Følgende case baserer sig på udbuddet på fødevarer til produktionskøkkener drevet af Københavns Kommune (2020) og Købehavns kommunes udbudsjurist, Betina Bergmann Madsens, indsigter og erfaring fra tidligere udbud.
For at opnå øget diversitet og en højere grad af lokalt produceret frugt og grønt i sæson, har Københavns Kommune valgt at vægte sortimentsbredden ved brug af et årshjul (se eksempel nedenfor), der beskriver hvordan frugt og grønt med høj sensorisk spisekvalitet i forskellige sorter og med forskellig oprindelse afløser hinanden over året.
Med andre ord vægtes tilbuddene således efter hvor mange forskellige sorter leverandørerne kan tilbyde i årets løb, samt at fødevaren er i sæson i det land, hvor den er dyrket.
Definitionen på sæsonens varer vil typisk være de, som på det pågældende tidspunkt findes i rigelige mængder, og som både med hensyn til friskhed, pris og kulinarisk kvalitet vil være mest værdifulde for indkøber og slutbruger. At indkøbe eller efterspørge sæson behøver ikke at betyde, at man udelukker importerede varer, hvis man undlader at specificere, at det f.eks. er den lokale sæson, der menes og derfor strider udbuddet ikke imod lovgivningen inden for EU.
Markedsdialogen
Københavns Kommune lægger generelt vægt på vigtigheden af en rettidig og omfattende markedsdialog, når man fx stiller krav til sæson og diversitet:
”Markedsdialogen spiller en væsentlig rolle, når vi (KK) laver udbud på fødevarer, da det både er med til at orientere markedet om kommunens nuværende og kommende ønsker til fødevareindkøbet, såvel som at modne markedet og afklare muligheder. En konstruktiv og gensidig markedsdialog i udbudsprocessen er med til at sikre overensstemmelse mellem markedet og køkkenernes behov.”
Udbuddets faser:
- Udbudsjuristen kontakter mulige leverandører af frugt og grønt til kommunen.
- Udbudsjuristen tager leverandørernes respons med til køkkenerne, der bidrager med deres input.
- Dernæst går udbudsjuristen igen i dialog med leverandørerne.
- Efterfølgende begynder udbudsjuristen at skrive udbuddet.
- Udbuddet sendes i høring, hvor leverandørerne igen kan komme med input.
- Et par uger inde i høringsperioden holder kommunen et møde med leverandørerne, hvor udbudsjuristen uddyber udbuddet.
- Dernæst har leverandørerne igen et par uger til at stille spørgsmål skriftligt.
Fornuftige udbudsbetingelser og markedsdialog
For at skabe de nødvendige betingelser for at leverandørerne kan efterkomme kravene om diversitet og sæson, har Københavns Kommune i forbindelse med kravene bl.a. udarbejdet et bilag med historiske forbrugsdata, der angiver de omfattede køkkeners indkøb af fødevarer i 2019 fordelt ud på de enkelte måneder. Disse forbrugsdata var tiltænkt som et pejlemærke, der gør leverandørerne i stand til at få et overblik over, hvornår de kan forvente at en given fødevare vil blive efterspurgt. I udbudsmaterialet er der formuleret følgende om den historiske forbrugsdata:
”Leverandøren kan se i Bilag 1.3 Historiske forbrugsdata, på hvilken tid af året Ordregiver traditionelt indkøber frugt og grønt. Eksempelvis kan det ses, at langt det meste af Ordregivers forbrug af jordbær er placeret i maj – juli og at forbruget af rodfrugter stiger i vintermånederne ligesom mandariner, klementiner og appelsiner.”
Kravspecificering i udbuddet
Diversitet og sæson
I udbudsmaterialet blev kravene til diversitet og sæson beskrevet på følgeende måde:
”Ordregiver ønsker at vægte sortimentsbredden via et årshjul, som beskriver - på udvalgte frugt og grøntsager, hvordan sorter og oprindelser afløser hinanden over året, således at borgerne får adgang til måltider som afspejler en bred diversitet, skiftende sorter hen over året, med en høj sensorisk spisekvalitet, benævnt med navn og oprindelseslokalitet i bilag 2.1 Årshjul. Da det meste frugt og grønt er sæsonvarer, binder Leverandøren sig ikke til at kunne levere alle positionsnumrene/varerne samtlige årets måneder, men Leverandøren forpligter sig til at kunne levere de angivne sorter i deres sæsoner i løbet af året, også i ydersæsonerne. Københavns Kommune ønsker ikke at købe frugt og grønt, der er dyrket i opvarmede væksthuse.”
Udsnit af årshjul til udfyldelse af leverandøren
| Varelinjens positions nr. og efterspurgt produkt | Varens sort | Sæson i ca. måneder | Mulig årlig tonnage | Oprindelse /land | Navn på avler eller underleveran- dør |
|---|---|---|---|---|---|
Eks. Varelinje X.X Æbler Special Nedenfor er opremset de varelinjer som er relevante, kopier rækken og indsæt så mange sorter som ønskes at tilbyde nedenunder hver varekategori | Ingrid Marie En sort pr. række | 10 md – 02 md | 30 kg | Danmark | Madsen, Herlev |
| 1.10 Blommer, Specielle | |||||
| 1.20 … |
Levering af råvarer
Da, der er tale om sæsonvarer, forventes det ikke at leverandøren kan levere alle råvarer i samtlige årets måneder, men i stedet i deres sæson (og ydersæson). Det betyder ligeledes også, at kommunens køkkener skal acceptere og arbejde ud fra, at ikke alle råvarer er tilgængelige året rundt. I udbudsmaterialet blev kravet om levering af råvarer beskrevet på følgende måde:
”Da det meste frugt og grønt er sæsonvarer, binder Leverandøren sig ikke til at kunne levere alle positionsnumrene/varerne samtlige årets måneder, men Leverandøren forpligter sig til at kunne levere de angivne sorter i deres sæsoner i løbet af året, også i ydersæsonerne. Københavns Kommune ønsker ikke at købe frugt og grønt, der er dyrket i opvarmede væksthuse.”
Opfølgning i kontraktperioden
For at understøtte den løbende opfølgning af kravet om diversitet skal leverandøren levere en opgørelse over de sorter, som de har kunne tilbyde i sammenhæng med indkøbsstatistik. I udbudsmaterialet er kravet beskrevet på følgende måde:
”Leverandøren skal efter kontraktens indgåelse halvårligt levere en opgørelse over de sorter, med tilhørende oprindelse, der har været tilbudt institutionerne i den forløbne periode, i sammenhæng med indkøbsstatistik.”
Det kan være svært at føre kontrol med om leverandøren efterlever den tilbudte diversitet, da varerne ofte får nye varenumre og det dermed hovedsageligt er sortens navn, der er mulig at følge op på. I kraft af svingende sæsoner findes der ligeledes ikke helt specifikke datoer for hvornår bestemte sorter kan leveres. Derfor er det essentielt at være i dialog med leverandøren fra aftalens start og bliver enige om rammerne og strukturen for den statistik, der skal leveres, således ordregiveren kan følge op på om leverandøren overholder aftalen.
I Københavns Kommune har man udarbejdet en oversigt over hvilke varer, som man på månedlig basis forventer at finde hos leverandøren i overensstemmelse med det pågældende tilbud. Der er ligeledes indgået en aftale med leverandøren om, at denne leverer en månedlig liste over hvilke råvarer, der var på lager i den pågældende måned.
Listen suppleres med en liste over den frugt og grønt, der er solgt til Københavns Kommune, samt hvilke der er blevet smidt ud eller afvist i modtagelsen. På den måde kan man sammenligne det oprindelige tilbud med det der reelt har været muligt at købe i den pågældende måned, hvilket skulle gøre ordregiveren og kontrolføreren i stand til at holde øje med om leverandøren overholder aftalen. Det har dog i praksis vist sig at være udfordrende for leverandøren at følge op på dette.
Resultatet af udbuddet
Der er begrænsede muligheder for at stille krav til lokale fødevarer inden for gældende EU-lovgivning, men kravet om diversitet (forskellige sorter og oprindelser) strider ikke mod EU lovgivning. I praksis har Københavns Kommune erfaret, at diversitetskravet medfører langt større mængder lokalproduceret frugt og grønt, da det som oftest ikke er rentabelt at fragte mindre partier af de mange forskellige sorter og oprindelser af frugt og grønt hjem fra udlandet.
Effekten af at vægte sortimentsbredde via årshjulet fremgår meget tydeligt, når man eksempelvis ser på leverancen af æbler. Hvor der før blev tilbudt meget få æblesorter, blev Københavns Kommune efter indførelse af kravet tilbudt over 80 forskellige æblesorter blandt tilbudsgiverne, og mange af sorterne kom fra små og mellemstore lokale underleverandører.
Samtidig betyder kravet om at fødevarerne skal være i sæson i det land, hvor de er dyrket, at man undgår frugt og grønt, der er dyrket i energikrævende drivhuse.
På den måde medfører kravene om sæson og diversitet, at der indkøbes flere naturligt og lokalt producerede fødevarer til gavn for både klimaet og det lokale fødevareerhverv. Ligeledes medfører kravet, at Københavns borgere får adgang til en bred vifte af frugt og grønt med høj sensorisk spisekvalitet hele året igennem og kommunens målsætning om at knytte København tættere til sit opland løftes.
Casen er udarbejdet:
I 2019.
