Frederiksberg Kommune har været medlem af Partnerskab for Offentlige Grønne Indkøb siden 2012, og har herigennem forpligtet sig til at være blandt de kommuner i Danmark, der gør en aktiv indsats for udbredelsen af offentlige grønne indkøb.
Et nyligt eksempel på kommunens målrettede arbejde er et netop gennemført udbud på levering af kontor- og skolemøbler. Med fokus på at anskaffe kvalitetsmøbler med høj miljøstandard og god ergonomi, har kommunen tilmed opnået en positiv økonomisk effekt.
Frederiksberg Kommune
Antal indbyggere: 103.286
Antal ansatte: ca. 5.400
Årlig indkøbssum: ca. 1,4 mia. kr.
Markedsdialogen
Et godt råd fra Frederiksberg: foretag en tidlig markedsdialog
For at opnå indsigt og føling med udviklingen på markedet kan det være givende at gennemføre en markedsdialog. I Frederiksberg har man løbende været i dialog med leverandører, hvilket har sikret kommunen ”fingeren på pulsen”, og bidraget med nyttige inputs i forhold til, hvilke specifikke krav branchen kan acceptere og honorere.
“Markedsdialogen er vigtig, da den kan give en god forståelse af, hvad markedet kan præstere vedrørende økonomi, kvalitet, miljø og bæredygtighed. Dette giver basis for at ”ramme markedet” – og på den måde sikre den optimale konkurrence. Det giver i sidste ende de bedste løsninger for kommunen”, udtaler Mikael Bach Andersen.
Ifølge Mikael er det desuden en god idé at facilitere markedsdialogen så tidligt i udbudsprocessen som muligt, så der allerede ved udarbejdningen af udbudsmaterialet kan drages nytte af leverandørernes detaljerede viden om markedet.
Kravspecificeringen - ansvarlige og grønne krav
Udvalgte krav
Miljø
Høje krav til miljø og bæredygtighed
For at sikre kvalificerede tilbud på leverancen er der i udbuddets kravspecifikation blevet fremsat en række miljø- og ergonomikrav, som tilbudsgivere er forpligtet til at efterleve.
Træ
Leverandøren skal sikre, at alt træ og træbaseret materiale levereret på kontrakten fremstilles af lovligt træ eller genbrugstræ. Tillige har den tekniske specifikation foreskrevet, at mindst 70 % fremstilles af bæredygtigt træ eller genbrugstræ – for spånplader gælder det dog kun 50 %.
Kemi
Kemien i møblerne har ligeledes været et fokusområde. Der er i den forbindelse bl.a. blevet fremsat krav om, at maling, lak, farvestoffer, finish- og efterbehandlingsprodukter skal være fri for tungmetaller og azofarvestoffer, som både er skadelige for miljøet og kan virke kræftfremkaldende.
Krav til VOC-indholdet
Derudover er der stillet miljøkrav til VOC-indholdet i klæbemidler, at produkter og komponentdele i møblerne ikke må indeholde PVC-plast, samt at alle plastdele over 50 gram skal mærkes til genbrug.
Funktionalitet
Ergonomi er også vigtig
Foruden miljøkrav har kommunen stillet høje krav til møblernes brugermæssige kvaliteter. Ergonomi har her været et centralt kriterium. Der er for eksempel blevet fremsat krav om, at stole og taburetter skal være skridsikre, og at de enkelte møbler skal give mulighed for flere siddeindstillinger, så brugere ikke udsættes for uhensigtsmæssig belastning.
Den ansvarlige indkøber – online værktøj
Som inspiration til udarbejdelsen af de specifikke miljøkrav har Frederiksberg Kommune benyttet sig af Udbudsportalens hjemmeside Den Ansvarlige Indkøber – et onlineværktøj, der tilbyder konkrete forslag til udbudstekst, som indkøbere kan kopiere og indsætte direkte i deres udbudsmateriale.
Resultatet af udbuddet
Leverandørerne med de bedste tilbud
Selv med høje krav til miljø og ergonomi har Frederiksberg Kommune ikke oplevet merpriser ved indkøbet af de nye møbler. Som følge af udbuddet på kontormøbler har kommunen endda beregnet en økonomisk effektivisering på ca. 5 %.
Kontrakten på kontormøblerne er blevet tildelt virksomheden Hass & Berg A/S, som over de kommende år vil være ansvarlig for bl.a. at levere reolsystemer, skabe, mødeborde, skriveborde og kontorstole til Frederiksberg Rådhus og til de administrative enheder på skolerne i kommunen. Kontrakten på skolemøblerne er blevet tildelt Holmris+Flexform A/S, der vil stå for leverance af diverse skoleborde, stole og taburetter til ti folkeskoler og to specialskoler.
De to møbelleverandører er blevet tildelt kontrakten på henholdsvis kontormøblerne og skolemøblerne, eftersom de hver især har leveret det økonomisk mest fordelagtige tilbud ud fra en samlet vurdering af produkternes økonomi og kvalitet. Trods det målrettede fokus på at anskaffe bæredygtige højkvalitetsprodukter, har udbuddet af de nye kontor- og skolemøbler ikke medført merpriser for Frederiksberg Kommune. Set i forhold til udbuddet på kontormøbler har kommunen samlet set oplevet lavere priser på de nye møbler sammenlignet med sidste udbud på kontormøbler foretaget i 2011. Ifølge udbudskonsulent i Frederiksberg Kommune, Mikael Bach Andersen, vurderes den økonomiske effektivisering som følge af udbuddet at være på ca. 5 %. Det er første gang, at kommunen gennemfører udbud på skolemøbler, og der arbejdes p.t. med effektberegninger på området.
Casen er udarbejdet:
2019
