlige brancher: Hvor er det typisk muligt at implementere socialt ansvar i produktion eller tjenesteydelse? Og hvor er det svært?
Et godt råd til markedsdialogen mens udbud er åbent
Husk, at al viden skal stå til rådighed for alle interesserede leverandører.
I praksis betyder det, at I skal registrere alle henvendelser fra virksomheder, der kontakter jer om udbuddet om specifikationer.
Hvis der under udbudsrunden kommer nye informationer om udbud grundet henvendelser fra markedet - fx om uddybning af tekniske specifikationer - skal det gældende udbud opdateres på den platform, hvor udbuddet er publiceret.
Typisk er der publiceret indhold om udbud generelt på jeres organisations website, hvor der er link til selve udbuddet på fx udbud.dk. Ved at sende nyheder til markedet om at de digitalt kan finde alt om udbud et sted, øger I muligheden for at få større bredde i tilbuddene.
Spørg de potentielle leverandører: Hvordan fandt I udbuddet? Hvad var uklart eller mangelfuldt i udbuddet? Dette skal tjene som viden til brug fremadrettet, når I skal lave andre udbud.
Gode råd til markedsdialogen efter leverandør til udbud er valgt
Præsentér valgte leverandører til samarbejdet med jobcentret
En god forberedelse og opstart med nye, måske sårbare medarbejdere kræver mere tid for at lykkes på den lange bane. Tydeliggør, hvilken hjælp man kan få gennem jobcentret, og hjælp – gerne håndholdt - med at skaffe kontakter ind i jeres jobcenter.
Vær bevidst om, at virksomheder er forskellige, og tag dialogen derfra
Er den potentielle leverandør en SMV´er, som i mange år har taget ansvar, men ikke beskrevet eller dokumenteret det? Er det en stor virksomhed med en HR-/økonomiafdeling, der har styr på tal og data? Eller er det en helt ny virksomhed uden den store erfaring, men med motivation for at ville rykke på agendaen? Tjek også mulighederne ud blandt socialøkonomiske virksomheder.
Spørg de potentielle leverandører: Hvilken erfaring har I med CSR, med socialt ansvar, bæredygtighed?
Socialt ansvar som mere end under- eller delkriterium
Vurdér, om det er muligt at bringe CSR eller samfundsansvar i konkurrence, og ikke kun som under- eller delkriterium i udbuddet. Det kan betyde, at det mere tydeligt kan lykkes at identificere den direkte sammenhæng mellem den udbudte kontrakt/opgave og leverandørernes løsning. Det kan åbne op for tilbud fra andre virksomheder, herunder også registrerede socialøkonomiske virksomheder (jf. § 190). Brug som altid jeres juridiske kolleger i vurderingen af muligheden på udbuddet.
Spørg, om der er nye erfaringer på området.
Krav og kriterier – hvordan omsættes viden til krav?
Udbud, hvor socialt ansvar er tænkt ind, er et godt redskab til at understøtte værdier og politiske målsætninger lokalt, regionalt eller statsligt.
Ved at indtænke socialt ansvar kan løsningen være med til at afhjælpe sociale udfordringer ved fx at skabe jobs til udsatte ledige. Gevinsten kan være, at man imødegår eventuelle negative socioøkonomiske effekter som lang ledighed er rent økonomisk og potentielle negativ indvirkning på mennesker, som både er udsatte og ledige.
I udbud kommer det til udtryk ved at opstille sociale mål for, hvordan udbud skaber jobs til udsatte ledige eller særlige grupper.
Det betyder, at leverandøren i sit tilbud kan beskrive, hvordan de lever op til kravspecifikationer ved fx
- At inkludere et vist antal yngre eller ældre mennesker, der udfører opgaver i leverancen. Det kan fx være som seniorjobs eller elev/lærlingepladser
- Ikke at diskriminere på køn, religion eller seksuel orientering
- At sikre, at opgaver i leverancen løses af hjemløse, udsatte, sårbare ledige
- At have mennesker med handicap ansat som del af bemandingen
- At indtænke opkvalificering som en del af løsningen.
En certificering eller en godkendt standard kan være med til at beskrive, hvordan leverandøren lever op til krav i udbud. Sociale forhold kan i nogle udbud være beskrevet som del af fx grønne, cirkulære og innovative bidrag til bæredygtighed i offentligt indkøb. Det kan fx være tilfældet, når man i en cirkulær forretning genanvender materialer og til disse jobfunktioner ansætter sårbare ledige.
Leverandørerne skal i deres tilbud fortælle, hvor gode de er til at skabe beskæftigelse til udsatte mennesker.
Tilbuddet skal leve op til menneske- og arbejdstagerrettigheder. Det kan tydeliggøres i udbuddet ift. sikkerhed, lønforhold, sundhed og lige vilkår for begge køn.
Ansvar for underleverandører, også i udlandet
Udbud kan og bør tydeliggøre leverandørens ansvar for værdikæden. Det betyder ansvar for eventuelle underleverandører, der skal leve op til aftalte rammer samt sikre dokumentation for deres ansvar for deres del af værdikæden. Leverandøren skal stå til ansvar og kunne imødegå eventuelle risici som følge af krav til underleverandører.
Overvej hvilken type dokumentation der kan efterspørges fra underleverandører på relevante sociale forhold, fx om børnearbejde samt arbejdsmiljø og -vilkår i 3. verdenslande. Søg inspiration her/under links
Når varen, ydelsen eller arbejdet er målrettet til eller involverer en særlig gruppe brugere
Hvis man skal udarbejde et udbud for en vare, en serviceydelse eller et stykke arbejde, som fx skal bruges af mennesker med handicap, kan man før det endelige udbud indtænke brugergruppen i definition af varen, ydelsen eller arbejdet.
Der kan komme væsentlige input, som kan styrke det sociale ansvar, som man som kommunal, regional, eller statslig virksomhed tager for netop en social udsat gruppe ved at finde løsninger, som i endnu større grad tager højde for målgruppen. De relevante spørgsmål er her:
- Hvem køber vi ind til?
- Hvad er deres behov?
