Hvis hele jordens befolkning forbrugte, som vi gør i Danmark, skulle vi bruge ikke mindre end fire jordkloder. Det går naturligvis ikke, og derfor er det en helt central del af den grønne omstilling, at vi i Danmark skal nedbringe vores forbrug. Det gælder også forbruget i offentlige og private virksomheder. Hvordan dette i praksis kan gøres, har en temagruppe om forbrug og grøn adfærd under Forum for Bæredygtige Indkøb set nærmere på i 2022.
I denne guide præsenteres gruppens anbefalinger til og eksempler på hvordan indkøbere i såvel offentlige som private virksomheder kan bidrage til at påvirke forbrugsadfærd og indkøbsbehov i en grønnere retning, når rammerne for de enkelte indkøb skal udstikkes. Inspireret af Odense Kommune har gruppen valgt at samle anbefalinger og eksempler under de tre overskrifter i nedenstående figur.
| Ledelsesmæssige greb | Strukturelle greb | Kulturelle greb |
|---|---|---|
| Hvordan sikres strategisk fokus og ledelsesopbakning? Og hvordan sikres organisatorisk forankring og ledelses-opfølgning? | Hvordan udpeges og prioriteres indkøbs-områder? Og hvordan skabes overblik over løs-ningsmuligheder? | Hvordan inddrages brugerne i at udvikle løsninger? Og hvordan tilrettelægges informations-kampagner til at fremme grønne forbrugsvaner? |
Odense Kommunes model for ”nøjsomt forbrug”: Odense Kommune opdeler deres indsats for at begrænse forbruget og fremme grøn adfærd i ledelsesmæssige, strukturelle og kulturelle greb, som er tæt forbudne. De tre greb er udviklet som led i projektet Nøjsomt forbrug.
Ledelsesmæssige greb
Hav en klar politik og klare målsætninger
Ledelsens opbakning til indsatsen for at nedbringe forbruget er afgørende for at sikre et strategisk fokus. Derfor skal de forskellige ledelsesniveauer i organisationen involveres i at formulere en klar politik og klare målsætninger for indsatsen. I det offentlige er det vigtigt at aktivere både det administrative og det politiske niveau for at få fastlagt det overordnede ambitionsniveau. Da produkter af god kvalitet og med lang holdbarhed kan være dyrere at anskaffe end tilsvarende produkter med kort holdbarhed, er det vigtigt at arbejde med at flytte fokus fra anskaffelsespris til de totale omkostninger, der er forbundet med at indkøbe, eje og bortskaffe produkter. Konkrete og målbare reduktionsmål er desuden en forudsætning for at kunne vurdere fremdriften i arbejdet og forpligte lederne til at efterspørge data og følge op.
Uddan ledelsen og de professionelle indkøbere i bæredygtighed
For at sikre at både ledelsen og de professionelle indkøbere har tilstrækkelig viden om bæredygtighed til at kunne indgå i dialogen om omstilling af forbruget, kan man tilrettelægge et mindre kursusforløb, hvor de lærer om de centrale begreber og tilgange. Følg med i udbuddet af grønne indkøbsuddannelser hos Forum for Bæredygtige Indkøb og IKA – Foreningen for Offentlige Indkøbere.
Københavns Kommune udvikler kursusforløb i bæredygtige indkøb
Københavns Kommune er ved at udvikle et kursusforløb i bæredygtige indkøb for professionelle indkøbere og ledere i samarbejde med IKA.
De professionelle indkøbere omfatter de kategoriansvarlige, contract managers og andre der er involveret i indkøb for kommunen. Kursusforløbet skal give indkøberne grundlæggende viden om bæredygtighed samt kompetencer og værktøjer til at gennemføre bæredygtige indkøb, herunder en forståelse for, hvordan bæredygtige indkøb spiller sammen med andre processer og andre dele af organisationen.
Kursusforløbet har et ledelsesmodul målrettet kontorchefer og centerchefer i de respektive forvaltninger. Modulet skal give driftsledelsen en forståelse for, hvad bæredygtighed og bæredygtige indkøb er, hvorfor og hvordan det er vigtigt både administrativt og politisk, samt for den rolle og forpligtelse, man som leder påtager sig for at sikre læring i organisationen.
Formuler et klart mandat og afsæt ressourcer
Det er vigtigt, at embedsmandsniveauet har et klart mandat til at arbejde med at omstille forbruget. Ledelsen skal være med til at kommunikere, at der ikke er tale om en effektiviseringsøvelse, men at det handler om at gentænke behov og ændre forbrugsvaner:
Er det nødvendigt, at alle medarbejdere møder ind hver dag? Skal vi indføre vegetardage i kantinen? Skal vi købe genbrugt arbejdstøj fremfor nyt? Det handler dermed også om at italesætte dilemmaer og synliggøre, at når vi træffer valg, så træffer vi også fravalg.
Derudover skal ledelsen afsætte de nødvendige ressourcer og beslutte hvem der skal løse opgaven. Arbejdet kræver mandetimer, så enten skal der ansættes nye medarbejdere eller også skal eksisterende allokeres til opgaven. Her kan det overvejes at oprette mikropuljer, som kan bruges til at frikøbe medarbejdere fra deres kerneopgaver til at være forandringsagenter i en projektperiode.
Strukturelle greb
Brug indkøbshierarkiet som rettesnor
Indkøbshierarkiet – som er illustreret i nedenstående model – viser, at de største miljøpotentialer ligger toppen ved smartere produktbrug, hvor forbruget reduceres. Først når mulighederne for smartere forbrug er afsøgt, går man videre med at se på om man kan forebygge nye indkøb ved at forlænge levetiden af eksisterende produkter gennem reparation og genbrug. Et eksempel på en strukturel ændring, som giver et meget mindre forbrug, er fra Region Midtjylland som har lavet online/digital behandling af borgere/patienter og derved sparet en masse produkter/rengøring/møbler mv. når borgeren/patienten ikke møder op fysisk.
| Smartere produktbrug | Undgå | Gør et produkt overflødigt ved at erstatte det med et andet produkt, ved at ændre forbrug eller ved at digitalisere det. |
| Gentænk | Intensivér produktforbrug gennem dele- eller serviceordninger. Eller f.eks. samle to produkter i ét produkt med integrerede funktioner. | |
| Forlæng levetid af produkt og produktdele | Genbrug | Direkte genbrug af produkter til det originale formål af samme bruger eller gennem ejerskabsskifte. |
| Reparér | Reparér og vedligehold produkter for at forlænge levetiden. | |
| Istandsæt | Istandsættelse eller modernisering af et ældre produkt, så det kan bruges til dets originale formål. | |
| Reducér miljøbelastningen per produkt | Minimér | Produktdesign, der har mindre materialebrug, energibrug og |
| Optimér | Mere miljøvenlig transport, vedvarende energi i produktionen. Brug af genanvendte materialer. | |
| Udnyt materialerne ved bortskaffelse | Genanvendelse | Genanvendelse af materiale. Produkter nedbrydes eller findeles og anvendes i fremstillingen af nye produkter. |
| Udnyttelse | Forbrænding af produktet eller materialerne med energiudnyttelse. |
Region Hovedstadens model for den cirkulære trappe: Den cirkulære trappe giver et overblik over strategier, man kan efterspørge hos leverandørerne i markedsdialogen samt opsætte udbudskriterier ud fra.
Skab overblik over løsningsmuligheder
Når man skal skabe et overblik over løsningsmuligheder, kan man med fordel:
- lave online research,
- tage dialog med brancheforeninger om tendenser i branchen,
- sende spørgsmål til mulige leverandører og
- indkalde til møder som led i en efterfølgende markedsdialog.
Det centrale er, at man identificerer nye cirkulære løsningsmodeller, for eksempel leasingmodeller og serviceordninger, så man ikke kun ser på grønne produktvarianter, der ikke for alvor reduceret forbruget. Man kan også inden udløb af en kontrakt tage fat på leverandøren og bede leverandøren fortælle om hvad der bæredygtighedsmæssigt har flyttet sig i kontraktperioden. Mange leverandører kan også vejlede i hvordan, man tilrettelægger brugertests, der kan bidrage til at afklare behov og afdække alternative løsningsmuligheder.
Nedenfor er et par gode eksempler fra virksomhederne Abena og Silentia på hvordan dialog med kunder om bæredygtige alternativer kan nedsætte forbruget.
Det er altid en god ide at dele viden. Man kan for eksempel melde succeshistorier om løsninger, der har reduceret forbruget, ind til IKA og Forum for Bæredygtige Indkøb, som vil sørge for, at andre kan blive inspireret til kommende udbud/indkøb.
Leverandør hjælper kommuner med at gentænke rengøringsmetoder
Abenas konsulenter hjælper kommuner med at gentænke indkøb og produktsortimenter, som nedsætter forbruget og fremmer den grønne omstilling. En af dem er Tårnby Kommune, som har testet rengøring med nye rengøringsmidler og rekvisitter på rådhuset over 240 dage i 2021. Flasker med rengøringsmidler fik doseringsenheder, som sikrer korrekt dossering, bomuldsmopper blev skiftet ud til microfiber-mopper, som kan rengøre flere kvadratmeter, og klude og mopper blev præpareret før brug, så medarbejderne ikke skulle køre rundt med vand i spande på vognene. Testen gav en besparelse på 281 liter rengøringsmidler og 34.320 liter vand i perioden. Det svarer til en reduktion på 75% i rengøringsmidler og en reduktion i vandforbruget fra 14 til 2 liter pr. medarbejder pr. dag.
For at sikre at de nye rengøringsmetoder og arbejdsgange kan fungere i praksis, var et bredt udsnit af rengøringsmedarbejderne involveret i testen. Testen viste, at arbejdsprocessen også̊ forbedres væsentligt, fordi medarbejderne ikke længere skal skubbe tunge vogne, vride klude og mopper og fordi de nye rekvisitter har et mere ergonomisk og arbejdsvenligt design. Kommunen er ved at indføre de nye metoder på hele rådhuset og forventer at kunne reducere indkøbet, da der er brug for mindre lagerbeholdning og færre produkter, når der ikke står sjatter på hylder eller i vogne.
Foldeskærme sparer hospitaler for håndtering af gardiner
Hver 10. patient får en hospitalsinfektion, og det koster både penge og ressourcer for Danmarks hospitaler. Silentias foldeskærme erstatter gardiner, så det patientnære miljø kan rengøres efter hver berøring. Skærmene eliminerer dermed al logistik, nedtagning/opsætning, transport og maskinvask, som gardiner kræver. Holder skærmen i 15 år, så sparer hospitalet 15 års håndtering af gardiner.
Silentias skærmsystem er designet modulært, og reparationer kan nemt og hurtigt håndteres lokalt. Silentia ser ofte foldeskærme, der stadig er som nye efter 20 år, på grund af god vedligeholdelse af hjul, hængsler og paneler. Et tæt samarbejde med hospitalernes tekniske afdeling øger skærmenes levetid markant – og gerne en fast kontaktperson i teknisk afdeling. Erfaringen er, at tidlig dialog sikrer valg af den rigtige løsning, herunder muligheder for at genbruge skærme fra nedlagte afdelinger eller hospitaler. Et eksempel er det nye regionshospital Gødstrup, hvor tidlig dialog og digitalt system betød, at hospitalet kunne genbruge +100 foldeskærme fra to tidligere hospitaler i Holstebro og Herning.
Kulturelle greb
Fokuser på de nemme valg
Der er større sandsynlighed for succes, hvis det gøres så enkelt som muligt for medarbejderne at bidrage til en grønnere adfærd og et mindre forbrug. Derfor kan man med fordel starte med de nemmeste områder og simpleste handlemuligheder, så der skabes en positiv holdning til adfærdsændringer motiveret af miljø- og klimahensyn. Det kan for eksempel være at:
- lade dobbeltsidet print være standardindstillingen på printerne,
- sætte engangskopperne bag porcelænskrusene i køkkenskabet og
- placere miljømærkede produkter øverst på listen i indkøbssystemet.
Det kan dermed i lige så høj grad handle om at gøre de mindre miljørigtige handlinger besværlige som for eksempel at lave central udlevering af kontormaterialer, batterier osv., som de har gode erfaringer med i Odense Kommune. Man kan også indføre en regel om, at man skal have tilladelse fra en chef eller en anden, hvis man skal foretage et ikke-bæredygtigt indkøb.
Brug kampagner til at skabe opmærksomhed
Informationskampagner kan være effektive til at støtte op om indsatsen ved at formidle mål og handlemuligheder, så medarbejderne ved hvad de skal gøre og hvorfor de skal gøre det. Det er vigtigt at overveje sprogbruget i kampagner, så man sikrer en positiv italesættelse af indsatsen. Odense Kommunes kampagne er et godt eksempel på dette.
Nye gode vaner for dig og mig
Informationskampagne i Odense Kommune
Formålet med kampagnen er at fremme nøjsomt forbrug og første fase i 2021 omfattede 5 fokusområder: kopper, kuglepenne, batterier, post-it og papir.
Kampagnen løb over 5 uger og omfattede information, facts, konkurrencer mm. på medarbejderportalen samt plakater på få, men strategiske steder. For eksempel en plakat om kopper ved kaffeautomater med tilhørende facts på portalen: Odense Kommune bruger 2,5 mio.
engangskrus om året = 181 engangskrus pr. medarbejder
Næste fase i 2022 vil fokusere på møbler, IT, print samt el, vand og varme.
Odense Kommune har stillet deres kampagnemateriale frit til rådighed. Skriv til sekretariatet hvis i ønsker bilaget sendt, det kan bruges direkte eller som inspiration til egne kampagner.
I kampagner kan man med fordel give medarbejderne en umiddelbar tilbagemelding på den grønnere adfærd a al ”tak fordi du bidrager til et grønne valg”.
Evaluer og juster om nødvendigt indsatsen
Det er en god ide løbende at evaluere effekten af handlemuligheder og virkemidler i kampagner – så man kan prøve noget andet, hvis det viser sig, at effekten udebliver. Har man ideer til flere forskellige handlemuligheder/virkemidler, så kan man teste dem alle af i en kortere periode, og gå videre med det, der virker bedst.
Involver brugerne i at finde og teste løsninger
Det er godt at udfordre hinanden og de daglige vaner og rutiner. Kast boldene op i luften og se om de falder ned på en ny måde, hvor nye løsninger dukker op. Man kan med fordel starte i det små og høre kollegaer om, der er gode eksempler på nye praksisser, hvor der undgås forbrug. Hvis der er brug for større ændringer eller ændringer i mere komplekse produktsystemer, så kan man tilrettelægge en proces med de involverede medarbejdere, og sammen med dem finde nye løsninger til hvordan opgaverne kan løses med et lavere forbrug. Her er det vigtigt, at der er plads til at eksperimentere og til at teste om nye måder at løse opgaver på virker i praksis. Det er altid en god ide at prioritere de produkter/initiativer, hvor der er stor effekt og hvor der er medarbejdere, der har lyst til at gøre noget ved det.
Ifølge adfærdsforsker Charlotte Louise Jensen fra CONCITO peger ny forskning på, at praksisforandring er afgørende, hvis man skal påvirke forbruget og ændre forbrugsmønstre. Som det fremgår af illustrationen nedenfor, skal man se på de sociale praksisser, normer og infrastrukturer i vores hverdagsliv, som er med at understøtte, hvad vi opfatter som normalt og som præger vores forestilling om det gode liv. Og her er systemiske forandringer helt nødvendige. For eksempel er det ikke nok at arbejde med folks oplevelse af og forventning til komfortabel rumtemperatur i hjemmet, man skal også arbejde med at gøre varmesystemer fleksible, og huse mindre, hvis der virkelige skal hente besparelser.
| Klassisk adfærdsforandring | Praksisforandring |
|---|---|
Fokus: • Ansvar ligger på individet • Adfærd, attitude, valg • Ineffektiv adfærd kan erstattes med effektiv adfærd | Fokus: • Ansvar deles mellem flere • Forståelser, vaner, infrastruktur • Hele praksisser udfordres og ændres |
Metoder: • Enkeltstående møder • Informationskampagner • Best practices • Effektivisering af det eksisterende | Metoder: • Tid og rum for eksperimenter • Udfordring af normative idéer om det gode liv • Forståelse af infrastrukturelle og materiale vilkår for forandring • Facilitering af nye måder at gøre ting på |
Forandringsforståelser og -metoder: Behov, forbrugsmønstre og hverdagsliv ikke er statiske, så de kan og skal nogle gange udfordres.
Det Grønne Living Lab
Region Hovedstaden har udviklet konceptet det Grønne Living Lab, der skal danne rammen for samarbejdet mellem klinikken, koncernindkøb og regionens leverandører i forbindelse med den grønne omstilling. I det Grønne Living Lab kan der gennemføres test af nye arbejdsgange samt adfærdsændringer, der reducerer forbruget. Nye grønne produkter fra leverandører
kan testes i praksis, og markedet kan opnå indsigt i klinikkens arbejdsgange samt hospitalernes logistik og infrastruktur, så der kan skabes grobund for udvikling af helt nye løsninger, der sikrer en lavere miljø- og klimabelastning. Konceptet gør det muligt for indkøbere at komme hurtigt i gang med større eller mindre grønne projekter, hvor der ønskes enten tæt samarbejde med hospitalerne eller markedet, eller begge dele.
Det Grønne Living Lab giver systematiske og effektive rammer for innovationsfremmende virkemidler i indkøbsprojekter. Der er fire forskellige veje for innovative indkøb:
- Mini indkøb af eksisterende innovative løsninger på markedet efter indledende afprøvning. Her kan grønne varianter afprøves.
- Eksplorativt indkøb af nye løsninger efter indledende eksperimenter og samudvikling.
- II-Partnerskab indkøb af udviklingspartnerskaber med fælles udvikling og implementering.
- Strategisk indkøb af flerårige strategiske virksomhedssamarbejder med innovationskrav.
Afhængig af tilrettelæggelse kræver ovenstående udbud forud for samarbejdet. Læs mere i Region Hovedstadens grønne guide her.
Task force bæredygtige operationer
Center for Bæredygtige Hospitaler i Region Midtjylland har de seneste to år kørt en task force, hvor medarbejdere fra operations-gangene på fire hospitaler har samarbejdet om at reducere forbruget i forbindelse med ucementerede hofteoperationer. Fokus har været på procedurepakker med udstyr til operationen. Medarbejderne på de fire operationsgange har blandt andet registeret affaldsmængder, de har besøgt hinanden og observeret hinandens rutiner, og der er afholdt fælles workshops, hvor de har diskuteret hvilket udstyr, der kan undværes.
Fortæl om resultatet af konkrete indsatser
Det er vigtigt at give medarbejderne feedback på indsatsen og fortælle om de konkrete resultater, så medarbejderne kan se at det batter og får endnu mere lyst til at bidrage. Man kan forsøge at visualisere effekten, så de ser værdien af indsatsen for eksempel indsamlede affaldsmængder – det kan være lige så effektfuldt som at vise en graf med CO2-udledninger.
Ved for eksempel at følge en ny klimahandling op med en historie om hvorfor det er vigtigt og hvad det bidrager til, kan det være med til at skabe et fællesskab og en fælles norm om at der tages valg til fordel for klimaet i organisationen. Det virker også altid motiverende at uddele en belønning som for eksempel Grønt flag på skoler og Verdensmålsprisen.
Brug ambassadører til at sikre ejerskab
Det er altid bedre, at initiativer drives af brugerne selv end af et miljøteam, som kommer udefra og pådutter folk en bestemt adfærd. Det giver mere ejerskab og kan fastholde engagementet ud over en pilotfase. Når nye løsninger skal implementeres, er det en god ide at finde og involvere medarbejdere, der brænder for at bakke op og kan fungere som ambassadører for initiativet. Man kan også oprette en idékasse, hvor medarbejderne kan komme med forslag til at reducere og arbejde med spild og mere nøjsomt forbrug. Endelig kan man også overveje om arbejdet vil kunne organiseres ligesom arbejdsmiljøområdet og udnytte allerede etablerede kanaler og systemer til medarbejder-inddragelse. Man kan for eksempel oprette et Klimaråd på medarbejderniveau med mandat fra ledelsen til at drive projekter.
Om temagruppen
Forum for Bæredygtige Indkøbs temagruppe om grønt forbrug og adfærd har afholdt tre møder i perioden marts til maj 2022, hvor der deltog både offentlige og private indkøbere samt leverandører og rådgivere.
