Markedsdialog: Region Syddanmarks dialoghjul

I Region Syddanmark har indkøbsafdelingen opnået gode resultater ved at implementere faste rutiner og processer omkring markedsdialog i udbud. Siden 2007 har markedsdialogen kendetegnet regionens tilgang, og ifølge indkøbsafdelingen har det styrket deres resultater markant. Bl.a. har de markant færre klager og omudbud. 

Region Syddanmark har formuleret en strategi for udbudsforløb: Det såkaldte dialog- og udbudshjul. Gennem hjulet præsenteres de faser, et udbud typisk gennemløber. Markedsdialog inddrages aktivt i processen fra første færd, fordi det giver mulighed for at få en dybere indsigt i markedets muligheder og begrænsninger. Region Syddanmark opfordrer desuden tilbudsgivere til at stille spørgsmål under hele processen – jo tidligere, jo bedre. 

Gennem otte faser inddrages dialogen løbende, på forskellige måder og med forskellige formål, og især de to første trin omhandler den vigtige dialog før udbuddet. Under foranalysen opnås markeds- og produktkendskab gennem formøder med leverandørerne inden for det givne udbudsområde. Her opnår indkøbere en grundlæggende markedsindsigt, hvor det afklares, hvad markedet kan tilbyde, og om der eksisterer produktstandarder og muligheder for innovation. Det er også i denne fase, det kan afklares, hvilke krav til miljøforhold der kan stilles - og hvordan. Tiden der bruges i denne fase er godt givet ud, da det er her, grundlaget for at opnå de bedste løsninger til prisen lægges. 

I trin to, høringen, inviterer regionen de mulige leverandører til høring. Formålet er at få udpeget eventuelle uklarheder eller uhensigtsmæssige formuleringer eller krav. Det giver udbud, hvor flere udbydere har mulighed for at byde ind. 

I faserne udbudsmateriale, informationsmøde og spørgsmål og svar er der fokus på at skrive det mest hensigtsmæssige udbud og klæde tilbudsgiverne på til at skrive de skarpe og relevante tilbud. 

Også efter tildeling af kontrakt tages der hånd om alle tilbudsgivere. Alle får en udførlig skriftlig tilbagemelding på deres tilbud, og hvorfor kontrakten blev tildelt som den gjorde. På denne måde sikres løbende et godt forhold til markedet, og samtidig bliver tilbudsgivere bedre rustet til at skrive fremtidige tilbud. Gennem en efterfølgende tilfredshedsanalyse blandt alle tilbudsgiverne får regionen indsigt i, hvilke aspekter af udbuddet, der med fordel kunne være blevet gennemført anderledes. 

Sidste fase i udbudshjulet, innovation, omhandler forbedringer og nytænkning i forhold til udbudsprocessen. Herigennem har Region Syddanmark udviklet de faser og dialogtyper som indgår i udbudshjulet. Hjulet er på denne måde hele tiden under udvikling i takt med, at det bliver brugt til at strukturere Region Syddanmarks udbud.