Parløb i Partnerskabet – når vidensdeling er nøglen til grønnere indkøb

I Aalborg Kommune stod udbudskonsulent Britt Lotzfeldt over for at gennemføre et nyt udbud af professionelle hårde hvidevarer. Og da kommunens grønne ambitioner skulle balanceres med den rigtige pris og lang holdbarhed, ønskede man at tilbudsevaluere på de totale omkostninger forbundet med indkøb og drift. 
Heldigvis for konsulenterne i Aalborg var Odense Kommune allerede godt i gang med et lignende udbud, så Britt Lotzfeldt tog telefonen og ringede til Odense, hvor hun blev mødt med venlighed og samarbejdsvillighed. 

”Odenses projektleder var utrolig samarbejdsvillig og imødekommende. Vi fik både tilsendt en TCO-formel og havde telefonmøde med ham et par gange for at forstå, formlen og de udfordringer, han havde mødt i forbindelse med at bruge den.” 

Det blev startskuddet til et frugtbart samarbejde, hvor de to kommuner var i tæt dialog gennem hele processen.

Et skridt foran 

Da Britt Lotzfeldt ringede, havde Odense Kommune allerede udviklet totalomkostningsformler (TCO) på vaskemaskiner og tørretumblere, som de stillede til rådighed for aalborgenserne. 

”Deres udbud kørte faktisk parallelt med vores. Jeg tror, de havde tilbudsfrist 14 dage før os, eller sådan noget. Det var meget spændende, at vi kunne køre parløb og udveksle erfaringer ”, fortæller Britt Lotzfeldt. 

Både Odense og Aalborg Kommune er medlemmer af Partnerskab for Offentlige Grønne Indkøb (POGI), og det var netop muligheden for at samarbejde og erfaringsdele om grønne indkøb, der var blandt motiverne for, at Aalborg meldte sig ind i POGI. 

Markedsdialogen 

Markedsdialog om miljøkrav 

Odenses formelforæring kom med det samme aalborgenserne til gode. Med TCO- beregningerne på plads, satte Aalborg Kommune gang i en markedsdialog for at få overblik over, hvad markedet kunne levere, og hvilke erfaringer de forskellige leverandører havde gjort sig. Dialogen skulle kaste lys over, om virksomhederne kunne overholde de forudsætninger, der lå til grund for TCO-beregningerne. Under markedsdialogen stillede Odense spørgsmålet: Hvad kan leverandørernes produkter leve op til? 

”Det gjorde vi for at sikre, at vi ikke sætter så høje krav, at ingen eller kun nogle få tilbudsgivere kan være med. Det ønsker vi ikke, for vi vil gerne have konkurrence i udbuddet”, forklarer Britt Lotzfeldt. 

Det skulle blandt andet klarlægges, om leverandørerne kunne levere energi- og Svanemærkede produkter. Ved opstartsmødet viste det sig, at Svanemærket ikke har udviklet kriterier for professionelle hårde hvidevarer. Så frem for at stille krav om mærker, valgte Aalborg Kommune i stedet at lade TCO-beregningerne supplere med en række af de svanemærkekriterier, som gælder for hårde hvidevarer til husholdninger. 

Der var desuden en leverandør, der mente, at TCO-formlen ikke var fyldestgørende. Aalborg Kommune vendte problemet med Odense, der formidlede kontakt til en uvildig ekspert på området. Han forsikrede dem om, at formlen inkluderede alle relevante faktorer, hvilket skabte tryghed og mod på at fastholde formlen, som den var. 

Brugerdialog sikrer miljørigtig anvendelse 

Én ting er de miljøtiltag, der bygges ind i produkterne, men en anden væsentlig faktor er, hvordan produkterne anvendes i det daglige. Hvis brugerne eksempelvis kan bruge koldere vand og mere bæredygtige vaskeprogrammer, kan der være markante miljøbesparelser at hente. 

Som en del af den indledende interessentdialog gik Aalborg Kommune derfor også i dialog med brugerne for at afdække deres behov og ønsker med hensyn til service, kvalitet og levering. Brugerdialog kan således ikke alene bidrage til indkøb, der matcher brugernes behov, men kan samtidig bidrage til, at den mere langsigtede drift af produkterne gøres så miljørigtig som muligt. 

”Hvis man i dialogen med brugergruppen kan få en grøn dagsorden, er der vundet meget”, fortæller Steffen Lervad Thomsen, der er teamleder i Aalborg Kommunes Center for Grøn Omstilling.  

Kravspecificeringen - ansvarlige og grønne krav 

Udvalgte krav

Resultatet af udbuddet 

Aalborg Kommune giver stafetten videre 

Aalborg Kommune er, foruden at være medlem af POGI, også medlem af Procura+, et europæisk netværk for bæredygtige indkøb. Og som en del af det samarbejde rejste kommunens konsulenter til Belgien for at fortælle om deres erfaringer med at stille miljøkrav i udbud af hårde hvidevarer. 

“Ude i Europa er der også stor interesse for det”, fortæller Steffen Lervad Thomsen. 

Den europæiske interesse vidner om, at processen har været en udbudsmæssig solstrålehistorie. Men selvom der generelt er glæde og faglig stolthed at spore, erkender konsulenterne også, at det har været en stor opgave at løfte. 
Derfor står flere SKI-udbud, der inkluderer miljøkrav og flere bredt anerkendte TCO- værktøjer på Aalborg Kommunes ønskeliste, så andre kommuner i fremtiden kan komme lettere gennem udbudsprocessen. 

”Det ville være ideelt, hvis der var tilgængelige og bredt anerkendte TCO-formler, der dækkede alle de udbud, vi sidder med i kommunen. Det kunne være rigtig godt”, påpeger Steffen Lervad Thomsen.