Markedsdialog: Udbud på økologiske fødevarer i Københavns Kommune

Københavns Kommune råder over cirka 1100 køkkener med omkring 1700 ansatte. Kommunen har en målsætning om at anvende 90% økologiske fødevarer i de kommunale køkkener i 2015. Denne målsætning stiller krav til at leverandører kan tilbyde en bred vifte af økologiske varer hele året rundt. 

”Gennem dialog med markedet søger vi at skubbe udviklingen i den retning vi ønsker den skal gå. På de årlige kontraktopfølgningsmøder informeres kommunens fødevareleverandører om kommunens visioner, og kommende politiske udvikling, samt hvad vi eventuelt kommer til at efterspørge i fremtiden,” fortæller Betina Bergman Madsen, specialkonsulent i Københavns Kommune.

Også forud for udbud anvendes markedsdialog, til at vejre hvad markedet kan levere. I forbindelse med det seneste udbud af frugt og grønt stod indkøbsafdelingen overfor en problematik vedrørende brug af sæsonbestemte råvarer. Kommunen bad tilbudsgivere udfylde et årshjul, som udtrykte den diversitet inden for en enkelt varer som de kunne tilbyde, og som også gav overblik over hvilke varer kan leveres i hvilke sæsoner. Fokus på sæsonbestemte varer betyder, at kommunens borgere får mulighed for eksempelvis at smage forskellige æblesorter i løbet af et år. Det medfører dog også, at køkkenerne må vænne sig til, at der er nogle varer, de ikke kan få hele året. På denne måde gav dette udbud anledning til ændringer i måden leverandører skal tilbyde deres varer, og i måden de enkelte køkkener bestiller dem. 

Som en del af udbuddets evaluering indgik sensoriske test, som er et smagsprøvearrangement, hvor repræsentanter fra kommunens køkkenpersonale og en gruppe smagseksperter skulle kvalitetsteste nogle de fødevarer de potentielle leverandører kunne levere. Formålet var at sikre at der blev budt ind med kvalitetsprodukter på aftalen. Resultatet viste sig at være todelt. For det første blev den sensoriske tests vurdering af de enkelte tilbudsgiveres varer vægtet med 25-30% i forhold til tildelingen af den endelige kontrakt. For det andet, hvilket ikke oprindeligt var tilsigtet, fik køkkenpersonalet en idé om hvad markedet kunne tilbyde af forskellige varetyper, hvilket medførte større forståelse for eventuelle kvalitetsmæssige mangler i de varer de efter udbuddet har mulighed for at indkøbe.