Omstil din organisation til bæredygtig IT

Politik og roller

En grundforudsætning for at kunne omstille til bæredygtigt IT er, at der indføres en politik om ansvarligt ressourceforbrug, som udstikker retningslinjer for, hvordan din organisation vil reducere energiforbruget og dermed klimapåvirkningen fra blandt andet forbruget af data, software, hardware & cloud. Det kan betyde, at I skal gøre noget andet, end I plejer.

Det er en forandringsproces, hvor der skal nedbrydes barrierer, og processen skal derfor involvere hele organisationen. Både ledelsen, indkøbsafdelingen og regnskabsafdelingen skal inddrages og i tæt samarbejde med miljøafdelingen sikre, at der opstilles en god business case, som kan initiere forandringsprocessen. Den proces kan understøttes af workshops, spørgeskemaundersøgelser, etc. Områder af organisationen, der bliver berørt og skal aktiveres:

• Regnskabsafdelingen skal sikre de økonomiske rammer og argumenter over for ledelsen f.eks. i form af business cases, der viser de økonomiske og miljømæssige fordele ved bæredygtigt IT.
• Ledelsen skal vedtage en politik, og sikre at den efterleves.
• Miljøafdelingen skal drive forandringsprocessen, og sikre at beslutninger er miljøfagligt funderet.
• Indkøbsafdelingen skal omsætte politikken til konkrete miljøhensyn i indkøb og udbud.
•  Medarbejdere skal tage medansvar for ansvarligt forbrug. Du kan med fordel inddrage ildsjælene i organisationen som ambassadører for forandringen. Kortlægning af IT-behov
  Inden din organisation kan vælge de rette IT-løsninger, skal du vide hvilke behov organisationen har. Ellers risikerer I at udskifte en-til-en frem for at afdække nye løsninger
  og produkter. Måske har I ikke brug for en ny printer, der bruger store mængder papir, men skal i stedet give medarbejdere en notebook og et kursus i at bruge den eller indføre et nyt elektronisk journaliseringssystem. Derfor er det en god idé at starte med at kortlægge organisationens reelle IT-behov.

Kortlægning af IT-behov

Kortlægning af IT-behov Inden din organisation kan vælge de rette IT-løsninger, skal du vide hvilke behov organisationen har. Ellers risikerer I at udskifte en-til-en frem for at afdække nye løsninger og produkter. Måske har I ikke brug for en ny printer, der bruger store mængder papir, men skal i stedet give medarbejdere en notebook og et kursus i at bruge den eller indføre et nyt elektronisk journaliseringssystem. Derfor er det en god idé at starte med at kortlægge organisationens reelle IT-behov.

Fokus på kerneforretningen

For at den bæredygtige omstilling af organisationen eller en afdeling skal lykkedes, må der tages udgangspunkt i præcis de IT-produkter, som bærer kerneforretningen.
Pris og business case vil variere afhængig af organisationens mål. Måske er det hardware, som tæller mest, måske er det software-programmer med

Dialog med leverandører

Leverandørerne har ofte det bedste indblik i de nyeste og mest miljø- og klimavenlige løsninger og standarder.

Derfor er det altid en god idé at gå i dialog med leverandørerne. Dialogen kan fx handle om, at det er svært at stille krav om, at brugt IT-udstyr skal have et efterliv og at følge op på dette krav. Sammen med leverandørerne har I her mulighed for at gå forrest i at finde nye løsninger, der kan fungere i praksis.

Inspiration fra andre organisationer

Ligesom på mange andre områder inden for bæredygtighed findes der allerede viden og erfaringer i andre organisationer, som du kan trække på. Se efter de gode eksempler hos andre, der indkøber de samme produkter som jer.

Søg også inspiration i netværk som eksempelvis Forum for Bæredygtige indkøb, Responsible Business Alliance (RBA), IKAs Tænketanke for Bæredygtige indkøb for offentlige indkøbere og mange andre både globale og nationale organisationer. Og husk også at dele jeres erfaringer, så du er med til at sætte standarden.

Nye processer og modeller

De bedste løsninger findes ikke nødvendigvis i kendte processer. Undersøg derfor om der findes nye cirkulære indkøbsmodeller, nye aftaletyper eller nye finansieringsmodeller inden for andre brancher som f.eks. energi, belysning og transport, der også vil kunne fungere på IT-området.

Certificeringer og standarder

Hvilke certificeringer og standarder inden for bæredygtighed, der er relevante for din organisation, vil afhænge af produkttypen samt hvor produktionen og primærmarkedet for produktet er. Det vil sige, at et dansk udviklet software-produkt vil leve op til dansk lovgivning eller eventuelt europæiske regler, mens et amerikansk eller kinesisk hardware-produkt vil leve op til internationale standarder,som kan variere fra marked til marked.

Du skal under alle omstændigheder sikre dig, at de certificeringer og standarder I vælger at bruge som indkøbskriterier, bygger på tredjepartscertificering og anerkendt datagrundlag, så de er troværdige til at fremføre grønne løfter om produkter. I Forbrugerombudsmandens ”Vejledning om brug af miljømæssige og etiske påstande i markedsføringen” nævnes blandt andet, at når man bruger en certificering og mærkningsordning, skal denne være transparent, uafhængig tredjepartscertificeret og hvile på et anerkendt videnskabeligt grundlag.

Værktøjer til kortlægning

Der findes en række værktøjer til at kortlægge energiforbruget og beregne klimaaftrykket, og der kommer hele tiden nye til. Når du skal kortlægge klimaaftrykket ved forbrug af data, software, hardware & cloud, er det derfor vigtigt at sikre, at det værktøj du benytter er anerkendt og troværdigt. Her er det en god idé at vælge et værktøj, som anbefales af erhvervsorganisationer, og som benyttes af mange andre organisationer. På den måde er du også med til at skabe ensretning af datagrundlag og beregningsmetoder og dermed mulighed for, at man kan sammenligne klimaaftrykket på tværs af organisationer og IT-løsninger.

Benchmarking af energiforbruget

Hvis du gerne vil vide om din organisations energiforbrug til IT ligger højt eller lavt, kan du begynde med at kortlægge mindre dele af organisationen, eksempelvis IT-afdelingen. Derefter kan du undersøge om andre organisationer har sammenlignelige beregninger, som du kan bruge som benchmark for jeres data. Du kan f.eks. bruge Forum for Bæredygtige Indkøbs LinkedIn-gruppe ”Ambassadører for grønne indkøb” til af efterspørge data og business cases. Her er det særligt vigtigt, at du gør dig klart hvilke data og beregningsmetoder, du vil bruge, så du ikke kommer til at sammenligne æbler og pærer: Energieffektivitet? CO2? CO2-ækvivalent? Kilo kritiske metaller?

Inspiration til business cases:

Både Danmarks Tekniske Universitet (DTU) og Massachusetts Institute of Technology (MIT) udarbejder algoritmer og business cases på energiforbruget til IT, som kan bruges som inspiration. DTU ser på det komplette IT set-up i et nyt forskningsprojekt i samarbejde med DI og IT-Branchen, mens MIT fokuserer på Life Cycle Assessment (LCA) og Life Cycle Cost Analysis (LCCA), som er meget benyttede tilgange inden for cirkulær omstilling.

Mål og opfølgning

På baggrund af kortlægningen af energiforbruget og klimaaftrykket kan du opstille konkrete mål for indsatsen med at omstille organisationen til bæredygtig IT, som kan bruges til at følge fremdriften i arbejdet og vurdere om indsatsen har den ønskede effekt. Det kan f.eks. være mål for reduktion i energiforbruget og for anvendelse af brugt IT-udstyr.

Ledelsen skal gå forrest

Du får ledelsen med ved at dele business casen, som viser, at omstilling til bæredygtigt IT både kan svare sig økonomisk og gavne klima og miljø. Samtidig kan det bidrage til at sikre overensstemmelse med strategi og kerneforretning, dvs. mellem det I siger, I vil, og det I gør i praksis.

Forankring og inddragelse

Det er væsentligt, at de initiativer der igangsættes har en klar ejer, som tager ansvar for at initiativerne kommer i mål. Derudover er transparens, information og inddragelse af medarbejderne afgørende for at få resten af organisationen med. I kan overveje at give medarbejdere mulighed for at være med til at udvikle projekter, som de kan hente finansiering til. Det vil kunne bidrage til at skabe en kulturændring nedefra, hvor medarbejderne selv efterspørger bæredygtige løsninger.

Leverandører og samarbejdspartnere

Det er også en god idé at være transparente og informative i forhold til jeres leverandører og samarbejdspartnere, herunder kunder/borgere. Hvis I fortæller dem, hvad de kan få ud af, at I omstiller til bæredygtigt IT, vil det kunne motivere dem til at spille ind med idéer til bæredygtige løsninger og bidrage til at øge efterspørgslen.

Klare succeskriterier

Endelig er det en god idé at opstille klare kriterier for, hvornår et projekt er succesfuldt og skaber værdi for organisationen. Modellen vil ofte være baseret på løbende læring. Her kan værktøjer til projektledelse eller porteføljestyring eventuelt bruges.