Dynamiske indkøbssystemer er en elektronisk udbudsmetode og et alternativ til at anvende rammeaftaler. En rammeaftale har et fast sortiment og leverandørfelt. I dynamiske indkøbssystemer optages der løbende nye leverandører. Derfor beskrives dynamiske indkøbssystemer ofte som en ’markedsplads´ eller en ’åben rammeaftale’, hvor leverandører kan søge om optagelse i hele indkøbssystemets levetid.
Alle ansøgere, der opfylder minimumskravene til egnethed, og som ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene, skal optages i systemet, hvis de ansøger om det. Når en offentlig indkøber laver et konkret indkøb i systemet, kan alle leverandører i systemet byde ind med de varer og ydelser, de har til rådighed på det givne tidspunkt, så længe det er omfattet af systemets produkt- og ydelsesafgrænsning. Den leverandør, der afgiver det bedste bud, får opgaven eller købet tildelt.
Bedst til større, komplekse indkøb
Der er fordele for både ordregivere og for leverandører ved at anvende dynamiske indkøbssystemer. For ordregiver er der mulighed for at få flere tilbud fra et bredere udvalg af leverandører ved indkaldelse af tilbud til specifikke udbud, fordi et dynamisk indkøbssystem er åbent for nye leverandører i systemets levetid.
En anden fordel er, at der løbende gennemføres konkrete indkøb. Dermed kan produkter og metoder opdateres ved hvert enkelt tilbud og det kan føre til bedre muligheder for at indkøbe innovative og mere bæredygtige varer eller tjenesteydelser.
At købe ind i et dynamisk indkøbssystem giver indkøberen et større ansvar og kræver flere ressourcer i forhold til bl.a. at beskrive indkøbet. Derfor egner dynamiske indkøbssystemer bedst til større, komplekse indkøb, mens traditionelle rammeaftaler fortsat er bedste valg, når man skal købe standardprodukter.
På leverandørsiden er der blandt andet den store fordel, at det ikke et krav, at en leverandør fx kan levere samtlige køretøjer eller kategorier i det dynamiske indkøbssystem. Leverandøren skal altså ikke have et fuldt sortiment klar på optagelsestidspunktet, men kan derimod skræddersy sit tilbud for hvert konkret indkøb. Den enkelte leverandør kan også frit vælge, hvilke konkrete indkøb man ønsker at give tilbud på.
Nye digitale værktøjer på SKI’s systemer
Aktuelt tilbyder SKI seks dynamiske indkøbssystemer, og flere er på trapperne:
50.86 Biler
02.40 Digitale læremidler
15.75 Elevatormodernisering
02.06 Standardsoftware
02.22 It-drift
02.70 AV-løsninger
Disse er på vej: 02.07 Kommunikationsløsninger
02.19 Fagsystemer
02.01 Genbrugt it
17.11 Managementsupport
Som nævnt ovenfor er det mere ressourcetungt at købe ind i et dynamisk indkøbssystem. Derfor arbejder SKI løbende på at udvikle digitale værktøjer, der letter de administrative processer hos både ordregiver og leverandør, når der handles i de digitale indkøbssystemer.
På 02.22 It-drift er SKI fx ved at udrulle et rød-gul-grøn-trafiklysvejledning, der kan guide indkøberen til at stille så ambitiøse grønne krav som muligt. Og som et nyt tiltag har SKI udviklet en digital udbudsplatform, der guider indkøberen igennem udformningen af hele det konkrete indkøb (leveringskontrakt, serviceaftale, mv.) ved at svare på en række spørgsmål.
På mange områder er dynamiske indkøbssystemer velegnede til at SMV’er kan deltage, og da der løbende er åbent for nye leverandører, oplever SKI, at der er et bredt felt af både store og små i deres dynamiske indkøbssystemer. Det gælder ikke mindst på 02.06 Standardsoftware.
Her finder du mere viden
Læs meget mere om SKI’s dynamiske indkøbssystemer. På SKI’s hjemmeside finder du blandt andet en guide i fire trin til, hvordan man køber ind i et dynamisk indkøbssystem: Fra forberedelse af indkøbet og offentliggørelse af materialet til evaluering af tilbud og afslutning af indkøbet.
Vil du vide mere om SKI’s dynamiske indkøbssystemer er du velkommen til at kontakte i teamet for CSR & Bæredygtighed eller SKI’s kundeteam. Du finder kontaktoplysningerne her.