Ny model for socialt ansvar i udbud

Spørgsmål til markedet

I det pågældende udbud af rengøring og vinduespolering var kommunens måtteservice til at starte med indskrevet som den ene af to opgaveområder i udkast til et samlet udbudsmateriale. Gennem dialog med markedet kom det imidlertid frem, at det var urealistisk for potentielle leverandører at efterleve de i udbuddet opstillede krav om socialt ansvar, med mindre opgaven med måtteservice blev skilt fra rengørings- og vinduespoleringsopgaverne. Efter denne proces, der involverede både køber- og sælgerside, udformede kommunen et to adskilte udbud, som markedet fandt det realistisk at byde ind på i forhold til kravene om socialt ansvar. Udbudsmaterialet blev på denne måde delt i to nye udbud med socialt ansvar som tildelingskriterie.

Det Sociale ansvar

I det endelige udbud blev tildelingskriterierne fordelt med 60 procents vægtning på pris, 20 procent på kvalitetssikring og 20 procent på socialt ansvar.

I rengørings- og vinduespoleringsudbuddet var der defineret tre kategorier af borgere, som markedet skulle forholde sig til: de jobparate, de aktivitetsparate og de sygemeldte borgere. Her blev det tillagt vægt ved bedømmelsen af underkriteriet socialt ansvar hvis tilbudsgiverne kunne løfte et socialt ansvar for de to sidste grupper. I et særskilt svarskema omhandlende det sociale ansvar skulle der derfor gives bud på en løsningsbeskrivelse herunder metode samt antal af ledige borgere som tilbudsgiver vurderede at kunne hjælpe på opgaven:

Tilbudsgiver afgiver en løsningsbeskrivelse, som indeholder en metode til, hvordan tilbudsgiver vil arbejde med kategoriforløbene aktivitetsparate og sygemeldte. I løsningsbeskrivelsen kan tilbudsgiver eksempelvis beskrive en ”træningsbane” og pege på hvilke aktiviteter, som vil indgå i denne. 

Tilbudsgiver tilbyder aktivitetsparate og sygemeldte forløb, herunder hvor mange af hvert enkelt kategoriforløb, som tilbydes. Særligt vægter Ordregiver, at der etableres et antal fleksjob og løntilskudsjob for førtidspensionister i kontraktperioden.

I modsætning til en klassisk social klausul, hvor specifikke måltal skal opfyldes, lagde udbuddet op til en helt fri konkurrence på det sociale ansvar. Det var således op til virksomhederne at beskrive, hvordan de ville arbejde med de ledige borgere. De skulle fortælle, hvilke forløb, opgaver og metoder de ville bruge i arbejdet med at inkludere gruppen af udsatte ledige borgere i opgaveløsningen. 

Denne måde at udforme udbuddet på, gjorde det langt mere virkelighedsnært for virksomhederne, da de selv fik mulighed for at beskrive, hvordan de helt konkret ville arbejde med borgerne i dagligdagen. 

Virksomheder i rengøringsbranchen er i forvejen kendt for at være gode til at inkludere gruppen af udsatte ledige på arbejdsmarkedet. I Ballerup Kommune udmøntede det konkrete udbud på rengøring og vinduespolering sig i fem kvalificerede tilbud, alle med rigtig gode forslag til træningsbaner for jobkandidaterne og forslag til samarbejde med jobcentret.

Vinderen af udbuddet blev en virksomhed, der stillede fire permanente træningsbaner til rådighed, tilbød en mentorordning, forpligtede sig til et tæt samarbejde med jobcentret og ville inkludere otte udsatte ledige på arbejdspladsen årligt.

På baggrund af de åbne informationsmøder og dialogen undervejs sikrede kommunen en langt mere praksisnær proces for alle involverede parter i forbindelse med udformningen af det endelige udbud. Feedbacken fra markedet var derfor positiv, da de potentielle leverandører løbende blev involveret. 

Leverandørerne udtrykte frem for alt glæde ved, at de - som specialisterne på området - fik mulighed for at fortælle, hvordan de kunne bidrage med en social ansvarlig opgaveløsning. Da markedet fik mulighed for at konkurrere på tiltag, de på forhånd var stærke i og selv havde valgt, gav det en form for ejerskab. Leverandørerne oplevede kort og godt, at tildelingskriterierne var nogle, de reelt kunne konkurrere på.

Den pågældende kontrakt om rengøring ligger i dag under Center for Ejendomme i Ballerup Kommune, der har ansvar for at følge op på kvalitet og drift. De beskæftigelsesmæssige aspekter, herunder kravene til socialt ansvar, følges af Center for Arbejdsmarked. Der afholdes månedlige statusmøder, hvor der følges op på, hvor mange borgere der kommer igennem de tilrettelagte træningsbaner.  

Samarbejdet mellem leverandøren og beskæftigelsesafdelingen bliver således en aktiv del af opgavens udførelse, frem for at være en klausul gemt nede i en kontrakt. Der er skabt et løbende samarbejde med gensidig interesse i at skaffe arbejdskraft til virksomheden og få borgere i træning og tættere på beskæftigelse.

Erfaringerne fra Ballerup Kommune viser, hvor vigtigt det er, at der er politisk og ledelsesmæssig opbakning til at foretage indkøb med socialt ansvar. Opbakningen skal ikke komme nedefra, men skal være forankret i topledelsen. At der har været politisk mod til at gå nye veje med den nyudviklede model, har i en større sammenhæng skabt ekstra råderum i Ballerup Kommune.

Erfaringerne fra rengørings- og vinduespoleringsudbuddet har været så gode, at modellen også er brugt i udbud på bygge- og anlægsområdet. Her har kommunen stillet krav om et vist antal lærlinge beskæftiget på opgaven, ligesom tilbudsgiverne har kunnet konkurrere på socialt ansvar ved at tilbyde flere årsværk end dem, der har været beskrevet i udbuddet. Ud fra modellen, hvor virksomhederne selv beskriver det sociale ansvar i opgaveløsningen, sikres, at et realistisk, socialt ansvar stemmer overens med de aktuelle opgaver.