Byrådet i Aarhus Kommune har med en ny indkøbspolitik indskrevet FN’s Verdensmål om anstændige jobs og økonomisk vækst som supplement til et tidligere CSR-bilag. Kommunen søger dermed at sikre yderligere socialt ansvar i alle udbud.
Når Aarhus Kommune går ud med et udbud, indgår der altid et særligt bilag, hvor forskellige CSR-krav er beskrevet. I det seneste rengøringsudbud gik kommunen imidlertid et skridt længere end normalt. Dels var opgavens varighed hele seks år, og dels lancerede kommunen en model, hvor man søgte at motivere potentielle leverandører til at gå længere for at sikre socialt ansvar.
Ved at tilbyde en lang kontrakt åbnede kommunen op for et bredere samarbejde med leverandørerne. Kommunen fik med andre ord bedre mulighed for at stille krav til leverandørens medvirken til innovation på både bæredygtige, teknologiske og beskæftigelsesmæssige områder.
Det omfattende rengøringsudbud omfattede de tre magistrater: ’Børn, Unge og Sociale forhold’, ’Beskæftigelse’ samt ’Teknik og Miljø’. Rengøringsopgaverne i udbuddet blev samlet i geografiske puljer på tværs af magistraterne. Modellen gav dermed kommunen mulighed for stordrift og besparelser, og ikke mindst erfaringsopsamling på innovative indsatser for socialt ansvar.
Markedsdialogen
Spørgsmål til markedet
De leverandører, der allerede levede op til kommunens minimumskrav, blev spurgt, hvilke krav der var realistiske at stille inden for området socialt ansvar.
Derefter blev selve udbuddet lanceret via DIS (dynamisk indkøbssystem), hvor kommunen opstillede en række generelle krav, som fungerede som prækvalifikation af eventuelle leverandører.
Internt i kommunen havde det været drøftet, om der skulle opstilles specifikke KPI’er gældende det sociale ansvar, fx timeantal, antal borgere, procentuelle årsværk eller noget helt andet. I dialogen med jobcentret blev det også drøftet, hvilke grupper af borgere der kunne forventes at opnå succes gennem lange praktikker hos den/de leverandører, der vandt udbuddet.
Det blev afsæt for en model, der beskrev et tæt samarbejde mellem jobcentret og leverandørerne, for derigennem at motivere markedet til at gå videre end blot minimumskravet i CSR-bilaget, så rammerne for det sociale ansvar i det aktuelle udbud blev styrket.
Kravspecificering
I det endelige udbud vægtede pris 40 procent og kvalitet 60 procent. Under definitionen kvalitet skulle leverandørerne redegøre for, hvordan de ville løfte kriterierne ’ledelse’, ’instruktion og uddannelse’ samt ’implementering’. Under kriteriet ’ledelse’ skulle potentielle leverandører eksempelvis demonstrere velfungerende ledelse og vise erfaring med støttede beskæftigelsesforløb.
Udbuddet stillede også krav om, at leverandørerne skulle komme med egne bud på, hvilke initiativer de ville tage, og hvordan disse initiativer talte ind i ’den tredobbelte bundlinje’, som Aarhus Kommune tilstræber at måle kommunens indsatser efter.
De Sociale krav
Ud over de arbejdsmarkedskrav, som allerede var indskrevet i CSR-bilaget, skulle potentielle leverandører også fortælle, hvordan de ville hjælpe gruppen af udsatte borgere i job. Gruppen var defineret som borgere på kanten af arbejdsmarkedet, fx flygtninge, veteraner, langtidsledige eller borgere med diagnoser. Altså borgere, der enten kunne ansættes i fleksjob eller støttede forløb.
Resultat af udbuddet
Markedets tilbagemelding var positiv. Rengøringsudbuddet lagde op til en medarbejdertung drifts-aftale i en branche, hvor der i forvejen var mangel på arbejdskraft. Derfor var flere leverandører interesserede i at byde på opgaven, da der med rengøringsudbuddet fulgte en lettere adgang til kommunen og et udviklende samarbejde med jobcentret om rekruttering.
Løsningerne på de sociale krav
Hver delaftale i udbuddet indeholdt krav om, at leverandøren kontinuerligt i løbet af kontraktperioden skulle at have fire personer i fleksjob og fire personer i støttede forløb tilknyttet. Opgaverne for såvel fleksjobbere og borgere i støttede forløb var præcist beskrevet, og derfor havde jobcentret en nøjagtig viden om, hvilke kandidater der kunne være aktuelle.
Da de støttede forløb til borgere med særlige behov krævede en vis koordinering mellem jobcentret og leverandøren, fik leverandøren ved opgavens start adgang til faste kontaktpersoner i jobcentret, der på forhånd havde sat sig grundigt ind i opgavens krav og muligheder.
Var der spørgsmål til udbuddet
Med kontraktens grundige beskrivelse af alle aspekter af samarbejdsforløbet, inkl. alle mødeformer og rammer for samarbejdet med jobcentret, blev det fremlagte udbud ikke mødt af mange spørgsmål.
Hvordan er der fulgt op på kravene i udbuddet
Med kontraktens grundige beskrivelse af alle aspekter af samarbejdsforløbet, inkl. alle mødeformer og rammer for samarbejdet med jobcentret, blev det fremlagte udbud ikke mødt af mange spørgsmål.
Den løbende kontakt giver mulighed for tilpasninger, hvis det bliver nødvendigt. Indenfor kravet om fælles innovative indsatser kan der altid rettes på initiativerne, alt efter hvilke der viser sig at være frugtbare. Leverandøren giver løbende kommunen besked om, hvad der i praksis kan måles på - og dermed indgår leverandøren i udviklingen af kommunes regnskab med en tredobbelt bundlinje.
Hvad har været succeskriterier for processen
Udbuddet indeholdt mange krav, men til gengæld har det også været målet at tilbyde leverandørerne en interessant kontrakt, bl.a. gennem:
- En lang kontraktperiode (seks år med mulighed for to års forlængelse)
- Mulighed for gensidigt at kunne udvikle metoder og processer
- Reel mulighed for at investeringer kan tjenes ind gennem perioden
- Leverandørerne kan holde på medarbejdere gennem en lang periode
- Innovative samarbejdsmuligheder for store leverandører
- Gode reklamemuligheder for leverandøren ved understøttelse af social ansvarlighed
Perspektiv
Det tætte samarbejde med leverandørerne om udvikling, afprøvning og løbene evaluering af nye indsatser inden for såvel drift som beskæftigelse har bidraget til en øget interesse i de forskellige magistrater ift. at arbejde med socialt ansvar.
Med det konkrete rengøringsudbud har kommunen fået afprøvet forskellige initiativer, der under-støtter kommunens mål om en løbende forbedring af brugbare mål til generel rapportering til ’den tredobbelte bundlinje’.
Casen er udarbejdet:
Af CABI
Januar 2022
