Totalomkostninger (TCO) i udbud

TCO betyder sund fornuft

TCO er en forkortelse for Total Cost of Ownership. På dansk vil man kalde det totalomkostninger, og med det menes, at du ved beregningen af et produkts pris medregner alle omkostninger, der er forbundet med produktet i den tid det er i brug. Det betyder, at du medregner omkostningerne ved at indkøbe produktet, driften af produktet og eventuelt også de indirekte omkostninger, såsom drift, vedligeholdelse og bortskaffelse.

TCO er fornuftig økonomistyring, hvor det at inddrage et totaløkonomisk perspektiv i sit indkøb både kan gavne budgettet og miljøet. TCO-beregningerne kan vise, om et ellers billigt produkt i virkeligheden er dyrere end det, der har den højeste indkøbspris – fordi det billige produkt er dyrere i brug. Men at benytte TCO-betragtninger kræver viden om hvilke faktorer, der skal inkluderes i regnestykket, og hvordan produktet anvendes. Beregninger af totalomkostninger resulterer også i en mere kompliceret omkostningsbetragtning, end hvis du udelukkende ser på anskaffelsesprisen.

Ofte er forudsætningen for TCO først og fremmest, at du ryster posen, ser på hele produktet og de processer produktet indgår i. Heldigvis findes der allerede en række redskaber og gode råd, man som indkøber kan læne sig op ad. Kataloget her er tænkt som inspiration til udbudskonsulenter og jurister, der har brug for konkrete værktøjer til at bruge TCO i praksis og blive inspireret til at tænke i nye baner, når TCO skal tages med i planlægningen af et udbud.

Der er en række forskellige faktorer som kan tages i betragtning, når du vurderer totalomkostninger. Det er alle de forhold, der gør, at et produkt eller en service kan koste ressourcer, når det er i brug.

Det kan eksempelvis være:

• Implementeringsomkostninger
• Installationsomkostninger
• Oplæring/træning/uddannelse, anden engangsudgift ved start
• Driftsudgifter til energi (brændsel, drivmiddel, elektricitet)
• Driftsomkostninger til brug af relaterede produkter (fx kaffe, filter)
• Vedligeholdelsesudgifter (serviceeftersyn, reparation)
• Spildtid ved brug af produktet
• Arbejdstid til vedligeholdelse af produktet (rengøring mv.)
• Levetid
• Licens/abonnement
• Restværdi/bortskaffelsespris
• Forsikring
• Reparation
• Leasing eller leje
• Omkostninger ved oplæring af medarbejdere i brug af produkttype
• Administrationsudgifter (eksempelvis fakturahåndtering, rapportering og compliance-kontrol)

Når der anvendes TCO i et udbud, er det som indkøber vigtigt at sikre sig støtte fra sin leder og resten af organisationen.

Brugen af TCO indebærer et større forudgående arbejde for indkøberen med at vurdere produktet. Du skal eksempelvis undersøge betydningen af produktets levetid, forbrugsdata og vedligehold, i stedet for blot at se på indkøbsprisen. Arbejdet kan derfor medføre et øget tidsforbrug, så indkøbsafdelingens eksekveringstider overskrides, hvis ikke det er taget i betragtning i god tid. Men det er vigtigt at holde for øje, at TCO-beregninger i indkøbet kan give besparelser f.eks. i driftsafdelingernes budgetter, når de eksempelvis sparer tid på vedligehold og reparationer. Det er derfor en god idé at sikre støtte fra flere chefer.

Det gode eksempel: 

Driftschefen og indkøbschefen peger sammen på, at brugen af TCO vil skabe den bedste løsning for organisationen i form af et mere miljøvenligt produkt, der kræver mindre vedligehold, reparationer og dermed mindre tidsforbrug og færre ressourcer.

For den enkelte organisation er der mange gode grunde til at bruge TCO i udbud.

Bedre totaløkonomi

Selvom prisen kan være højere, når varen anskaffes, er det en investering målt på hele produktets levetid. Ved at inkludere alle omkostninger ved et varekøb eller en tjenesteydelse, belyses de såkaldte skjulte omkostninger allerede i tilbuddet.

TCO er en måde at sikre kvaliteten af det indkøbte

Billigst er ikke altid bedst. Det kender du måske fra din private dagligdag, og det samme gør sig gældende for offentlige udbud. TCO er en måde at sikre, at kvaliteten er i orden. Skal man erstatte en vare efter kort tid, eller har produktet et højt energiforbrug, kan det hurtigt blive et dyrt bekendtskab på den lange bane. Og så er en højere kvalitet at foretrække.

Det eventuelle ekstra tidsforbrug betaler sig i sidste ende

TCO kan tage ekstra tid i udbudsprocessen, og det er en dyrebar ressource blandt landets professionelle indkøbere. Men tiden er godt givet ud, hvis resultatet betyder, at der spares penge målt på hele produktets levetid.

En oplagt måde til opnåelse af klimamål

Omkostningerne ved eksempelvis en elpære begrænser sig ikke til anskaffelsesprisen. Den har også et forbrug, som både kan opgøres i kroner og CO2. TCO er en måde at inkludere klimamålsætninger i udbuddets tekst og en måde at bruge udbud til at opnå klimamål.

Hvis man griber det rigtigt an, er der få juridiske hindringer for at tænke TCO ind i et udbud.

Et af de områder, hvor du som udbudsfaglig kan opleve barrierer, er at have tilstrækkelig med tid til at gennemføre markedsdialog. Markedsdialog er en vigtig del af foranalysen, når man skal tænke TCO i udbuddet, men det er ikke altid, at denne del er prioriteret. Det er derfor vigtigt at have ledelsens opbakning til at afsætte den nødvendige tid til markedsdialogen. Få gode råd til markedsdialog i Forum for Bæredygtige Indkøbs guide om markedsdialog

Rent juridisk giver det god mening at indarbejde TCO i et udbud, da man dermed tydeliggøre de skjulte udgifter allerede i tilbudsfasen, som ellers typisk vil blive faktureret uden om kontrakten. Dermed stiller man leverandørerne lige, og skaber incitament for at forbedre en række forhold som både gavner økonomien og miljøet.

Læs mere om juraen i Konkurrence- og forbrugerstyrelsens rapport "Totalomkostninger - praktisk vejledning til offentlige indkøbere" (november 2016). 

Et udbud kan inddeles i følgende faser:

• Foranalysen
• Udbudsdesign
• Udbudsmateriale
• Udbudsfasen
• Evaluering

Foranalysen

TCO skal indtænkes allerede i foranalysen af et udbud. Her skal du bl.a. have dialog med brugerne af de produkter eller den serviceydelse, udbuddet skal omhandle, samt markedet.

Det er vigtigt at have slutbrugeren med, når et indkøb skal have et totaløkonomisk perspektiv. Det er ikke altid, at du som indkøber kender til det behovsniveau, som brugeren reelt har, og måske kan indkøbet løses med flere forskellige indkøbsløsninger.

Gennem markedsdialog kan du blive klogere på, hvad markedet kan levere. Markedsdialogen kan blandt andet hjælpe dig til at klarlægge:

• På hvilke punkter det er relevant at bruge markedsdialog
• Indkøbets væsentlige omkostninger i brugsperioden (husk at markedet godt må blive præsenteret for forskellige indkøbsløsninger)
• Hvordan omkostningerne kan evalueres
• Hvilke muligheder og udfordringer der vil være i at evaluere totalomkostningerne
• Om helt andre innovative løsninger ville give en bedre totaløkonomisk løsning

Gode råd i forbindelse med foranalysen

• Det er nødvendigt at lægge ressourcer i foranalysen, hvis et tilbud skal være udviklende for både udbyder og tilbyder
• Jo bedre man kan sætte sig ind i indkøbet, desto bedre udbud laves. Og jo bedre er man i stand til at køre næste udbudsforløb
• Forbered markedsdialogen grundigt. Hvad skal du have svar på? Hvem kan bedst svare på dine spørgsmål?
• Undgå silotænkning. Hvis anlægs- og driftsbudgettet er helt adskilt i din organisation, er incitamentet for at bruge TCO måske ikke til stede for din afdeling, men husk at tænke din organisation som en helhed. Uanset strukturen har organisationen i virkeligheden en fælles bundlinje
• Erfaringer siger, at udbuddets tidsramme bør defineres af de jurister og udbudskonsulenter der kender processen og udfordringerne, frem for at det er en ledelsesmæssig beslutning. Skal du overbevise din leder om, at ressourcerne (tidsplanen) i foranalysen er givet godt ud, skal indgangsvinklen være den optimering som reelt sker i forbindelse med et totalperspektiv på indkøbet

Hvilke spørgsmål skal man have svar på i foranalysen?

• Hvad har indkøbspris og driftsomkostninger været på den pågældende vare/ydelse indtil nu? Og er anlægs-og driftsbudget adskilt?
• Hvad er omkostningsdriverne i indkøbet?
• Findes der tekniske standarder for produktet (f.eks. Energy Star, Energimærker etc.)?
• Hvor mange mulige leverandører findes der?
• Hvordan kan en kvalitativ tildelingsmodel struktureres?
• Hvordan vil de forskellige produkter evt. påvirke fremtidige arbejdsgange?

Det er også relevant at undersøge i foranalysen, om andre har gjort sig erfaringer om TCO inden for samme område. Der findes allerede en række værktøjer, der gør det nemmere at beregne TCO. Nedenfor finder du et link til forskellige TCO-værktøjer.

• Miljøstyrelsens TCO-værktøjer for belysning, kontor-IT, selvbetjeningsmaskiner, skylletoiletter samt professionelle køle-fryseskabe. Udover selve værktøjerne kan du også finde råd om relevante spørgsmål i foranalysen.

Udbudsdesign

Når du designer dit udbud, skal du tage stilling til, om TCO skal indarbejdes som økonomisk kriterium, som kvalitativt kriterium eller begge dele. Evalueringskriterierne skal tilrettelægges på baggrund af de omkostningsparametre, markedsdialogen og dialogen med brugerne har afdækket.

Efterfølgende kan du opstille den beregningsmetode og beregningsmodel, der skal udgøre grundlaget for evalueringskriteriet. Husk at sikre, at der er opstillet de mindstekrav, der sikrer et totaløkonomisk perspektiv. Du kan eksempelvis opstille en beregningsmetode- eller model for prisberegning af elforbrug med baggrund i mindstekravene fra Energistyrelsens indkøbsvejledning.

Udbudsmateriale

Udbudsmaterialet skal afspejle dit ønske om at kunne evaluere ud fra en TCO-betragtning. Du skal derfor lave krav og kriterier i udbudsmaterialet, der afspejler omkostningsdriverne og efterspørge de oplysninger, der er nødvendige for TCO vurdering.

Udbudsfasen

I selve udbudsfasen er det tilbudsgiverne, der arbejder med TCO-vinklen. De skal sikre, at de opfylder de mindstekrav, du har stillet, og de skal udfylde de felter i TCO-modellen, som skal indeholde oplysningerne om deres produkt eller service. Din rolle i udbudsfasen vil være at besvare de spørgsmål, der kommer fra tilbudsgiverne inden for den fastsatte frist.

Tilbudsevaluering med TCO

Totalomkostninger kan betragtes kvantitativt som en del af det økonomiske kriterium i tilbudsevalueringen. Men TCO kan også anvendes som et kvalitativt kriterium, hvor der gives point for, hvor godt et produkt eller service kan medvirke til at begrænse ordregivers udgifter på en omkostningspost. En kvalitativ betragtning vil for eksempel være meget relevant i situationer, hvor det ikke er produktet i sig selv, der direkte driver de totale omkostninger, men i højere grad den kontekst, som produktet anvendes i.

Nogle udbud er simple og meget kvantitative, mens andre er langt mere komplekse i forhold til TCO. Det kræver, at man kigger på helheden.

Det er muligt at evaluere et tilbud ud fra følgende to kriterier:

1. Laveste pris

TCO-opgørelse anvendes som et økonomisk kriterium i tilbudsevalueringen.

2. Økonomisk mest fordelagtige tilbud

TCO anvendes som en del af de kvalitative kriterier i tilbudsevalueringen. Der gives point efter, hvor godt produktet kan nedbringe ordregivers udgifter i brugsperioden.

Nedenstående opsætning viser laveste pris, hvor driftsøkonomien, rapportering, fakturering, omkostninger ud over selve vareindkøbet (eksempelvis kørsel til nærmeste tankstation), onlinesystem til flådestyring, samarbejde om compliance på aftalen, overtagelse samt overdragelse af kontrakt taget med i vurderingen via formler i totalopgørelsen. Disse formler kan du som indkøber vælge at indhente ved dialog-møder med potentielle leverandører.

Totalopgørelse:

Når tilbuddet skal afgives, kan leverandøren vedlægge en beskrivelse af opgaven samt en beregning ud fra opgjorte formler i udbudsmaterialet, hvor det er indkøber, der analyserer på, om oplyste tal er korrekte. Slutteligt vil indkøber få en samlet laveste pris, hvor alle omkostninger er inddraget.

Nedenstående model viser økonomisk mest fordelagtige pris vægtet efter procent, hvor den laveste indkøbspris reelt er dyrere målt pr. indkøbt enhed end omkostningerne målt pr. enhed ved brug af produktet. I eksemplet bør indkøbsprisen altså ikke vægte højere.

Ved brug af denne model vil beskrivelser fra leverandøren vægtes fra indkøbers side, og indkøber kan have formler vedlagt i udbuddet, som benyttes i tilbuddet. Her kan leverandøren aflevere en god prosamodel og få tildelt opgaven. Det er dog i den type indkøb tilrådeligt at sikre god kontraktopfølgning i form af dialog og samarbejde i kontraktperioden. Viser det sig, at den tildelte leverandør ikke lever op til forventningerne ud fra beskrivelserne, kan det medregnes ved nyt udbud inden en evt. forlængelse af kontrakten.

Ved brug af tildelingskriterier som eksemplet ovenfor, kan indkøber vedlægge formler til økonomiafdelingen for dokumenterede besparelser og dokumenteret valg af leverandør.

Ved et ”normalt” indkøb vil du typisk tage de umiddelbare omkostninger ved indkøbet med i betragtningen af, hvilket tilbud der udgør den bedste værdi til prisen. Ved et TCO-indkøb skal du tage højde for de forventede driftsomkostninger inden for en bestemt periode. De forventede driftsomkostninger vil derfor være en del af den samlede vurdering og have indflydelse på, hvilket tilbud der vælges.

Det kan naturligvis give tilbudsgiverne incitament til at undervurdere eller underrapportere driftsomkostningerne ved tilbudsafgivelsen. I modsætning til en ren købspris, der let kan kontrolleres ved fakturakontrol, er driftsomkostninger ofte udgifter til andre end den primære leverandør – i form af eksempelvis strøm, vand eller brændstof.

Du kan derfor i nogle tilfælde med fordel afsætte ressourcer til at udføre en løbende opfølgning i driftsperioden på driftsomkostninger i samarbejde med leverandøren. Tages der ikke hånd om dette, kan det ikke eftervises, at det, som leverandøren anførte ved tilbudstidspunktet, var korrekt.

Det skaber et udbudsretligt problem, da det potentielt kan have medført, at det vindende tilbud reelt ikke var det bedste, ligesom det må siges at være i strid med princippet om økonomisk forsvarlig forvaltning. Dette skyldes, at den offentlige organisation via sin manglende opfølgning risikerer at pådrage sig omkostninger, som kunne have været undgået.

Opdager du ved opfølgningen en ikke-uvæsentlig afvigelse i forhold til det, leverandøren oplyste i tilbuddet, bør det tages op med leverandøren. Hvis det konstateres at afvigelsen skyldes en mangel ved det leverede eller udførte, kan leverandøren sanktioneres efter enten kontraktens regler om misligholdelse/bod, eller alternativt de almindelige obligationsretlige regler ved mangler, herunder eksempelvis forholdsmæssigt afslag. Du kan som ordregivere altså tage kontrakt- og aftaleretlige værktøjer i brug for at sikre dig mod uberettigede udgifter, og derigennem agere i overensstemmelse med princippet om økonomisk forsvarlig forvaltning.

God kontraktopfølgning er et signal til markedet om, at de kan forvente, at der følges op på de oplysninger, de afgiver i deres tilbud. Dette kan gøre offentlige kontrakter mere interessante for de gode og professionelle leverandører, som rent faktisk leverer det, der loves i tilbuddet.

Den gode og professionelle leverandør bør samtidig være interesseret i at følge sine produkter/ydelsers performance, og en opfølgning i samarbejde mellem leverandøren og den offentlige organisation kan altså være en værdiskabende aktivitet for begge parter.

Det er vigtigt, at du som indkøber ikke kun forholder dig til varen/ydelsen, men også inkluderer de administrative opgaver, som er knyttet til brugen af produktet. Du kan se en række besparelseseksempler her, hvor forbrugt tid x løn kan udnyttes kvalitativt bedre og til andre aktiviteter:

Overtagelse af kontrakt

Har den nye leverandør en tidsplan for overtagelse samt en plan for, hvilke medarbejdere leverandøren fra egen side kan inddrage for en hurtigere og smidigere overtagelse? Kan leverandøren spare indkøber og brugere for omkostninger i tidsforbrug?

Rapportering

Hvilke rapporter stiller leverandøren til rådighed for at mindske tidsforbruget hos kundens controller?

Fakturering

Hvordan fakturerer leverandøren offentlige kunder i dag, og hvor mange fejl opleves i processen? Referencer kan bruges for mere valide informationer.

Compliance

Hvilke serviceressourcer stiller leverandøren til rådighed for opfølgning og compliance på kontrakt?

Overdragelse af kontrakt

Hvilke rapporter er tilgængelige for en mere smidig og hurtigere analyse til brug for nyt udbud?

Det giver som udgangspunkt økonomisk mening at medregne udgifter til et eventuelt leverandørskifte.

Rent udbudsretligt har skifteomkostninger været svære at afgøre. På den ene side er det åbenlyst, at der er tale om en reel, om end ikke altid fuldstændig overskuelig og kapitaliserbar udgift, mens det på den anden side også er åbenlyst, at det giver en konkurrencefordel til den eksisterende leverandør.

Praksis fra Klagenævnet for Udbud har således flere gange fastslået, at ordregiver ikke har pligt til at indregne skifteomkostninger ved udbud, særligt i situationer hvor en sådan medregning vil begrænse konkurrencen betragteligt.

Omvendt må det også kunne udledes, at det står ordregiveren frit for at indregne skifteomkostninger i forbindelse med tilbudsvurderinger, så længe det gøres på en saglig måde, som overholder de udbudsretlige principper.

For at sikre så effektiv og billig overdragelse af en opgave som muligt, kan ordregiveren med fordel indsætte kontraktbestemmelser om leverandørens forpligtelser ved afslutningen af et samarbejde, så der er klarhed over parternes forpligtelser over for hinanden. Det bør være nemmere for ordregiveren at tilvejebringe oplysninger til brug for skifte, hvis det allerede er fastsat i kontrakten med den nuværende leverandør på underskriftstidspunktet.

Læs mere om udbud på Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside.