Trin for trin-guide

I disse år fylder ansvarlighed og bæredygtighed mere og mere i indkøb. Der er – via den statslige Strategi for Grønne Offentlige Indkøb og Handlingsplan for FN’s Verdensmål, samt KL’s fælleskommunale indkøbsstrategi og Regionernes indkøbsstrategi – et seriøst fokus på at sikre, at offentlige indkøb:

• Er grønne og klimavenlige
• Udviser social ansvarlighed
• Generelt sikrer et reduceret aftryk på omgivelserne

Denne guide henvender sig til indkøbere i den offentlige sektor, som ønsker at foretage ansvarlige indkøb. Ansvarlighed indebærer i denne sammenhæng grønne og socialt ansvarlige indkøb – og det kan både handle om at gøre en positiv forskel såvel som at undgå at bidrage til negative indvirkninger på omverdenen.

Bidrag til en bæredygtig fremtid

Som offentlig myndighed har man et ansvar for at bidrage til en bæredygtig samfundsudvikling. Indkøb har potentiale til at spille en helt central rolle for indfrielse af verdensmålene, da det ofte er i indkøb – og i værdikæderne – at udfordringerne og mulighederne relateret til bæredygtighed er størst.

Med en årlig indkøbsmuskel på mere end 380 milliarder kroner har offentlige myndigheder en helt særlig rolle at spille, hvis målet om den grønne omstilling og 70 pct. reduktion i CO2-udledning skal nås inden 2030. Det handler om at trække markedet i en stadig mere bæredygtig retning.

Samtidig kan offentlige myndigheder udvise social ansvarlighed og eksempelvis bidrage til beskæftigelse for personer, der har vanskeligt ved at få fodfæste på arbejdsmarkedet, ved at stille krav om ansættelse af personer på særlige vilkår.

Offentlige myndigheder kan således gøre en positiv forskel for den bæredygtige samfundsudvikling gennem de krav, de stiller i deres udbud.

Tag hånd om negative indvirkninger

Selv hvis man bidrager positivt til samfundet på ét eller flere områder, eksempelvis igennem arbejdet med den grønne omstilling og FN's Verdensmål, kan det dog aldrig opveje negativ påvirkning på mennesker, miljø eller samfund i andre aktiviteter.

Den danske regering har med tiltrædelsen af OECD's Retningslinjer for Multinationale Virksomheder forpligtet sig til, at offentlige myndigheder skal have processer på plads til at håndtere de risici, som offentlige indkøb kan have for at påvirke omverdenen negativt. Dette kaldes også for ”risikobaseret due diligence”.

Når man beskæftiger sig med risici, bruger man begrebet ”negativ indvirkning”. Risikobegrebet refererer i denne sammenhæng ikke til risici for myndigheden selv men derimod risici for negativ indvirkning på mennesker, miljø og samfund, som myndigheden forårsager eller bidrager til for eksempel gennem sine indkøb.

En negativ indvirkning opstår, når ens aktiviteter overtræder de internationalt anerkendte retningslinjer for ansvarlig virksomhedsadfærd, som er fastlagt i OECD’s Retningslinjer for Multinationale Virksomheder og FN’s Vejledende Principper for Mennesker og Erhvervsliv (se næste afsnit om ”Oversigt over forpligtelser og hjemler”). I dansk lovgivning er offentlige myndigheder også underlagt disse forventninger jf. NCP-loven.

Forventningerne gælder også i forhold til leverandører og andre forretningsforbindelser, som myndigheden er forbundet med, fx via en indkøbskontrakt. Det gælder altså hele værdikæden.

Man kan som offentlig indkøber udnytte udbudsrammerne til at stille relevante krav, kriterier, og forventninger til bæredygtighed og ansvarlighed over for virksomheder.

Denne guide viser trin for trin, hvordan man kan foretage ansvarlige offentlige indkøb både i forhold til at håndtere positive såvel som negative påvirkninger på samfundet, mens den også kan være nyttig i overvejelser om bæredygtighed ved indkøb under udbudsgrænsen.

Guiden gennemgår ikke udbudsreglerne og de forskellige proceskrav, der følger af Udbudsloven. 

En solid forankring af ansvarlighed i hele organisationen giver de bedste muligheder for at sikre ansvarlige offentlige indkøb. 

Før man som indkøber kan foretage ansvarlige indkøb, bør der derfor formuleres nogle retningslinjer og lægges en strategi for det ansvarlige indkøb samt sikres opbakning fra ledelsen og en klar ansvarsfordeling. I det følgende bliver det gennemgået, hvordan man kan gøre dette i praksis, samt hvilke hjemler og forpligtelser, der ligger til grund for at kunne gøre det. Er dette trin allerede opfyldt i jeres organisation, kan dette afsnit med fordel springes over.

Ansvarlighed i offentlige indkøb har de seneste år fået større politisk bevågenhed. Mange sager har været belyst i medierne, og der træffes rundt omkring i landet mange politiske beslutninger om grønne og socialt ansvarlige indkøb. På trods af dette er forpligtelserne alene rammesættende og forholdsvis begrænsede i omfang og/eller afgrænset til udvalgte områder. Dette gælder både, når forpligtelserne er hjemlet i lov, og når de er givet på anden vis, fx forhandlet på plads via aftalesystemet.

En stor del af offentlige myndigheders arbejde med ansvarlige indkøb er således drevet af frivillighed.

Offentlige myndigheder er underlagt en række forpligtelser og hjemler, når det kommer til indkøb af produkter og ydelser.

Nedenfor listes de væsentligste love, regler, konventioner, aftaler, retningslinjer, målsætninger og anbefalinger, som præger arbejdet med ansvarlighed i offentlige indkøb. Listen er ikke udtømmende.

Nogle af elementerne på listen forpligter de offentlige myndigheder helt konkret til at tage hensyn. Det giver dem altså en klar hjemmel til at gøre det. Andre elementer forpligter de offentlige myndigheder til at tage hensyn i mere bred forstand – altså giver det dem en berettigelse eller bemyndigelse til at tage hensyn i et eller andet omfang. Derudover er der forskel på hvad der er besluttet i stat, region og kommune regi med henblik på forpligtelser.

Grønne forpligtelser og hjemler

Følgende forpligtelser og hjemler har specifikt relevans for arbejdet med miljø og klima.

Miljøbeskyttelsesloven:

Jf. § 6 skal offentlige myndigheder virke for lovens formål ved anlæg og drift af deres virksomheder og ved indkøb og forbrug.

EU-Kommissionens målsætning om 50 pct. grønne offentlige indkøb:

Danmark har tilsluttet sig den frivillige målsætning. Det offentlige kan leve op til 50%-målet ved at anvende fælles grønne indkøbskriterier. Kriterierne er til dels baseret på de kriterier, der ligger til grund for EU’s miljømærke Blomsten, livscyklusanalyser og markedsundersøgelser. Kriterierne skal gøre det lettere for offentlige indkøbere at stille miljøkrav til produkter og services samt ensrette de miljøkrav den offentlige sektor i EU stiller i forbindelse med konkrete udbud for at gøre det lettere for leverandører at leve op til kravene. At stille grønne indkøbskrav er på de fleste områder frivilligt, men nogle miljøkrav er obligatoriske.

Cirkulære om energieffektivisering i statens institutioner:

Cirkulæret indeholder to energispareforpligtelser for perioden 2021-2030:

1. Et energisparekrav, hvor alle omfattede ministerier skal opnå en fælles energibesparelse i den statslige forvaltnings ejede og benyttede bygninger på 42.480 MWh, set i forhold til energiforbruget i 2020, jf. cirkulærets § 7, stk. 1. Det svarer til, at 3 pct. af den statslige forvaltnings bygninger årligt renoveres op til mindstekravet for energimæssig ydeevne (energimærke B). Energispareforpligtelsen gennemfører dele af energisparekravet i energieffektivitetsdirektivets art. 5.
2. Et energisparekrav, hvor de enkelte ministerier skal opnå energibesparelser i statslige institutioners øvrige bygninger, som ikke er omfattet af ovenstående energispareforpligtelse (pkt. 1 ovenfor), og deres øvrige energiforbrug på mindst 10 pct. i 2030, set i forhold til energiforbruget i 2020, jf. cirkulærets § 7, stk. 2.

Det bemærkes, at de to energisparekrav er adskilte. De overlapper derved ikke i forhold til energibesparelser, som kan indgå ved energisparekravenes opfyldelse, herunder i energiforbruget i den omfattet bygningsmasse.

EU’s Energieffektiviseringsdirektiv:

Regioner og kommuner opfordres til at reducere deres bygningers energiforbrug. Myndighedernes bygninger er omfattet af den lovpligtige energimærkningsordning.

Bekendtgørelse om miljøbevidste indkøb af køretøjer til vejtransport:

Offentlige myndigheder skal tage hensyn til energi- og miljøbelastningen i hele køretøjets driftslevetid, når de indkøber køretøjer til vejtransport, forudsat indkøbet overstiger tærskelværdien i EU’s udbudsdirektiver

Cirkulære om sikring af bæredygtigt træ:

Statslige myndigheder skal indkøbe dokumenterbart bæredygtigt træ og træbaserede varer til statslige bygge- og anlægsarbejder.

Cirkulære om indkøb i staten:

Herunder statens indkøbspolitik.

OECD’s Retningslinjer for Multinationale Virksomheder:

OECD’s Retningslinjer for Multinationale Virksomheder omhandler bl.a. håndtering af aktuelle og potentielle negative påvirkninger af miljøet. I dansk lovgivning er offentlige myndigheder også underlagt disse forventninger jf. NCP-loven.

Læs mere om OECD's Retningslinjer nedenfor.

Sociale forpligtelser og hjemler

Følgende forpligtelser og hjemler har særlig relevans for det sociale område. Først listes internationalt anerkendte retningslinjer og mål for ansvarlighed, efterfulgt af en gennemgang af klausuler.

OECD’s Retningslinjer for Multinationale Virksomheder:

OECD's Retningslinjer for Multinationale Virksomheder (OECD’s Retningslinjer) er anbefalinger fra regeringer til virksomheder, som 50 lande har tiltrådt. Formålet med retningslinjerne er dels at få virksomheder til at bidrage til økonomisk, social og miljømæssig fremgang; dels at minimere den negative påvirkning af omverdenen, som virksomhedernes aktiviteter kan have.

Retningslinjerne omhandler bl.a. virksomheders manglende overholdelse af menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder, miljøstandarder og antikorruption.

OECD’s Retningslinjer har samtidig inkorporeret FN’s Vejledende Principper for Menneskerettigheder og Erhvervsliv samt ILO’s konventioner om arbejdstagerrettigheder (læs mere om disse i afsnittene nedenfor) – dermed tegnes der et ensartet billede af anbefalinger om ansvarlig virksomhedsadfærd.

Due diligence (også kaldet nødvendig omhu) er kernebegrebet i OECD’s Retningslinjer. Det handler om, at virksomheder skal kende til og have processer på plads til håndtering af risici.

Ved hjælp af due diligence-processerne skal virksomheder kunne identificere, forebygge, afhjælpe negative påvirkninger af mennesker, samfund og miljø, som er afledt af virksomhedens aktiviteter. Dette gælder både i egen virksomhed, i leverandørkæderne og hos andre forretningsforbindelser.

Mæglings- og Klageinstitutionen for Ansvarlig Virksomhedsadfærd (NCP Danmark) er Danmarks nationale kontaktpunkt til OECD’s Retningslinjer. NCP Danmark har mandat til at udbrede kendskabet til Retningslinjerne samt behandle klager over danske virksomheder, myndigheder og organisationers mulige overtrædelser af Retningslinjerne – altså klager over krænkelser af bl.a. menneskerettighederne, arbejdstagerrettighederne, internationale miljøstandarder og anti-korruption i danske virksomheder, myndigheder eller organisationer eller hos deres forretningsrelationer.

FN’s Vejledende Principper for Menneskerettigheder og Erhvervsliv:

FN’s Vejledende Principper for Menneskerettigheder og Erhvervsliv er FN’s fortolkning af, hvordan regeringer og virksomheder bør arbejde med menneskerettighederne og herunder rettigheder vedrørende arbejdsforhold.

Danmark har således – jf. principperne – pligt til at beskytte menneskerettighederne i både offentlige og private indkøb. Dette betyder, at Danmark har pligt til at integrere menneskeretshensyn i offentlige indkøb; at fremme respekten for menneskerettigheder hos de virksomheder, som det offentlige handler med; samt at føre tilsyn med menneskerettighedsforholdene hos leverandørerne hvor det er nødvendigt.

ILO-konventionerne:

ILO’s konventioner på arbejdsmiljøområdet har været normgivende for lovgivning og praksis i mange lande, og Danmark har ratificeret alle konventionerne med undtagelse af nr. 138 (om minimumalder for beskæftigelse). Konventionerne er bindende i de lande, som har ratificeret dem.

FN’s Verdensmål:

Danmark har tilsluttet sig FN’s 17 Verdensmål, og delmål 12.7 opfordrer alle lande til at fremme bæredygtighedshensyn i offentlige indkøb. I forlængelse heraf lancerede Regeringen i 2021 en handlingsplan for FN’s Verdensmål, hvor ansvarlige offentlige indkøb bl.a. indgår som en særskilt indsats, der skal bidrage til opfyldelse af verdensmålene.

Arbejdsklausuler:

Arbejdsklausuler er krav til leverandøren i forhold til dennes ansattes løn- og arbejdsvilkår – det er krav om arbejdstagerrettigheder.

Mange kommuner har generelle retningslinjer for, hvordan de skal bruge arbejdsklausuler i deres indkøbs- eller udbudspolitik. I de retningslinjer er det ofte fastsat, hvilke typer af kontrakter arbejdsklausuler kan bruges i. Det er oftest bygge-, anlægsopgaver og tjenesteydelser, som bliver fremhævet i kommunale udbudspolitikker. Undersøg derfor, om I har sådanne retningslinjer.

Regionerne har fælles retningslinjer for at bruge arbejdsklausuler, når de indgår kontraktforhold om bygge- og anlægsarbejder, fabrikation og udførelse eller ydelse af tjenester uanset beløbets størrelse.

Statslige myndigheder skal altid foretage en konkret vurdering i de enkelte udbud – uanset om myndigheden selv har vedtaget eller er underlagt retningslinjer for, hvordan arbejdsklausuler skal bruges. Samtlige statslige myndigheder (ministerier, styrelser mv.) skal anvende arbejdsklausuler i alle kontraktforhold om bygge- og anlægsarbejder, fabrikation og udførelse eller ydelse af tjenester uanset kontraktens størrelse.

Vær opmærksom på, at statslige ordregivere/virksomheder (herunder selskaber, som er ejet af statslige myndigheder og ikke er i konkurrence) skal bruge arbejdsklausuler ved bygge- og anlægsarbejder uanset beløbets størrelse. Omfanget af klausulerne skal naturligvis svare til kontraktens størrelse.

Det bemærkes, at man ikke behøver at bruge arbejdsklausuler, hvis man køber varer, der er en del af leverandørens normale produktion eller varelager, medmindre varen bliver fremstillet særligt til statslige myndigheder.

Sociale klausuler:

En social klausul indebærer en social forpligtelse for den leverandør, der får opgaven. Sociale klausuler er krav til leverandøren om enten at integrere specifikke medarbejdergrupper i opgaveløsningen eller at forebygge nedslidning hos og/eller fastholde de medarbejdere, der skal varetage opgaveløsningen. Det er krav, der bidrager til et rummeligt arbejdsmarked.

Det er en god idé at undersøge hvilke generelle regler og retningslinjer, som I er underlagt. Både stat, kommuner og regioner er forpligtet til at overveje at stille sociale krav i uddannelses- og praktikaftaler. Tjek om der fx i jeres organisation er en politik eller nogle retningslinjer, der forpligter jer til at overveje at stille sociale klausuler.

Mange offentlige myndigheder har egne retningslinjer for at bruge sociale klausuler i deres indkøbs- eller udbudspolitik. Her kan I ofte se, i hvilke typer af kontrakter I skal overveje at stille sociale klausuler.

Et godt afsæt for arbejdet med ansvarlighed er at udarbejde politikker og strategier, så man mindsker risikoen for at bidrage til at påvirke mennesker, miljø og samfund negativt.

Samtidig kan man påvirke samfundet positivt gennem politikker og strategier, som eksempelvis kan være med til at påvirke den grønne omstilling eller skabe beskæftigelse til socialt udsatte mennesker.

Det er en god ide at integrere en udarbejdet strategi i indkøbs/udbudspolitikken for hele organisationen, så indkøberne kan fastholde et fokus på dét niveau og den måde, som politikerne ønsker.

I oversigten nedenfor fremgår hvilke overvejelser, der kan gøres, når der skal udvikles politikker og strategier for ansvarlighed. Der er også eksempler herpå.

Politikker og strategier med særlig relevans for det grønne

Man kan vælge at udarbejde særskilte politikker og strategier for grønne indkøb, eksempelvis for hvordan man vil stille grønne krav til leverandører med henblik på at understøtte Klimalovens målsætning om 70 procent reduktion af CO2e inden for Danmarks grænser inden 2030 og samtidig bidrager til at sænke det globale klimaaftryk, som efterspørgslen af varer og tjenesteydelser medfører.

Der kan være flere formål med at stille grønne krav, fx at bidrage til en reduktion af klimapåvirkningen, at skabe grøn vækst, at opnå effektiviseringsgevinster eller at undgå at blive hængt ud i medierne.

For at kunne sætte rigtigt ind – altså at anvende miljøkrav de rigtige steder på den rigtige måde – er det væsentligt at beslutte, hvad der er formålet med dem. Ellers er der risiko for, at de bare bliver et fordyrende element. En offentlig myndighed, som af klimahensyn anvender miljøkrav i indkøbene vil højst sandsynligt handle anderledes end en myndighed, der forsøger at bidrage til udvidelsen af markedet for grønne produkter for herigennem at skabe vækst i de virksomheder, der leverer dem.

Der behøver naturligvis ikke at være det samme formål hver gang, der stilles miljøkrav eller kun ét formål med at stille dem. En offentlig myndighed kan sagtens arbejde med at fremme grøn vækst samtidig med at den bidrager til klimatilpasningen.

Politikker og strategier med særlig relevans for det sociale

Ansvarlighedspolitik:

Ansvarlighedspolitikken fremsætter forpligtelser og forventninger til ansvarlighed og udgør rammen for alle aktiviteter, den offentlige myndighed er involveret i.

En ansvarlighedspolitik kan tage udgangspunkt i overholdelsen af bl.a. gældende lovgivning, relevante reguleringer samt internationale konventioner og retningslinjer, så som FN’s Vejledende Principper for Menneskerettigheder og Erhvervsliv og OECD’s Retningslinjer for Multinationale Virksomheder.

Code of conduct:

Som offentlig myndighed kan man udarbejde en såkaldt ”code of conduct” – et adfærdskodeks – som fremsætter nogle retningslinjer for ansvarlighed og etisk adfærd for medarbejdere og organisation, såvel som for leverandører og andre forretningsrelationer. 

En code of conduct kan både bruges til at vejlede medarbejdere i deres daglige beslutningsgang, og kan tage forskellige former, men fælles gælder det, at det udpensler forventninger om ansvarlig adfærd i større eller mindre detaljer.

I sin code of conduct kan en organisation referere til forventningerne om ansvarlig virksomhedsadfærd, med udgangspunkt i OECD’s Retningslinjer for Multinationale Virksomheder og FN’s Vejledende Principper for Menneskerettigheder og Erhvervsliv. Disse internationale retningslinjer fremsætter forventningen om, at man som minimum forholder sig til negative indvirkninger på mennesker, miljø og samfund.

Således kan man via egne politikker også stille krav til, at leverandører og andre forretningsrelationer udviser nødvendigt omhu og håndterer de risici, der enten allerede eksisterer eller potentielt kan opstå.

Klausuler:

Man kan også bidrage til positive påvirkninger på det sociale område ved at udarbejde politikker og strategier for eksempelvis brugen af arbejdsklausuler og sociale klausuler.

Arbejdsklausuler:

En arbejdsklausul betyder, at den valgte leverandør og dennes underleverandører sikrer, at løn- og arbejdsvilkår er mindst lige så gode som de vilkår, der gælder for arbejde af samme art i henhold til en landsdækkende kollektiv overenskomst indgået af de parter, som er mest repræsentative inden for det pågældende faglige område i Danmark. Det er altså en klausul, der skal sikre, at leverandøren sikrer sine ansatte løn- og arbejdsvilkår, der er sædvanlige for det sted, hvor kontrakten skal fuldføres.

Sociale klausuler:

En social klausul indebærer en social forpligtelse for den leverandør, der får opgaven. Sociale klausuler er krav til leverandøren om at integrere specifikke medarbejdergrupper i opgaveløsningen eller at forebygge nedslidning hos og/eller fastholde de medarbejdere, der skal varetage opgaveløsningen. Det er krav, der bidrager til et rummeligt arbejdsmarked.

Der kan være flere årsager til at stille sociale klausuler, fx:

• At nedbringe ledigheden
• At integrere udsatte grupper, fx flygtninge, personer med handicap eller veteraner, på arbejdsmarkedet
• At fastholde medarbejdere hos leverandøren af hensyn til driftssikkerhed mv.
• At forebygge nedslidning hos leverandørens medarbejdere af hensyn til driftssikkerhed mv.
• At sikre nok praktikpladser

For at kunne sætte rigtigt ind – altså at anvende sociale klausuler de rigtige steder på den rigtige måde – er det væsentligt at beslutte, hvad der er formålet med dem. Ellers er der risiko for at de bare bliver et utilsigtet fordyrende element. En offentlig myndighed, som anvender klausulerne mhp. at integrere udsatte på arbejdsmarkedet, vil handle anderledes end en myndighed, der forsøger at få flere unge i praktik.

Det gælder tillige, at ambitionsniveauet er væsentligt at få på plads, hvis de sociale klausuler skal anvendes de rigtige steder på den rigtige måde. Nogle gange vil ambitionsniveauet hænge naturligt sammen med formålet og derfor i en vis grad give sig selv. Hvis en offentlig myndighed eksempelvis arbejder med sociale klausuler for at sikre nok praktikpladser, så vil indsatsen blive lagt i udbud af kontrakter, hvor det er aktuelt. Men de fleste gange bidrager en specificering af ambitionsniveauet til at operationalisere målsætningerne.

I forbindelse med udarbejdelsen af politikker og strategier for ansvarlighed er det vigtigt at huske på, at offentlige myndigheder er underlagt de forvaltningsretlige principper. Dette betyder bl.a., at hensynene skal være saglige og forenelige med økonomisk forsvarlighed.

Dog kan den offentlige myndighed naturligvis også godt bare beslutte, at der tages stilling til såvel formål som ambitionsniveau fra gang til gang. I givet fald kan det strategiske element bestå i en beslutning om, hvad der bør indgå i en sådan vurdering, herunder hvor mange ressourcer, der skal lægges i det. Fordelen ved at lægge en strategi er imidlertid, at drøftelser om bl.a. forpligtelser og hjemler ikke skal gentages ved hvert udbud.

Når man som offentlig myndighed ønsker at udvise større ansvarlighed i indkøb, kan det være en god idé at sørge for en klar forankring i organisationen og opbakning fra ledelse og fra de ansvarlige politikere samt en klar ansvarsfordeling internt i organisationen.

Opbakning fra ledelsen

Offentlige midler skal forvaltes inden for de rammer, der sættes af den øverste ledelse (eksempelvis kommunalbestyrelsen) og lovgivningen. Derfor sikres ansvarlighed i offentlige indkøb bedst ved, at myndighedens øverste organ beslutter, at dette bør prioriteres.

En klar ansvarsfordeling

Udbud gennemføres oftest gennem en udbudsafdeling, mens ansvaret for, at kontrakten efterleves, kan ligge i en anden afdeling. Det er altså sjældent den samme person, som følger opgaven helt til dørs.

Derfor er det vigtigt, at man fra starten af sørger for at involvere de rette personer i organisationen mhp. dialog om muligheder og konsekvenser ved at efterspørge ansvarlige produkter og services.

Nogle gange kræver det en opkvalificering af relevante medarbejdere, så de ved, hvad de skal være opmærksomme på. Det er eksempelvis vigtigt, at den person, som skal følge op på købet og om kontrakten overholdes, forstår, hvordan opfyldelsen af de ansvarlige krav skal vurderes.

Når en organisation ønsker at stille bæredygtige og ansvarlige krav i udbuddet, er det vigtigt med en god forberedelse. Læs her om de overvejelser man skal gøre sig i forberedelsen af et udbud med krav om bæredygtighed og ansvarlighed.

En stor del af tænkningen omkring grønne indkøb i dag fokuserer på, hvordan man som organisation kan bidrage positivt til den grønne omstilling, sænke sit klimaaftryk og løfte organisationens profil som grøn og ansvarlig organisation. Det er dog vigtigt at være opmærksom på, at produkter, som er gode for miljøet, samtidig kan være dårlige for fx menneskerettigheder – og omvendt. Eksempelvis kan en større flåde med elbiler være god for klimaet og bidrage aktivt til CO2-reduktion – men kan samtidigt påvirke menneskerettighederne negativt, hvis elbilernes batterier indeholder kobolt, der er udvundet af børnearbejdere i farlige miner.

Derfor bør man som del af sin research, markedsanalyse og dialog tænke ansvarlighed ind for at modvirke negative påvirkninger på mennesker, miljø og samfund, samtidig med at man også kan tænke i at gøre en positiv forskel. 

Mulighed for positiv påvirkning

Som organisation kan man stille krav og kriterier med formålet om at gøre en direkte positiv forskel. Eksempelvis kan man:

Bidrage til målsætningen om 70 pct. reduktion af CO2e

Ved at stille de rette krav og kriterier i sine udbud kan man understøtte Klimalovens målsætning om 70 % reduktion af CO2e inden for Danmarks grænser inden 2030 og samtidig bidrage til at sænke det globale klimaaftryk, som efterspørgslen af varer og tjenesteydelser medfører. Offentlige indkøb kan dermed bidrage positivt til omstillingen til et klimaneutralt samfund.

Som del af forberedelsesfasens research, markedsanalyse- og dialog kan man derfor indtænke klimahensyn i overensstemmelse med fx politiske målsætninger. Eksempelvis kan der som led i markedsdialogen undersøges, hvad markedet er i stand til at levere vis à vis de politiske målsætninger. Her kan innovative løsninger også opdages, som potentielt kan resultere i endnu større CO2e-reduktioner. Dette kan tænkes med i formuleringen af krav, herunder særligt funktionskrav.

Ansætte personer fra kanten af arbejdsmarkedet

Anvendelsen af sociale klausuler kan være med til at afhjælpe sociale udfordringer ved eksempelvis at skabe jobs til udsatte ledige. Gevinsten kan være, at man imødegår eventuelle negative socioøkonomiske effekter så som lang ledighed.

Som del af forberedelsesfasens research, markedsanalyse- og dialog kan man derfor indtænke brugen af sociale klausuler i overensstemmelse med fx de politiske målsætninger, der er sat i organisationen. Eksempelvis kan der som led i markedsdialogen undersøges, hvad markedet er i stand til at levere vis à vis politiske målsætninger om nedsættelse af ledighed eller at få unge i praktik.

Benytte socialøkonomiske virksomheder

Man kan også vælge at stille krav om, at (dele af) kontrakten skal reserveres til Registrerede Socialøkonomiske Virksomheder (RSV) i udbuddene. En socialøkonomisk virksomhed er en privat virksomhed, der driver erhverv med det formål – gennem sit virke og indtjening – at fremme sociale og samfundsgavnlige formål.

Overveje at splitte opgaven op i to eller flere delleverancer

Lad markedsdialogen vise, om det kan give mening at splitte hele opgaven op i to eller flere delleverancer.

Det kan betyde, at social eller grøn ansvarlighed på én delopgave kan blomstre og få fokus, og at den anden andel af opgaven udføres mere traditionelt. Effekten af ansvarlighed ved to delleverancer kan samlet set være større, end hvis man fastholder et samlet udbud med én leverandør, der ikke indtænker ansvarlighed.

Bæredygtighed er en investering for leverandøren, og derfor skal der være volumen/omsætning samt årsværk nok i opgaven, så det kan svare sig at arbejde med fx udsatte ledige. Dette taler for én stor kontrakt med én leverandør. Omvendt kan en opdeling give kontrakten mere dynamik og konkurrence om de bæredygtige tiltag, hvis to leverandører undervejs konkurrerer om, hvem der mest social ansvarlig.

Undgå at gøre skade på dine omgivelser

Mens fokus hos mange indkøbere er på muligheden for positiv påvirkning – fx at bidrage til den grønne omstilling og Danmarks 70 % målsætning for klima – bør man også huske at tænke i at undgå at gøre skade på omverdenen gennem sine indkøb.

Som forberedelse af et udbud kan man som indkøber identificere de risici for negative påvirkninger på mennesker, miljø og samfund, der findes i forbindelse med det forestående udbud. Dette gøres med henblik på at prioritere de områder, hvor der bør sættes ind med konkret handling og opfølgning – bl.a. via de specifikke krav, man stiller i udbudsmaterialet og kontrakten.

Myndigheden kan foretage en risikovurdering til brug for tilrettelæggelsen af udbudsprocessen, udarbejdelsen af udbudsmaterialet og vurderingen af behovet for at følge op på kontrakten. Den indledende risikovurdering er således ikke en undersøgelse af, om noget faktisk er sket – det er en undersøgelse af de risici der er for, at noget vil ske.

Det er vigtigt at kortlægge et samlet risikobillede for det forestående indkøb og ikke kun kigge på fx miljømæssige temaer. Det kan imidlertid være meget ressourcekrævende at skulle kortlægge risici for alle enkeltindkøb. Derfor vælger nogle at fokusere på indkøbskategorier frem for enkeltindkøb. Dette vil sige, at man sammenlægger indkøbene i kategorier og afdækker risici for kategorien generelt set.

I kan derfor også vælge at afsætte ressourcer til at udarbejde nogle generelle risikovurderinger for de produktkategorier, som I oftest køber ind af. Dette vil spare tid i forberedelsen af det konkrete udbud, da udbudskonsulenten vil kunne referere til den generelle risikovurdering og baseret herpå vurdere, om der er behov for en udbygget risikovurdering for det specifikke produkt eller ydelse, som skal købes.

Endelig er det en oplagt dagsorden at arbejde sammen/vidensdele om på tværs af myndigheder, hvormed der kan spares nogle ressourcer.

For at kunne kortlægge og vurdere risici til et samlet risikobillede må der indsamles information fra forskellige kilder. Find inspiration til dette længere nede på siden under ”Hjælp til markedsanalyse og -dialog”.

Kortlægning af risici

I danner et samlet risikobillede ved at kortlægge alle aktuelle og potentielle negative indvirkninger forbundet med det produkt eller ydelse, som I planlægger at købe.

Dette kræver, at I skal hele vejen rundt i værdikæden for det pågældende produkt eller ydelse. Kig derfor på alle de aktiviteter, som er involveret i produktionen af produktet eller udførelsen af ydelsen – både hos jeres egen organisation og hos potentielle leverandører og disses underleverandører osv. Start med de første led i værdikæden og arbejd jer udad.

I forbindelse med kortlægningen af risici er det også relevant at kigge på anvendelse og afskaffelse af et givent produkt.

Det er vigtigt at holde sig for øje, at leveringen af produktet eller ydelsen også bør være del af risikovurderingen.

Endvidere bør man overveje den samlede eller kumulative effekt på fx menneskerettigheder eller miljøet, når flere virksomheder har ens eller lignende aktiviteter i det samme område. Eksempelvis kan virksomheders samlede vandforbrug i et område sænke grundvandsspejlet, hvilket kan påvirke landbruget.

Prioritering af risici

Når I har dannet et overblik over det samlede risikobillede, er det på tide at vurdere og prioritere alle risici. Dette gøres for at skabe fokus for de krav, I senere hen skal stille til ansvarlighed i udbudsmaterialet – altså for at prioritere jeres indsats. Yderligere kan risikovurderingen også danne grundlaget for formuleringen af målsætninger.

En væsentlig del af jeres prioritering ligger i at vurdere, hvor alvorlig den negative indvirkning af den identificerede risiko potentielt vil være og hvor sandsynligt det er, at situationen vil opstå. Endeligt vil jeres prioritering også afhænge af, om I forårsager eller bidrager til den potentielle negative indvirkning.

Baseret på risikovurderingen og -prioriteringen kan I vælge at udarbejde et internt notat, som kan registreres på udbudssagen. Herved kan alle de involverede orientere sig i hvilke risici og hensyn, der bør tages – både med hensyn til udarbejdelsen af udbudsmaterialet såvel som opfølgningen.

Hjælp til markedsanalyse og -dialog

Uanset om I skal undersøge mulighederne for positiv påvirkning eller undgå at gøre skade på omgivelserne, bør markedsanalyser- og dialog indgå som del af undersøgelserne.

Dialog med markedet

Man kan komme et langt stykke af vejen ved at gå i dialog med markedet. Markedet kan bidrage med viden om, hvordan værdikæderne er bygget op og hvor komplekse de er.

• Hvordan kan leverandøren gøre en forskel for denne specifikke produktkategori?
• Har de udviklet særlige innovative løsninger, som kan nedsætte fx klimaaftrykket?
• Hvordan måler de produktionsprocessernes miljøpåvirkning?
• Sikrer de, at løsdele ikke produceres via tvangsarbejde?

Standarder og miljømærker kan være et godt værktøj til at sikre ordentlighed i produktion og kvalitet.

Netværk med viden om bæredygtighed

I Danmark findes mange netværk, som arbejder med bæredygtighed. Undersøg om nogen har erfaring med indkøb af det produkt eller den ydelse, som I skal til at indkøbe. Måske har de gjort sig nogle erfaringer?

Hjælpemidler til at identificere risici

Der findes mange offentligt tilgængelige ressourcer, som kan give information om relevante risici i værdikæden for netop det produkt eller ydelse, som I planlægger at købe. Eksempelvis er der meget information at finde på internettet og i medierne.

Som tidligere nævnt kan risici være knyttet til bl.a. bestemte produkter, sektorer og produktionslande. Den svenske pendant til SKI, Adda, har udviklet en række forskellige hjælpemidler til at identificere risici, herunder deres ”land risk analysis”.

Interessenter og eksperter

Interessenter og eksperter, fx NGO’er, fagforeninger, brancheorganisationer eller multistakeholder initiativer, er gode at søge sparring og inspiration hos, da de ofte arbejder målrettet med et ben af den bæredygtige dagsorden.

Offentlige myndigheder har en række forpligtelser i forhold til ansvarlighed samtidig med, at de skal agere inden for deres hjemmel. I det følgende vil mulighederne for at anvende ansvarlige krav og kriterier i udbudsmaterialet blive gennemgået. 

Optimalt har det politiske niveau besluttet, hvor ambitiøst der skal arbejdes med ansvarlighed, så I som indkøbere ved hvilke rammer, I skal agere indenfor jf. de politikker og strategier, der er vedtaget i organisationen. Læs mere i afsnittet ”Ansvarlighed forankres i organisationen”.

Udbudsreglerne sætter samtidig rammerne for, hvornår ikke-økonomiske hensyn kan anvendes i indkøbsprocessen. Der er forskel på, hvad der er nødvendigt og muligt i forhold til ansvarlighed afhængigt af, hvad der skal købes ind og hvordan markedet ser ud.

I det konkrete indkøb skal der derfor tages stilling til, hvor i processen der kan, bør eller skal arbejdes med ansvarlighed, hvem der skal involveres, om der skal anvendes understøttende værktøjer, samt hvordan tilbudsevaluering, kontraktopfølgning m.m. håndteres.

Vurderes det, at gennemførelsen af kontrakten kan indebære væsentlige risici for negativ påvirkning på omverdenen, eller ønskes det at fremme et bestemt bæredygtighedshensyn, må det overvejes, hvordan dette kan integreres i udbudsmaterialet.

Det bemærkes, at betingelsen om sammenhæng mellem kontraktbetingelserne og kontraktens genstand udelukker fastsættelse af betingelser om en virksomheds generelle politik, eksempelvis i forhold til ansvarlig virksomhedsadfærd. Derudover kan samme krav ikke kan anvendes to gange (fx både som konkurrenceparameter og som mindstekrav i kravspecifikationen). Kravene skal endvidere formuleres, så de overholder de EU-retslige principper om ikke-forskelsbehandling, ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet.

Kravene skal være angivet i udbudsbekendtgørelsen eller det øvrige udbudsmateriale.

Ansvarlighed som udelukkelsesgrund

Når I som ordregiver har modtaget alle ansøgninger eller tilbud inden for den fastsatte frist, skal I vurdere, om de enkelte tilbudsgivere skal udelukkes.

Her kan hensyn til ansvarlighed indgå i bedømmelsen, da udbudslovens udelukkelsesgrunde giver mulighed for at skære leverandører fra at deltage i udbud, hvis de under visse forudsætninger har krænket grønne eller sociale hensyn.

Hverken obligatoriske eller frivillige udelukkelsesgrunde skal knyttes til udførelsen af opgaven eller tilsvarende opgaver. Det bemærkes dog, at princippet om proportionalitet skal overholdes, hvorfor en overtrædelse ikke nødvendigvis vil give hjemmel til udelukkelse

I følgende afsnit listes mulighederne for at bruge ansvarlige krav som hhv. obligatoriske og frivillige udelukkelsesgrunde.

Grøn ansvarlighed i udelukkelsen

Ved særligt alvorlige straffesager er udelukkelse obligatorisk, jf. udbudslovens §§ 135-136. Derudover er de mest relevante miljømæssige udelukkelseskriterier:

• Manglende overholdelse af gældende miljølovgivning på nationalt-, europæisk eller internationalt plan.
• Hvis tilbudsgiveren har begået alvorlige forsømmelser, der sår tvivl om vedkommendes integritet
• Hvis tilbudsgiveren væsentligt har misholdt en tidligere offentlig kontrakt, kontrakt med forsyningsvirksomhed eller koncessionskontrakt og misligholdelsen har medført den pågældende kontrakts ophævelse eller lignende sanktion.
• Hvis tilbudsgiver groft uagtsomt har givet vildledende oplysninger, der kan have væsentlig indflydelse på beslutninger vedrørende udelukkelse, vurdering af minimumskravene til egnethed, udvælgelse eller tildeling af kontrakt, eller hvis tilbudsgiver ikke indsender dokumentation.

Ovenstående udelukkelseskriterier er underlagt en maksimal udelukkelsesperiode på to år fra den dato, hvor den relevante begivenhed fandt sted, medmindre en kortere periode er foreskrevet i national lov eller en længere periode er foreskrevet i en dom mod pågældende tilbudsgiver.

Ydermere fremgår det af forarbejderne til den frivillige udelukkelsesgrund i § 137, stk. 1 nr. 3 om ansøgerens eller tilbudsgiverens integritet, at dette også kan gælde manglende overholdelse af miljømæssige- og sociale forpligtelser.

Social ansvarlighed i udelukkelsen

Flere forhold i Udbudslovens udelukkelseskriterier kan tages i anvendelse i relation til aktørernes etiske handlemåder.

Som ordregiver har man pligt til at udelukke virksomheder fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis de ved endelig afsagt dom er dømt for én eller flere af de former for kriminalitet, der er nævnt i udbudslovens § 135, stk. 1, nr. 1-6, dvs.:

• Deltagelse i en kriminel organisation.
• Overtrædelse af forbuddet mod aktiv bestikkelse i offentlig tjeneste eller hverv.
• Overtrædelse af forbuddet mod EU-svig.
• Deltagelse i terrorhandlinger eller strafbare handlinger i forbindelse til terroraktiviteter.
• Overtrædelse af forbuddet mod hvidvaskning af penge.
• Overtrædelse af straffelovens § 262 a eller for så vidt angår en dom fra et andet land ang. børnearbejde og andre former for menneskehandel.

Ligeledes er der mulighed for at udelukke virksomheder ved brug af de frivillige udelukkelsesgrunde, som følger af udbudslovens § 137. Et eksempel herpå kan være, at tilbudsgiver bliver udelukket fra deltagelse, hvis det kan påvises, at ansøgeren eller tilbudsgiveren har tilsidesat gældende forpligtelser inden for det miljø-, social- eller arbejdsretlige område i henhold til EU-retten m.v. Se mere herom i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 1.

Der er i udbudsmaterialet mulighed for at stille krav om, at tilbudsgiver og ansøgere erklærer, at evt. underleverandører ikke er omfattet af en af udelukkelsesgrundene i henhold til udbudslovens §§ 135-137, jf. § 177, stk. 5.

I forbindelse med udelukkelser er det vigtigt at bemærke, at tilbudsgiveren har mulighed for ‘selvrensning’. Det vil sige, at en ordregiver ikke kan udelukke en tilbudsgiver, der har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at virksomheden er pålidelig, selv om pågældende er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 138. Dette gælder både ved obligatoriske og frivillige udelukkelsesgrunde.

Tilbudsgiver skal i sådanne tilfælde påvise, at vedkommende har:

• Påtaget sig at yde erstatning for eventuelle tab som følge af sine handlinger.
• Gjort rede for forholdene og omstændighederne gennem samarbejde med undersøgelsesmyndighederne.
• Konkrete tekniske, organisatoriske og personalemæssige foranstaltninger for at forebygge yderligere overtrædelser og forsømmelser.

Det er op til den ordregivende myndighed at vurdere de foranstaltninger, der er taget, samt afgøre, om de er tilstrækkelige til, at tilbudsgiver kan deltage i udbuddet. 

Ansvarlighed som egnethedskrav

I kan som ordregiver stille krav til tilbudsgivers egnethed til at udføre opgaven. Vurderingen af tilbudsgivernes egnethed skal ske efter kriterierne i udbudslovens §§ 140-143.

Se mulighederne for at anvende ansvarlighed som egnethedskrav i oversigten nedenfor.

Grøn ansvarlighed som egnethedskrav

Efter omstændighederne er der mulighed for at inddrage tilbudsgivers miljømæssige, tekniske og faglige formåen i udvælgelsen.

Almindeligvis stilles der krav om, at virksomheden har personale eller adgang til personale med de uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer og erfaringer, der er nødvendige for at håndtere miljøelementerne i kontrakten eller de miljøstyringsforanstaltninger, som virksomheden kan anvende ved udførelsen af kontrakten.

Jf. udbudslovens §157 er det også tilladt at stille krav om miljøledelsessystemer. For at kontrollere, om virksomhederne kan gennemføre de miljøledelsesforanstaltninger, der er angivet i kontrakten, kan de ordregivende myndigheder anmode dem om at dokumentere deres tekniske kapacitet til at gennemføre disse. Miljøledelsessystemer som eksempelvis EMAS eller ISO 14001 kan være et bevismiddel, der kan suppleres med andre bevismidler, som påviser denne tekniske kapacitet.

Social ansvarlighed som egnethedskrav

Ved EU-udbud kan man som regel ikke bruge sociale hensyn til at vurdere, om tilbudsgiverne er egnede (den kvalitative udvælgelse). Vurderingen af tilbudsgivernes egnethed kan nemlig kun ske efter kriterierne om økonomisk, faglig og teknisk formåen, som er fastsat i Udbudslovens §§ 140-143 og 152-155. Udbudslovens § 155’s angivelse af hvilken dokumentation en ordregiver kan kræve for så vidt angår de faglige og tekniske kriterier er udtømmende, og dokumentation af sociale hensyn er ikke blandt de oplistede måder.

Der er således ikke mulighed for at inddrage etiske forhold, fx respekt for menneske- og arbejdstagerrettigheder, i vurderingen af tilbudsgivers tekniske og faglige formåen. Hensyn til et rummeligt arbejdsmarked mv. indgår heller ikke på den udtømmende liste over faglige og tekniske kriterier.

Ordregiver må dog gerne kræve oplysninger om tilbudsgivers erfaring og faglighed. Hvis kontrakten kræver særlig faglig dygtighed på det sociale område, vil særlig erfaring legitimt kunne anvendes som et kriterium i forbindelse med ansøgeres tekniske kunnen og viden.

Ansvarlighed som del af kravspecifikationerne

Jf. udbudslovens § 40 skal en ordregiver i de tekniske specifikationer fastsætte de egenskaber, som kræves af et bygge- og anlægsarbejde, en ydelse eller et produkt.

Kravspecifikationen kan – ud over de tekniske specifikationer – indeholde oplysninger, som ikke direkte vedrører ydelsens/produktets egenskaber. Dette kan fx være krav til leverandøren og personalet, leveringsfrister, oplysninger om ordregivers forhold eller politikker, krav til samarbejdet mv. Husk dog, at kravene skal være knyttet til kontraktens genstand.

Se nedenfor, hvordan I som offentlig myndighed kan inddrage ansvarlighed i jeres kravspecifikationer.

Grøn ansvarlighed som del af kravspecifikationerne

Grønne hensyn kan indgå i kravspecifikationen som del af de tekniske specifikationer til produktets eller ydelsens egenskaber.

Kravene kan vedrøre enhver fase i kontraktgenstandens livscyklus. Der kan således fastsættes egenskaber vedr. miljø- og klimapræstation, emballering, mærkning, brugsvejledning, produktionsprocesser og -metoder m.v.

EU’s kriterier for offentlige grønne indkøb revideres ca. hvert 3.-5. år. Udviklingen af kriterierne er en åben, løbende proces, der inddrager interessenter.

Miljømærker:

Krav om miljømærker kan indgå i udbuddet som del af de tekniske specifikationer, som del af kriterierne for tildeling af kontrakten eller i kontraktvilkårene. Der kan stilles krav om, at et indkøb skal være forsynet med et bestemt miljømærke som dokumentation for specifikke egenskaber uden samtidig at skulle opliste de bagvedliggende kriterier, når alle følgende betingelser er opfyldt, jf. udbudslovens § 46, stk. 1:

• Mærkekravene vedrører kun krav, der er forbundet med kontraktens genstand og er egnede til at definere egenskaberne ved de bygge- og anlægsarbejder, varer eller tjenesteydelser, der er genstand for kontrakten.
• Mærkekravene er fastsat på grundlag af objektivt verificerbare og ikke- diskriminerende kriterier.
• Mærkerne er udviklet på grundlag af en åben og gennemsigtig procedure, i hvilken alle relevante interessenter kan deltage.
• Mærkerne er tilgængelige for alle potentielle tilbudsgivere.
• Mærkekravene er fastsat af en tredjemand, som den økonomiske aktør, der ansøger om mærket, ikke udøver en afgørende indflydelse på.

Brug af mærker forudsætter, at andre mærker, der opfylder tilsvarende krav og anden passende dokumentation, accepteres. Derfor er altid det en god idé at skrive ”eller tilsvarende” efter mærket/certificeringskravet for ikke at begrænse og møde udfordringer. Det kan eksempelvis være, at tilbudsgiver ikke har haft mulighed for at opnå det krævede mærke eller et tilsvarende mærke inden for den fastsatte tidsfrist af årsager, som denne tilbudsgiver ikke er skyld i.

Det er op til dig som indkøber, hvad du anser for at være ”tilsvarende” (måske er der ikke en) – men du giver i det mindste tilbudsgiveren chancen for at opfylde dette.

Ved brug af mærker er det certificeringsordningerne, som sørger for den løbende opfølgning. Dette kan gøre det mere enkelt for jer som indkøbere at hæve miljøprofilen og kan spare jer for en række omkostninger i tilrettelæggelsen af og kontraktopfølgningen på det bæredygtige indkøb.

Funktionskrav:

Hvis forberedelsen af udbuddet viser, at flere produkter/ydelser eller tilgange kan dække behovet, kan man overveje at beskrive kravene åbent, dvs. at fokusere på behov og ønsket funktion frem for et bestemt produkt eller ydelse – via funktionskrav.

Det er tilladt at anvende funktionskrav i kravspecifikationen. Funktionskrav giver også mulighed for, at leverandørerne kan byde ind med nye innovative løsninger, som kan være mere miljø- og energirigtige end hvad den offentlige ordregiver selv havde tænkt på.

Mindstekrav:

Mindstekrav er særligt egnede til at stille ambitiøse krav til fx bæredygtighed i et udbud. Det kan eksempelvis være i form af:

• Krav om reduktion af kemiske indholdsstoffer
• Forbud mod særligt skadelige eller allergifremkaldende stoffer
• Krav om tilbagetagning af udtjente produkter og kildesortering
• Krav til emballage
• Energikrav
• Krav til produkternes CO2-forbrug.

Social ansvarlighed som del af kravspecifikationerne

Kravspecifikationer kan bl.a. omfatte følgende:

• Adgangsmuligheder for mennesker med handikap
• Mærkning
• Sikkerhed
• Kvalitetssikring
• Produktionsprocesser og -metoder
• Den specifikke fremstillingsproces, levering, handel eller en specifik proces for en anden fase i anskaffelsens livscyklus. Det skal dog være forbundet med kontraktens genstand
• Sociale krav, som direkte karakteriserer den konkrete anskaffelse (eksempelvis krav i de tekniske specifikationer til adgang for mennesker med handikap)

Derimod kan sociale hensyn knyttet til produktionsmetoden – fx arbejdsvilkår for de ansatte, der producerer de udbudte varer – ikke anvendes som tekniske specifikationer. Dette skyldes, at sådanne krav ikke relaterer sig til kvaliteten af kontraktens genstand. Sådanne sociale hensyn må derimod anvendes som tildelingskriterier eller kontraktbetingelser.

Brug af mærker:

De krav, man stiller i kravspecifikationerne, skal være forbundet med kontraktens genstand og være egnede til at definere egenskaberne ved kontraktens genstand. Det betyder, at det er svært at henvise til et mærke, der indeholder krav om, at processerne i forbindelse med produktets tilblivelse skal være socialt ansvarlige, da dette sjældent er forbundet med kontraktens genstand.

Dog vil man kunne stille krav om, at tilbudsgiveren har et kvalitetsstyringssystem, som bygger på europæiske standarder (fx ISO eller tilsvarende), da mærker omfatter ethvert dokument, certifikat eller attestering, som bekræfter, at et produkt eller ydelse opfylder de fastsatte mærkekrav. Således kan man som offentlig indkøber gennem kravspecifikationerne og brugen af mærker tilstræbe at sikre eller fremme sociale hensyn, fx menneske- eller arbejdstagerrettigheder, som myndigheden har identificeret i sin risikoanalyse.

Sociale klausuler:

Sociale klausuler kan ikke bruges i denne fase af udbudsprocessen

Kravspecifikation skal være knyttet til kontraktens genstand og bidrage til at karakterisere denne (eller som ikke har relation til kvaliteten af produktet). Krav, som ikke har nogen relation til kvaliteten af selve produktet eller tjenesteydelsen (fx et krav til den måde en virksomhed ledes på), kan ikke anvendes som kravspecifikation. Derfor kan krav vedrørende eksempelvis ansættelse af medarbejdere fra bestemte grupper (handicappede, minoriteter osv.) ikke betegnes som tekniske specifikationer. Disse krav kan dog indarbejdes som et vilkår for kontraktens udførelse. Eksempelvis følger det af udbudslovens § 54, at en ordregiver kan reservere kontrakter til beskyttende værksteder mv.

Et socialt hensyn kan dog godt være en del af et produkts tekniske egenskaber. Der kan fx stilles krav om, at computere skal kunne bruges af blinde, eller at en ny legeplads skal være tilgængelig for kørestolsbrugere.

Arbejdsklausuler:

Arbejdsklausuler kan ikke bruges i denne fase af udbudsprocessen.

Sociale hensyn knyttet til produktionsmetoden, fx de ansattes arbejdsvilkår, kan ikke anvendes som tekniske specifikationer, da de ikke relaterer sig til kvaliteten af det konkrete produkt eller ydelse.

Vær særligt opmærksom på, at der alene kan fastsættes krav, der er proportionale med den konkrete kontrakts værdi og mål.

Ansvarlighed som tildelingskriterium

En ordregiver skal jf. udbudslovens §§ 161-165 tildele kontrakten til den tilbudsgiver, som har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Det mest fordelagtige tilbud identificeres på grundlag af et af følgende tildelingskriterier:

• Pris
• Omkostninger
• Bedste forhold mellem pris og kvalitet

Det er muligt at inddrage ansvarlighed i tildelingskriterierne ”omkostninger” og ”bedste forhold mellem pris og kvalitet”.

Ved anvendelse af tildelingskriteriet ”omkostninger” kan alle former for omkostninger inddrages, herunder priser og livscyklusomkostninger. Ved tildelingskriteriet ”bedste forhold mellem pris og kvalitet” vurderes tilbuddet på grundlag af underkriterier som fx kvalitative, miljømæssige og sociale aspekter.

Vælges ”pris” som tildelingskriterium kan man ikke stille krav til ansvarlighed som tildelingskriterium.

Se mulighederne for at integrere ansvarlighed som tildelingskriterium nedenfor.

Grøn ansvarlighed i tildelingen

Udbudslovens liste over tildelingskriterier, jf. §§ 161-165, anfører bl.a. miljømæssige aspekter ved tildelingskriteriet ”bedste forhold mellem pris og kvalitet”. Dette kan også omfatte livscyklusomkostninger (totalomkostninger) ved produktet eller tjenesteydelsen.

Livscyklusomkostninger kan også inddrages (sammen med prisen), hvis tildelingskriteriet ”omkostninger” vælges.

Inddragelse af livscyklusomkostninger i tildelingen betyder, at der evalueres på udgifter ved både køb og drift. Udgifter til drift kan fx være energi- og vandforbrug og vedligeholdelse i hele produktets levetid.

Anvendelse af miljøbetingede tildelingskriterier kan være en god idé, hvis man ikke er sikker på omkostningerne ved, at produktet skal opfylde bestemte miljømål. Man kan eksempelvis i evalueringen belønne tilbud, der er bedre end de fastsatte mindstekrav i kravspecifikationen.

Når man i udbudsmaterialet fastlægger vægtningen af miljøkriterierne, skal man bl.a. overveje, hvor essentielt miljømålene er for kontrakten i forhold til andre aspekter såsom omkostninger og overordnet kvalitet.

Det er vigtigt, at man udarbejder tildelingskriterier vedrørende forhold, som man kan kontrollere, og at man oplyser, hvordan det vil blive evalueret i tildelingen. Eksempelvis har EU-domstolen fastslået, at det ikke var lovligt at anvende et tildelingskriterium vedrørende produktion af elektricitet fra vedvarende energikilder uden at anmode tilbudsgiverne om dokumentation for deres forsyningskilder.

Det er centralt at anvende en beregningsmetode, der er bredt accepteret på markedet og tager afsæt i kendte standarder. Husk også at skrive i udbuddet hvor ofte produktet skal bruges, fx brugstimer pr. år, levetid og hvilken standard forbruget måles ud fra.

Social ansvarlighed i tildelingen

Ønskes det at anvende etiske hensyn som konkurrenceparameter, skal det være knyttet til kontraktens genstand. Det er derfor nødvendigt at kunne relatere dokumentationen til det konkrete produkts (eller tjenesteydelse) tilblivelse og værdikæde.

Etiske hensyn, inkl. menneskerettighedshensyn, er ofte reflekteret i tildelingskriteriet ”bedste forhold mellem pris og kvalitet”. Dette kan eksempelvis komme til udtryk som et krav til leverandøren om at beskrive, hvorledes denne agter at håndtere menneskerettighedsrisici i forbindelse med opfyldelsen af kontrakten.

Med udgangspunkt i den kortlægning af risici, I som offentlig myndighed udarbejdede ifm. ”Forberedelse af udbuddet”, kan I anmode leverandøren om at beskrive sine tiltag for at adressere en risiko, som er blevet identificeret, og som I ønsker at adressere. I denne forbindelse kan vurderingen af beskrivelsen være et underkriterium. Der kan således stilles krav til, at virksomheden udviser due diligence (jf. OECD’s OECD’s Retningslinjer for Multinationale Virksomheder og FN’s Vejledende Principper for Menneskerettigheder og Erhvervsliv) ved at håndtere sine risici for negative indvirkninger.

Anvendes ”omkostninger” som tildelingskriterium kan man ved at inddrage livscyklusomkostninger give mulighed for at forhindre negative indvirkninger på menneskerettighederne. Dog skal vægten lægges på den miljømæssige eksterne påvirkning og det skal være forbundet til kontraktens genstand. Man kan derfor ikke lægge vægt på fx den menneskeretlige påvirkning alene – den skal knyttes til den miljømæssige påvirkning. Alligevel er det væsentligt at have for øje, at mange miljømæssige påvirkninger, fx ved bortskaffelsen af et produkt, også kan medføre negative indvirkninger på lokalsamfund og fx indbyggernes ret til rent vand.

Der kan eksempelvis konkurreres om de tiltag, der gøres for at sikre forebyggelse og afbødning af eventuel negativ indflydelse på mennesker – dog alene under forudsætning af at der er tilknytning til kontraktens genstand (livscyklusperspektiv) og proportionalitet i forhold til kontraktens samlede værdi og mål.

Ansvarlighed i kontrakten

Kontraktbestemmelserne anvendes til at angive de vilkår, der gælder for kontraktens gennemførelse, og her kan hensyn til ansvarlighed også indgå.

Udbudsloven indeholder få regler for hvilke krav, en offentlig myndighed må stille i kontrakten, og der kan derfor relativt frit fastsættes krav til ansvarlighed som kontraktvilkår.

Der må dog kun stilles nødvendige og saglige krav, og man skal være opmærksom på, at kontraktbetingelserne skal knyttes til kontraktens genstand. Der kan derfor ikke stilles krav om, at en tilbudsgiver eksempelvis skal have en generel ansvarlighedspolitik, hvis ikke det knyttes til kontraktens genstand.

Se mulighederne for at inkorporere ansvarlighedshensyn i kontrakten nedenfor:

Grøn ansvarlighed i kontrakten

I henhold til udbudslovens § 176 kan miljøhensyn lovligt indgå som en betingelse for kontraktens udførelse, dog forudsat, at betingelserne:

• Er anført i udbudsbekendtgørelsen eller udbudsbetingelserne
• Er knyttet til kontraktgenstanden (man behøver ikke at karakterisere den)
• Er forenelige med fællesskabsretten.

Der kan stilles miljøkrav til produkter og tjenesteydelser på hvert trin i deres livscyklus.

Leverandøren skal acceptere miljøhensyn i udbuddet men forpligter sig som udgangspunkt først til at opfylde kravet, hvis denne tildeles kontrakten. Det er altså ikke et krav, at kravet er opfyldt, inden tilbuddet afleveres.

Hvis tilbudsgiver ikke accepterer kravet, fx ved at tage et forbehold, kan tilbuddet være ikke-konditionsmæssigt. Hvis det ikke er tilladt for tilbudsgiverne at tage forbehold, eller hvis forbeholdet anses for grundlæggende, er I som offentlig myndighed både berettiget og forpligtet til at afvise tilbuddet.

Hensynet kan også varetages mere uforpligtende fx ved at opfordre leverandøren til at overholde nærmere fastsatte hensyn (opfordringsklausuler).

Social ansvarlighed i kontrakten

Etiske krav bruges som regel som et vilkår for kontraktens udførelse. Her kan det fastlægges, at den leverandør, som vinder opgaven, skal påtage sig en bestemt etisk forpligtelse i forbindelse med kontraktens udførelse. Det forudsætter, at vilkåret og forpligtelsen har forbindelse til kontraktens genstand.

Det følger af Udbudslovens § 176, at betingelser, der vedrører kontraktens udførelse, navnlig kan handle om sociale hensyn og miljøhensyn. Hermed forstås også etiske hensyn som eksempelvis krav om Fairtrade-kriterier, jf. retspraksis.

Det kan være en god idé at samle de etiske krav i et selvstændigt kontraktbilag, som handler om virksomhedens samfundsansvar (fx et code of conduct eller CSR-bilag/ansvarlighedsbilag). Her er det vigtigt at henvise til de internationalt anerkendte retningslinjer for ansvarlig virksomhedsadfærd: OECD’s Retningslinjer for Multinationale Virksomheder og FN’s Vejledende Principper for Menneskerettigheder og Erhvervsliv.

Det skal fremgå af udbudsbekendtgørelsen eller -betingelserne, hvis kontrakten stiller krav om, at leverandøren fx skal overholde principperne i OECD’s Retningslinjer for Multinationale Virksomheder. Dette skyldes, at kravet kan betragtes som et væsentligt kontraktvilkår, som skal accepteres af den leverandør, som deltager i eller vinder udbuddet. Angivelse i udbudsbekendtgørelsen eller -betingelserne giver leverandøren mulighed for at tage højde for kravet, når der afgives tilbud eller deltages i prækvalifikationen ved begrænset udbud.

Hvis man er usikker på, om en leverandørs underleverandør kan opfylde de etiske krav, kan man præcisere, at de skal opfylde de samme krav som leverandøren. Desuden bør det overvejes, om det skal kræves, at leverandøren hæfter for sine underleverandørers produkter og tjenesteydelser på samme måde som for sine egne forhold.

Arbejdsklausuler

En arbejdsklausul skal gå ud på, at den valgte leverandør og dennes underleverandører sikrer, at løn – herunder særlige ydelser, samt arbejdstid og andre arbejdsvilkår – ikke er mindre gunstige end de vilkår, der gælder for arbejde af samme art i henhold til en kollektiv overenskomst indgået af de inden for det pågældende faglige område mest repræsentative arbejdsmarkedsparter i Danmark, og som gælder på hele det danske område. Det er altså en klausul, der skal sikre, at leverandøren sikrer sine ansatte løn- og arbejdsvilkår, der er sædvanlige for det sted, hvor kontrakten skal udføres.

Vær opmærksom på, at statslige myndigheder skal bruge arbejdsklausuler i alle kontrakter om bygge- og anlægsarbejder, fabrikation og udførelse eller ydelse af tjenester uanset kontraktens størrelse.

Hvis arbejdsklausuler anvendes, skal det fremgå af udbudsbekendtgørelsen eller udbudsbetingelserne. Hvis man skriver arbejdsklausulen ind i udbudsmaterialet, skal det stå i “udkast til kontrakt” og ikke et vilkårligt sted i udbudsmaterialet. Derved viser man tydeligt, at det er et vilkår, som leverandøren skal opfylde i forbindelse med kontraktens udførelse.

Når det kommer til formuleringen af arbejdsklausuler, skal man være opmærksom på en række forhold. Arbejdsklausuler skal anvendes i overensstemmelse med EU-lovgivningen, herunder principperne om ikke-diskrimination, ligebehandling og proportionalitetsprincippet. Man må ikke stille krav om, at en leverandør skal have overenskomst. Det er i strid med ligebehandlingsprincippet.

Herudover skal man være opmærksom på, at:

• Kravet skal angå levering af de tjenesteydelser eller udførelse af de bygge- og anlægsopgaver, som kontrakten handler om.
• Kravet skal afledes af en ordning reguleret i lov eller anden relevant retskilde, og arbejdsklausulen skal være sagligt begrundet.
• Kravet skal fremgå af udbudsbekendtgørelsen eller udbudsmaterialet.
• Arbejdsklausulen må ikke diskriminere udenlandske leverandører eller arbejdstagere
• Omfanget af arbejdsklausulen skal stå mål med den opgave, der udbydes, og vilkåret må ikke forpligte leverandøren i længere tid, end kontrakten løber.

Sociale klausuler

Sociale klausuler kan også placeres i kontrakten. Her kan man bestemme, at den leverandør, der vinder opgaven, skal påtage sig en bestemt social forpligtelse i forbindelse med kontraktens udførelse, dog bl.a. forudsat at kravet har en tilknytning til kontraktens opfyldelse.

Som ved al anden forvaltningsvirksomhed skal inddragelsen af sociale hensyn i et udbud være legitimeret i lovgivningen. Det vil sige, at det skal vedrøre forhold, som myndigheden har mulighed for at varetage efter lov eller anden retskilde. Indledningsvis skal du derfor sikre dig, at der er fornøden hjemmel til at varetage det pågældende sociale hensyn i den ønskede sammenhæng. Hjemlen kan fx være i kommunalfuldmagtsreglerne, lov om erhvervsuddannelser eller lov om en aktiv beskæftigelsesindsats, afhængigt af de konkrete omstændigheder og hvilken type socialt hensyn ordregiver ønsker at varetage.

Vær opmærksom på at statslige ordregivere er forpligtede til at overveje at bruge sociale krav i uddannelses- og praktikpladser i relevante udbud.

I praksis bliver ønsket om at inddrage sociale hensyn typisk udformet som et kontraktvilkår – enten som mindstekrav, som tilbudsgiverne skal acceptere for at kunne blive taget i betragtning, eller som hensigtserklæringer.

Det skal skrives i udbudsbekendtgørelsen eller udbudsmaterialet, hvis sociale klausuler anvendes. Mulige leverandører bør således kende til forpligtelsen inden de søger om prækvalifikation, da vinderen skal acceptere kravet.

Sociale krav skal skrives ind i udbudsmaterialet under ”udkast til kontrakt”, herunder de tilhørende bilag for at vise, at det er et vilkår, som leverandøren skal opfylde i forbindelse med kontraktens udførelse. Man kan altså ikke bare skrive det et vilkårligt sted i udbudsmaterialet.

Leverandøren skal acceptere det sociale krav i udbuddet men forpligter sig som udgangspunkt først til at opfylde kravet, hvis leverandøren får kontrakten tildelt. Det er altså ikke et krav, at kravet er opfyldt, allerede inden tilbuddet afgives.

Hvis tilbudsgiver ikke accepterer kravet, fx ved at tage et forbehold, kan tilbuddet være ikke-konditionsmæssigt. Hvis det ikke er tilladt for tilbudsgiverne at tage forbehold eller hvis forbeholdet anses for grundlæggende, er man som offentlig myndighed både berettiget og forpligtet til at afvise tilbuddet.

Det udbudsretlige proportionalitetsprincip har en række praktiske konsekvenser, når man bruger sociale klausuler. Ved krav om uddannelses- og praktikaftaler vil det fx være disproportionalt at kræve, at der skal ansættes elever, hvis kontrakten ikke indeholder opgaver, der egner sig til uddannelses- og praktikaftaler. Nogle opgaver er for små til, at det er proportionalt at anvende sociale klausuler. Det er eksempelvis ikke proportionalt at kræve ansættelse af elever, hvis der kun er brug for 1-3 personer til at udføre opgaven.

Dokumentation og opfølgningsstrategi

Det er vigtigt, at man under udarbejdelsen af udbudsmaterialet også gør sig nogle overordnede overvejelser i forhold til opfølgningen:

• Hvordan kan der følges op på overholdelsen at de ansvarlige krav, der stilles?
• Hvilke sanktioner skal der være forbundet ved overtrædelse?
• Skal der sættes særlige ressourcer af til opfølgningsopgaven?
• Og hvem har ansvaret for det?

Overvej at skrive bestemmelser ind i udbudsmaterielt, som giver mulighed for at kontrollere, om der leves op til de ansvarlig krav og kriterier, herunder hvornår og hvordan I vil indhente dokumentation og hvilke kompetencer og ressourcer, der er nødvendige for at gennemgå og vurdere dokumentationen. Hvis I kræver dokumentation, forpligter I jer nemlig også til at forholde jer til den.

Det kan være nyttigt til enhver tid at kunne indhente redegørelse/dokumentation for overholdelsen af visse krav til under kontraktopfyldelsen. Det kan eksempelvis dreje sig om redegørelser for, hvordan leverandøren løbende sikrer overholdelsen af de stillede krav, fx i form af ledelseserklæringer. Proceduren (tidsfrist mv.) anføres i givet fald.

Der kan desuden stilles krav om, at I under kontraktopfyldelsen – eventuelt under visse betingelser, fx hvor der er opstået en konkret begrundet mistanke om, at et ansvarligt krav ikke er opfyldt – kan kræve at få en redegørelse og/eller dokumentation for, hvordan forholdet håndteres, samt hvilke foranstaltninger der sættes i værk for udbedre situationen og for at mindske risikoen for tilsvarende overtrædelser. I denne forbindelse kan der også arbejdes med fremskridtsrapporter og KPI’er. Proceduren (tidsfrist mv.) anføres i givet fald.

Der kan også stilles krav om, at leverandøren under nærmere angivne betingelser er forpligtet til på egen hånd at fremsende en redegørelse og/eller dokumentation, hvis et krav ikke kan opfyldes, eller leverandøren kan se, at det ikke vil være muligt at leve op til de etiske krav.

Arbejdet med ansvarlighed slutter ikke, når udbuddet er overstået og kontrakten tildelt en leverandør. 

Som del af ansvarlighedsforpligtelsen (og due diligence-processen jf. OECD’s Retningslinjer) kan man nemlig:

• Løbende følge op på, at der leves op til de ansvarlige krav og kriterier, som man har stillet i udbudsmaterialet (dette kræver, at man har tilføjet muligheden for dette i kontrakten – læs mere i afsnittet ovenfor).
• Kommunikere offentligt om de tiltag, krav og hensyn, man tager til ansvarlighed i sine udbud.
• Sørge for, at interessenter kan klage over eventuelle negative påvirkninger på mennesker, miljø og samfund samt give mulighed for at kunne udbedre eventuelle skader, hvis de sker på trods af de ansvarlighedshensyn, som man har taget.

De tre ovenstående punkter er alle essentielle dele af arbejdet med ansvarlighed og vil blive uddybet i de følgende afsnit.

Det er ikke nok blot at stille krav til ansvarlighed i kontrakten. Det er også vigtigt at følge op på, om de stillede krav bliver overholdt – ellers kan det være ligegyldigt at stille dem.

Selvom leverandøren kontraktmæssigt kan være forpligtet til at sikre, at der leves op til krav og tages hånd om eventuelle negative indvirkninger på mennesker, miljø og samfund, bør den offentlige myndighed altså løbende følge op på, at dette faktisk sker. 

Én af de største udfordringer er, hvorledes man kan følge op på de ansvarlige krav. Det kan både være dyrt og tidskrævende, ligesom det også kan være en udfordring for virksomhederne.

I praksis vil ansvaret for opfølgningen på kontrakten ofte ligge hos en anden del af jeres organisation end hos dem, der udarbejdede udbudsmaterialet. En effektiv opfølgning forudsætter, at den kontraktansvarlige i opfølgningen er opmærksom på også at følge op på de krav, der er blevet stillet til ansvarlighed.

Det kan give mening at stille krav, selvom man ikke har ressourcerne, da det sikrer at man ikke udelukker sig fra muligheden for at tage emnet op, hvis der skulle opstå en sag eller mistanke.

For at sikre en systematisk og gennemsigtig tilgang til opfølgning kan man udarbejde retningslinjer for, hvordan man følger op på sine leverandører, samt hvordan man internt vil håndtere tilfælde af, at en leverandør ikke efterlever de ansvarlige krav.

Overordnet set skelnes der mellem to typer af opfølgning: dokumentationsbaseret og dialogbaseret opfølgning – og begge typer kan være gode at benytte sig af.

Dokumentationsbaseret opfølgning

Når det kommer til leverandørens dokumentation af, de har politikker og processer på plads for håndtering af risici for negative påvirkninger på omverdenen, kan man som ordregiver benytte sig af en række forskellige værktøjer – bl.a. audits, certificeringer og selvevalueringer.

Audits

Audits kan have forskellig karakter:

• Audits kan være skrivebordsbaserede og ske ved gennemgang og vurdering af skriftlig dokumentation fra en leverandør.
• Audits kan ske som on-site inspektion
• Audits kan gennemføres af en tredjepartsauditør hos leverandøren eller dennes underleverandør. Disse kan udføres af fx en professionel auditør, brancheaktør, NGO eller af virksomhedssammenslutninger. Tredjepartsaudits er uafhængige af jeres kunde- og leverandørforhold, hvilket i nogle tilfælde kan være en fordel.
• Som ordregiver kan I også beslutte selv at gennemføre en audit hos leverandøren. Fordelen herved er, at det både kan give mulighed for en bedre dialog med leverandøren samtidig med at det kan øge jeres indflydelse i forhold til leverandøren. I denne sammenhæng bemærkes det, at audits også kan gennemføres af offentlige myndigheder i fællesskab – dette er både ressourcebesparende og kan medvirke til at øge jeres muligheder for at påvirke leverandøren positivt.

Ved opfølgning kan man i første omgang bede leverandøren om at beskrive/dokumentere sine risici for negativ indvirkning og håndtering ved eventuelle stikprøver.

Ved en konkret begrundet mistanke kan man anmode om en mere uddybende redegørelse og/eller dokumentation for, hvordan forholdet håndteres, samt hvilke foranstaltninger der sættes i værk for at mindske risikoen for tilsvarende overtrædelser.

Certificeringer

Hvis den valgte leverandør har en eller flere certificeringer, kan det give en vis indikation af, at leverandøren arbejder med ansvarlighed og at visse negative indvirkninger er forsøgt håndteret.

Ved brug af mærker er det certificeringsordningerne, som sørger for den løbende opfølgning. Dette gør det lettere for jer som ordregivere at følge op på, om leverandøren efterlever fx de miljøkrav, som er indeholdt i miljømærkerne. Dette kan spare jer for en række omkostninger i kontraktopfølgningen på det bæredygtige indkøb. For eksempel er Svanemærket og EU-Blomsten tredjepartscertificeret, og Miljømærkning Danmark varetager kontrollen af, at kravene efterleves.

Selvevaluering

Som del af opfølgningen kan I bede leverandøren om at udfylde et selvevalueringsskema. Via spørgeskemaer kan I anmode leverandøren om oplysninger (fx om certificeringer) og om, hvordan leverandøren samarbejder med og følger op på sine underleverandører. Det er dog vigtigt at understrege, at selvevalueringsskemaer ikke kan stå alene ved en opfølgning.

Dialogbaseret opfølgning

Som led i opfølgningen – og i tillæg til den dokumentationsbaserede opfølgning – er det en god idé at indgå i dialog med leverandøren og andre relevante interessenter med henblik på at sikre overholdelse af de ansvarlige krav.  

Dialog med leverandøren

Som del af opfølgningen kan man fx undersøge, hvordan leverandører følger op på deres underleverandører, og om de har undladt at overholde nogle af de krav, der var opstillet. En sådan dialog kan eksempelvis tage udgangspunkt i resultaterne af en audit eller leverandørens selvevaluering.

Hvis I holder et opstartsmøde med leverandøren, kan det være en god idé at understrege, hvor vigtigt det er at overholde de ansvarlige krav. Her kan I fortælle hvilke konsekvenser det vil have, hvis de respektive krav ikke bliver overholdt. Emnet kan også indgå som fast punkt på dagsordenen til jeres leverandørmøder, fx på de faste årlige leverandørmøder eller på mere hyppige statusmøder – præcisér evt. dette i kontrakten.

Frem for at fokusere på de negative aspekter – og eventuelle sanktioner – ved ikke at overholde ansvarlighedskrav, kan man i leverandørdialogen vælge at fokusere på fordelene ved at forsøge at leve op til dem.

Eksempelvis kan følgende fremhæves, at:

• Der ønskes et stærkt samarbejde med mulighed for længere kontrakter
• At leverandøren kan få hjælp til forbedringer
• At det er en konkurrencefordel for leverandøren, fordi de kommer til at leve op til krav, som mange andre kunder allerede nu – og endnu flere i fremtiden – vil stille.

Når I følger op på kontrakten, er det en god idé at bruge klare (målbare) mål – dette kan nemlig være en hjælp, når det skal vurderes, om de initiativer og indkøbspolitikker, man har sat i søen, er blevet implementeret.

For at spare på ressourcerne kan dialogmøderne også holdes via telekonferencer, hvor I drøfter leverandørens risikoanalyse, håndtering af identificerede risici og opfølgning. Dialogmøderne kan også foregå som netværksmøder for leverandører, hvor der er mulighed for fælles drøftelser om fælles udfordringer.

Løbende og gensidig dialog giver også mulighed for, at leverandøren kan give feedback til jer som ordregiver mhp. jeres håndtering af kontrakten – det er nemlig vigtigt, at I som myndighed ikke stiller krav, der reelt kan bidrage til, at leverandøren ikke kan overholde sine ansvarlighedsforpligtelser (fx krav om hurtig levering eller ændring af frister, som kan resultere i urimeligt overarbejde for virksomhedens medarbejdere).

Leverandørbesøg

Opfølgningen kan også indebære, at I tager ud og besøger de arbejdspladser, hvor der udføres opgaver for jeres organisation – fx på byggepladser. Besøg hos leverandørerne kan føre til bedre forståelse for de udfordringer, de kæmper med, og det kan skabe tillid og bedre dialog – både med leverandøren og med dennes medarbejdere.

Inddragelse af andre interessenter

Man kan også indhente information om leverandørens håndtering af de ansvarlige krav gennem dialog med relevante interessenter, fx med:

• NGO’er, fagforeninger, brancheorganisationer og andre civilsamfundsorganisationer
• Arbejdstagerne på jeres leverandørers fabrikker
• Arbejdstagerne som leverer jeres serviceydelser
• Borgerne fra de lokalsamfund, jeres produkter produceres i

Hvem der er de relevante interessenter vil afhænge af det specifikke produkt eller ydelse, som I har købt.

I kan også holde øje med medierne og NGO’ernes arbejde for at følge med i, hvilke problemstillinger, der er oppe i tiden og kan være relevante for jeres indkøb. Det vil give jer et præg ift. hvad I med fordel kan spørge ind til ved jeres dialog med leverandørerne.

Håndtering af manglende overholdelse af ansvarlighedskrav

Hvis I som led i opfølgningen identificerer områder, hvor jeres leverandører ikke lever op til ansvarlighedsforpligtelsen, kan I som ordregiver handle på det.

En negativ påvirkning kan således ske direkte via jeres egne aktiviteter, fx diskrimination i rekrutteringen eller unødigt forbrug af energi i offentlige bygninger, og indirekte via jeres relation til andre, fx brug af tvangsarbejde eller forurenende produktionsprocesser hos en leverandør eller underleverandør.

Uanset om jeres organisation forårsager, bidrager til eller er direkte forbundet til en negativ påvirkning, kan I bruge jeres indflydelse til at tage handling for at modvirke det. Niveauet af handling kan dog være forskelligt alt efter niveauet af indblanding i den negative påvirkning.

Jeres mulighed for at påvirke leverandøren vil samtidigt naturligt afhænge af, hvor mange varer I køber, størrelsen på jeres organisation i forhold til leverandøren osv.  

Påvirkningskraft består dog af mere end bare størrelsen på jeres ordre. Når I som offentlig ordregiver ønsker at påvirke en leverandør, kan I derfor også overveje jeres muligheder for:

• At udnytte kontraktvilkårene mellem jer og leverandøren til at kræve ændret adfærd
• At motivere leverandøren til at ændre adfærd gennem dialog, bedre forretningsaftaler, kapacitetsudvikling el.lign.
• At bruge de omdømmefordele, som leverandøren har i kraft af deres samarbejde med jer – og tilsvarende omdømmerisici ved at miste jer som kunde.
• At arbejde sammen med andre virksomheder eller brancheorganisationer om at få leverandøren til at ændre adfærd
• At engagere lokale eller nationale myndigheder (både i Danmark og i udlandet) i at forbedre forholdene hos jeres leverandør via håndhævelse af lovgivning og regulering, monitorering, sanktioner osv.

Misligholdsbeføjelser

Hvis I har begrundet mistanke om, at leverandøren ikke lever op til de ansvarlige krav, kan I vælge at gå i dialog med leverandøren med henblik på at udbedre forholdene ad den vej. Hvis leverandøren ikke udbedrer forholdene, bør I overveje hvilke sanktioner, I vil iværksætte. Der skal foretages en konkret vurdering i hver eneste sag.

Overvej eksempelvis om kontrakten skal ophæves og udbydes igen, eller om der kun kræves en bod. Ved større byggeprojekter, hvor I har krævet, at der blev ansat elever til at udføre opgaven, kan det fx være uhensigtsmæssigt at skulle ophæve hele kontrakten. I sådanne tilfælde er det ofte mere proportionalt at indarbejde bestemmelser med mulighed for at opkræve en bod. Fastsæt bodens størrelse med tanke på, at det er en bi-forpligtelse, der er blevet overtrådt.

Det er i denne sammenhæng vigtigt at huske på, at målet ikke er, at kontrakten opsiges, men at den potentielle eller aktuelle negative indvirkning forebygges, forhindres eller afbødes. En ophævelse af kontrakten bør først overvejes i tilfælde af, at leverandøren fx:

• Er involveret i grove krænkelser
• Ikke vil foretage relevante tiltag
• Ikke ønsker at indgå i dialog
• Ikke ønsker at dokumentere sine tiltag
• Ikke ønsker at aflevere en redegørelse

Det bør altså sikres, at man ved konkret begrundet mistanke om, at en leverandør ikke efterlever et krav, kan bede leverandøren om at redegøre for, hvad denne agter at gøre.

Handlingsplaner

Handlingsplaner kan være et brugbart værktøj til at hjælpe jeres leverandør med at undgå og minimere risici for negative påvirkninger af mennesker, miljø eller samfund.

Ved identifikation af negative påvirkninger kan I vælge at udarbejde en handlingsplan i samarbejde med leverandøren med henblik på at udbedre det pågældende kritisable forhold.

For at en handlingsplan skal have reel effekt bør følgende punkter bl.a. inkluderes:

• Konkrete tiltag
• Ansvarlige person(er)
• Tidsramme
• Hvordan der skal følges op på de konkrete tiltag

Hvis en leverandør efter gentagne forsøg ikke ændrer forholdene, kan I overveje at opsige kontrakten.

Justér risikovurderingen løbende

Det er en god idé løbende at revurdere jeres risikovurdering af det pågældende indkøb.

Måske viser det sig, at I overså noget vigtigt i den indledende risikovurdering, eller måske blev nye risici opdaget, da I påbegyndte opfølgningen af udbuddet. Det kan også være, at jeres prioritering af indsatser skal ændres på baggrund af ny viden.

I kan løbende justere risikovurderingen i takt med at I gør nye opdagelser. Dette kan eventuelt også indebære, at jeres organisations ansvarlighedspolitikker skal opdateres eller at politikker på et særligt risikoområde skal tilføjes.

Find inspiration til at foretage en risikovurdering længere oppe på siden under "Forberedelse af udbuddet".

For at skabe åbenhed om jeres arbejde med ansvarlighed kan I redegøre offentligt om jeres tiltag og beskrive konkrete politikker, indsatser, udfordringer, prioriteringer og resultater. Dette kan ske løbende.

Fortæl åbent om hvordan I tackler dilemmaer og udfordringer

Det kan betale sig at være åben om de udfordringer, I har i jeres værdikæder, og om hvordan I forsøger at håndtere dem.

I behøver ikke at offentliggøre alle identificerede risici eller al potentiel negativ indflydelse og information om, hvordan I har håndteret hver og en af dem.

Men hvis I opdager særligt kritisable forhold hos en leverandør, kan det godt betale sig, at I selv fortæller åbent om, hvordan I har håndteret situationen. Det er ingen nyhed for pressen, når I selv har fortalt historien på jeres hjemmeside – også selvom I ikke har løst problemerne endnu.

I kan fokusere på, hvad I har gjort for at hjælpe leverandøren med at løse problemerne og forebygge gentagelser. I kan også fortælle om, hvordan I har påvirket leverandøren til at udbedre situationen. Husk altid at beskytte private, personlige eller kommercielle informationer.

Klagemekanisme

Som del af jeres arbejde med ansvarlighed kan I sørge for, at interessenter har mulighed for at klage over negative påvirkninger i jeres værdikæder.

Ved at stille en klagemekanisme til rådighed – fx i form af en særlig e-mail til klager, en telefonlinje eller et system på hjemmesiden – giver I mulighed for, at folk kan ytre bekymringer og klager samt påpege negative indvirkninger på mennesker, miljø eller samfund.

En sådan klagemekanisme kan også virke forebyggende og give mulighed for at, at I – i samarbejde med jeres leverandører – kan løse problemer allerede i opløbet inden de finder sted.

I kan samtidig søge at påvirke jeres leverandører – fx gennem kontrakten – til også at sikre, at der er adgang til klagemekanismer hos dem. Alternativt kan I bede leverandøren henvise til jeres egen klagemekanisme. Dermed understøtter I leverandøren, samtidig med at I lever op til jeres ansvar.

Udbedring af en negativ påvirkning

Hvis I opdager, at I forårsager eller bidrager til en negativ indvirkning på mennesker, miljø eller samfund, bør I (bidrage til at) udbedre skaden.

Det er vigtigt, at ansatte, lokalsamfund, forbrugere og andre relevante rettighedshavere, som udsættes for negativ påvirkning, har mulighed for at få adgang til såkaldt ”oprejsning” – altså mulighed for at få udbedret den skade, der er sket.  

Klagemekanismerne bør derfor give mulighed for oprejsning med henblik på at modvirke eller afhjælpe eventuelle negative påvirkninger på mennesker, miljø og samfund, som har fundet sted.  

Forventningen vil dog - som tidligere nævnt - variere alt efter hvorvidt I forårsager, bidrager til, eller er direkte forbundet med den negative indvirkning (læs mere her). Der er forskellige niveauer af ansvar, og derfor vil forventningen til jeres håndtering og bidrag til oprejsning afhænge af den specifikke sag og kontekst.

Hvis I er direkte forbundet med en negativ indvirkning gennem jeres relation til en forretningspartner, forventes det ikke, at I bidrager til direkte oprejsning. Det forventes dog, at I udnytter jeres påvirkningskraft til at forebygge og afbøde negative indvirkninger.