SDU vil gøre det nemt at købe bæredygtigt ind

Syddansk Universitet (SDU) professionaliserer i disse år sin indkøbsorganisation for at kunne bidrage mest effektivt til den bæredygtige transformation, som universitetet er i fuld gang med. Indkøbene er blandt andet kommet på færre hænder og kompetencerne er løftet. Og så kommer der hele tiden flere såkaldte ’Fællesvarer’ på SDU’s centrallager, så indkøberne nemmere kan foretage det mest bæredygtige valg.

SDU’s bestyrelse besluttede for nogle år siden at universitetets strategiske målsætning er at skabe værdi for og med samfundet ved at arbejde med FN´s Verdensmål for bæredygtig udvikling. Det gælder både forskning og uddannelse, men det gælder også for selve administrationen og hermed også for indkøbssiden. ”Vi skal forbruge klogt. Det betyder minimalt, cirkulært og bæredygtigt,” som det er formuleret i SDU’s indkøbspolitik.

Den transformation kræver en professionaliseret indkøbsorganisation, der hviler på nogle klare pejlemærker, forklarer Jesper Lundorff Hoffmann, der er indkøbs- og udbudschef hos SDU. Universitetets indkøb er derfor funderet på fem piller: Fokus på bæredygtig forvaltning og effektiv udnyttelse af naturressourcer (Verdensmål 12), et tæt samarbejde med brugerne, et indkøbskontor som er en professionel og ansvarlig samarbejdspartner både internt og eksternt, effektive indkøb og processer og brug af Total Cost of Ownership (TCO)-værktøjer i udbud.

Det skal være nemt for indkøberne

Et af de første skridt på vejen har været at centralisere indkøbene mere og løfte kompetenceniveauet ved at gøre det obligatorisk at gennemgå et e-læringsforløb, før man overhovedet må gå i gang med at købe ind på SDU, der også er medlem af Partnerskab for Offentlige Grønne Indkøb (POGI).

- Samtidig har vi nedsat en koordinationsgruppe på tværs af universitetets fakulteter, der fungerer som ambassadører og dataindsamlere. Vi mødes en gang i kvartalet og deler viden og erfaringer. På den måde kan vi løbende rette op på fejl der måtte være i indkøbs-systemet og finde måder at gøre det nemmere for indkøberne at foretage det bæredygtige valg, siger Jesper Lundorff Hoffmann.

At gøre det nemt for bestillere til indkøbs-systemet og for indkøberne er et gennemgående tema for medarbejderne i indkøbs- og udbudsafdelingen.

- Vi gør en dyd ud af at kommunikere rigtigt ud, lave vejledninger, udsende nyheder og oversætte det ofte ret indviklede juridiske udbudssprog, så det er til at forstå. Det er en svær øvelse, der kræver ressourcer, men vi kan se at det virker, blandt andet ved at vi har fået færre småordrer og flere og flere ordrer gennem systemet og aftalerne, siger Jesper Lundorff Hoffmann.

Flere og flere fællesvarer

SDU Fællesvarer er en anden måde at gøre det nemmere at købe bæredygtigt ind på. Fællesvarer er et nøje udvalgt sortiment af produkter, hvor økonomi, anvendelighed, kvalitet og bæredygtighed er vigtige udvælgelseskriterier. Sortimentet i Fællesvarer er udvalgt af arbejdsgrupper, som har været nedsat for hver varekategori. Arbejdsgrupperne består af brugere fra fakulteter og fællesadministrationen. Efterfølgende har de været i høring via indkøbskoordinatorerne på hvert fakultet.

- Fællesvarer kan i indkøbs-systemet bestilles til ”0 kroner”, da der på forhånd er betalt for varerne indirekte via en fordelingsnøgle, som alle institutter og fakulteter betaler til, når de laver budgetplanlægningen. Det betyder, at hvis man køber en vare, fx en kontorstol ”ved siden af” Fællesvarer, betaler man i princippet til for varen to gange. Det giver selvfølgelig et økonomisk incitament til at købe ind gennem Fællesvarer samtidig med at indkøberen ’nudges´ til at foretage et bæredygtig indkøb, siger Jesper Lundorff Hoffmann, der understreger at Fællesvarer medfører administrativ forenkling, bedre indkøbspriser og mindre transport og dermed CO2-udledning, da SDU kan koordinere købet af varer på tværs af universitetet.

På hylderne i Fællesvarer er der forbrugsartikler og værnemidler, kontorartikler, kontormøbler, IT-tilbehør og kaffe og te og det er meningen at der løbende skal suppleres med flere varer.

Endelig har SDU sin egen brugtvarebørs – en intern markedsplads, hvor man kan udbyde fx kontor- og laboratorieartikler, som man af forskellige årsager ikke kan eller skal bruge længere. Den bidrager også til cirkulære tankegang og adfærd.

Stærkt mandat fra ledelsen
Den bæredygtige transformation af SDU’s indkøbsområde kan ikke lade sig gøre uden et stærkt mandat fra ledelsen. Derfor er der nedsat en styregruppe, der består af sekretariatslederne fra alle fakulteter, samt fra de største områder i Fællesadministrationen og med universitetsdirektøren for bordenden.

- Jeg synes, at vi fra udbudsafdelingen har været gode til at formidle viden og orientere om resultater af grønne indkøb og udbud til ledelsen. Det gør det nemmere at få ekstra ressourcer og den nødvendige opbakning til at igangsætte nye grønne initiativer på indkøbsområdet, siger Jesper Lundorff Hoffmann.

- Men kommunikation, dialog og inddragelse er også en væsentlig faktor for at få indkøberne med. Det skal ikke trækkes ned over hovedet på dem. Forandringer skal foregå i et samspil, så vi spiller hinanden bedre i hele organisationen, siger han.