Indkøbsprisen er kun toppen af isbjerget
Offentlige indkøbere oplever stigende krav til at købe ind med udgangspunkt i produkters totalomkostninger. Indkøbsprisen for et produkt er nemlig ofte blot ”toppen af isbjerget”, når totalomkostningerne for produktets brugsperiode tages i betragtning. Et billigt produkt kan ende med at blive meget dyrt i længden, hvis det fx har højt elforbrug eller jævnligt skal repareres. Ved at se på mulige besparelser fra energiforbrug, vandforbrug, brugsperiode, udgifter til service, vedligehold, affaldshåndtering samt mulige indtægter ved videresalg, tegner der sig et andet omkostningsbillede end ved alene at se på indkøbsprisen.
Det nye digitale TCO-værktøj er udviklet for netop at gøre det nemt at beregne de totale omkostninger ved at købe, råde over og bruge et produkt ved at inkludere omkostninger såsom indkøbspris, driftsudgifter, procesomkostninger og serviceomkostninger for hele den forventede brugsperiode. Udover det økonomiske potentiale heri, vil brugen af TCO-værktøjet også komme til at fremme indkøb af grønnere produkter med lave ressourceforbrug (energi- og vandforbrug, længere holdbarhed mv.), hvilket har effekt på produktets totale CO2-udledning.
Det betyder kort sagt, at offentlige indkøbere, via det digitale TCO-værktøj, kan basere sine indkøb på mange flere faktorer, hvilket åbner op for en mere kvalificeret indkøbspraksis, hvor både budgettet og klimaet står til at vinde. Samtidig forstærker det muligheden for, at leverandører kan bruge produkters grønne egenskaber som et konkurrenceparameter i udbud og indkøb.
Intuitivt TCO-værktøj
Det digitale TCO-værktøj er en digitalisering af Miljøstyrelsens Excel-baserede TCO-værktøjer. Der er lagt vægt på et brugervenligt design, der kan benyttes af alle uanset erfaring. Værktøjet giver leverandører mulighed for at sammenligne egne produkter forud for tilbudsgivning, og indkøbere får mulighed for at måle og evaluere leverandører og deres tilbudte produkter ud fra et totaløkonomisk perspektiv.
Værktøjet kan bruges til indkøb i både stat, kommune og region. Indledningsvist bliver det muligt at bruge TCO-værktøjet til udregning af totalomkostninger på computere, skærme, servere, storageudstyr og mindre netværksudstyr, men værktøjet kan løbende blive udvidet til at kunne beregne totalomkostninger for flere produktgrupper, herunder øvrigt IT-udstyr og belysning. Alle totalomkostningsmodellerne i det digitale TCO-værktøj er udviklet i tæt samarbejde med relevante brancher, der bl.a. er kommet med forslag til, hvilke parametre, der kan måles på og har godkendt de standarder, der benyttes i beregningerne.
Erhvervsstyrelsen har i samarbejde med Miljøstyrelsen udviklet det digitale TCO-værktøj med afsæt i Regeringens Strategi for grønne offentlige indkøb fra 2020, ud fra en ambition om at flytte fokus fra indkøbspris til omkostninger i hele produktets brugsperiode.
TCO er en forkortelse af Total Cost of Ownership - eller på dansk: Totalomkostninger
TCO betyder, at du ved beregningen af et produkts pris medregner alle de omkostninger, der er forbundet med produktet over tid. Dvs. at alle omkostningerne ved at indkøbe og bruge produktet medregnes, herunder drift, vedligeholdelse og bortskaffelse i stedet for udelukkende selve indkøbsprisen. TCO-beregninger gør det således muligt at vælge det produkt, der samlet set er billigst gennem hele den forventede
Eksempel på brug af TCO
De rigtige frysere kan spare KU 14-28 millioner koner
Københavns Universitet brugte TCO-beregning ved indkøb af ultrakolde frysere til brug i laboratorier. Det vurderes, at indkøbene giver universitetet potentielle besparelser på 14-28 mio. kr. over 4 år. Ud over den potentielle økonomiske besparelse giver indkøbet et reduceret energiforbrug og medfølgende CO2-reduktion over 15 år på cirka 3.000 - 6.000 ton CO2.