Ansvarlighed i de offentlige indkøb er i disse år et højt prioriteret indsatsområde i Aarhus Kommune. Bæredygtighed målt på den tredobbelte bundlinje er en ambition, som både indkøbere og markedet gennem tidlig dialog nu er fælles om at udvikle.
Aarhus Kommunes udbud inden for det grønne område handler om udførelsen af grøn pleje, vinter-tjeneste og enkelte viceværtopgaver på en række adresser i Aarhus Kommune, som fx administrationsejendomme, institutioner, idrætsanlæg og tekniske anlæg.
Den nuværende kontrakt på opgaven skal først fornyes om to år, men kommunen er allerede nu gået i gang med at undersøge, hvordan det fremtidige udbud skal strikkes sammen. Målet er, at fremtidige leverandører er med til at sikre bæredygtighed og fx bidrage til at øge det sociale ansvar. Alt dette sker gennem en tidlig dialog med markedet.
Aarhus Kommune har en ansat bæredygtighedskonsulent, der sammen med indkøbsafdelingen står for dialogen med markedet. Arbejdet er tosidet og handler både om at øge bevidstheden hos virksomhederne om kommunens mål og ambition for bæredygtighed, men også at få viden om virksomhedernes muligheder og vilkår for at kunne tilgodese disse.
Den nuværende kontrakt, der er meget omfattende, består af seks delaftaler, der er tilgået to leverandører med tre delaftaler til hver. Det betyder, at den enkelte leverandør har ansvar for ca. 300 adresser. Det er med andre ord kun store og veletablerede virksomheder, der kan løfte opgaven, da det både kræver volumen og et stærkt økonomisk udgangspunkt at løfte den.
De fleste ressourcestærke virksomheder er allerede optaget af den opmærksomhed, kunder og forbrugere har på virksomhedernes sociale ansvar, hvilket giver et godt udgangspunkt for samtalerne mellem kommunen og potentielle leverandører. Aarhus Kommune ønsker også fremover at tilgodese iværksætteren, små virksomheder og socialøkonomiske virksomheder, så dialogen er nødvendig for innovationen, når nye løsninger skal findes for øget socialt ansvar.
Markedsdialogen
På orienteringsmøder får leverandørerne indsigt i den kommunale strategi for den tredobbelte bundlinje, og hvilke bæredygtige tiltag kommunen efterlyser på sociale, økonomiske og miljømæssige parametre.
Anlægsgartnerbranchen mangler faglært arbejdskraft og er derfor udfordret på overskud og ressourcer til at rumme medarbejdere på særlige vilkår på en forsvarlig måde. Ikke desto mindre er der en bevidsthed i branchen om, at den brandingværdi, der ligger i at udvise medansvar for socialt udsatte ledige, også giver mulighed for at give et positivt omdømme - og dermed tiltrække flere medarbejder til faget.
Bæredygtighedskonsulenten og indkøbsafdelingen er derfor allerede nu i gang med at besøge relevante virksomheder for at få et indblik i, hvordan det fremtidige udbud kan imødekomme virksomhedernes muligheder på området. Ved at kende til virksomhedernes tilgang til social ansvarlighed kan kommunen tilrettelægge udbuddet efter, hvilke krav på området virksomhederne reelt kan opfylde.
Det kræver dog hjælp til fortolkning, når den kommunale strategi skal omsættes til leverandørsprog, så alle forstår de ambitiøse mål for bæredygtighed, kommunen har sat.
Kravspecificering
I det aktuelle udbud er samarbejdet med Jobcenter Aarhus specificeret på følgende måde:
Leverandøren skal gennem hele kontraktperioden have et tæt samarbejde og en løbende dialog med Jobcenter Aarhus. Jobcenteret kan blandt andet hjælpe med rekruttering og opkvalificering af ledig arbejdskraft, forebyggelse af fravær og fastholdelse af medarbejdere.
Der kan tilbydes relevante kandidater til en lang række jobåbninger og uddannelsespladser – i nogle tilfælde med tilskud til opkvalificering i forhold til virksomhedens kompetencebehov.
I Aarhus Kommune er det blevet besluttet, at der årligt skal etableres ca. 50 småjobs á 8 ugers varighed i Natur- og Vejservice i Aarhus Kommune. Aarhus Kommune ønsker et samarbejde med leverandøren om evt. udslusning til videre beskæftigelse hos leverandøren.
De sociale krav:
Af specifikke sociale krav er der i det nuværende udbud præciseret to områder. Det første er erhvervsuddannelsespraktikstillinger, hvor leverandørerne er forpligtet på at sikre, at mindst 10 pro-cent af de stillinger, der anvendes til at opfylde kontrakten, besættes med personer i erhvervsuddannelsespraktik. Det andet område dækker ledige i virksomhedspraktik eller med løntilskud, hvor leverandøren forpligter sig på at ansætte én ledig pr. år.
Frem mod det næste udbud drøftes nu løsninger, der kan udvide det sociale engagement og give plads til flere leverandører. En model, der undersøges og drøftes med markedet, kunne være at stille krav om, at leverandørerne skal allokere x procent af deres leverance til en socialøkonomisk virksomhed.
Hvordan følges der op på kravene i udbuddet
Gennem VITAS følges op på ansættelser og praktikker, og gennem løbende driftsmøder hver anden måned sikres en tæt dialog og mulighed for opfølgning.
I kraft af den store variation af opgaver og fordelingen på mange lokationer fortages stikprøvekontrol i det omfang, der er ressourcer dertil. Dette har affødt et påbud i relation til arbejdsklausuler på en enkelt adresse. Den sårbarhed, der er ved kun at have to leverandører til at løse opgaven, kan fremover imødegås, hvis der eksempelvis kun tildeles to ud af seks delaftaler pr. leverandør. Denne fremgangsmåde vil frigive ekstra ressourcer til kommunale tilsyn og give mulighed for bedre opfølgning på det meget store område.
Fra gevinst til værdi
Indkøbsafdelinger kommer traditionelt fra at være beskæftiget rent med tal. Derfor kræver den proces, Aarhus Kommune nu er i gang med, også en del forandringer internt. At opnå besparelser på eksempelvis pris og eller CO2-udledning er kun få af mange måder at tænke bæredygtighed ind i et udbud. Når den samlede samfundsværdi gøres op, skal der fremover også være et større fokus på de sociale indsatser.
Derfor arbejder bæredygtighedskonsulenten målrettet med en sproglig forandring internt, som går på at ændre tale om gevinstberegninger til at tale om værdiberegninger. At tale om værdi er en øvelse, som hjælper alle involverede til at finde frem til og forstå nye fælles standarder for værdi - og dermed også at kunne målsætte dem. Fra at arbejde med kvalitative mål og KPI’er er det nye arbejde med den tredobbelt bundlinje også bundet op på flere beskrivende fortællinger i bestræbelserne på at hæve det sociale ansvar.
To verdener skal med andre ord møde hinanden både internt og eksternt. Internt, når indkøbsafdelinger med tradition for tal og mål nu udfordres af at definere blødere mål i sociale kontekster. Eksternt, når gamle roller lapper over hinanden ved, at kommunens krav kommer til at præge nye standarder for virksomhedernes samfundsansvar – samtidigt med at virksomhederne påtager sig en ny rolle og bliver mere politisk bevidste.
Casen er udarbejdet:
Af CABI
Januar 2022
