Inventory management er en systematisk tilgang til indkøb, opbevaring og håndtering af aktiver. Inventory management kan sætte fokus på, hvad og hvornår der skal indkøbes, og om indkøbet er nødvendigt fremfor at gennemføre renoveringer eller reparationer. Inventory management kan give det nødvendige overblik, når man planlægger, budgetterer og gennemfører bæredygtige indkøb.
Hvad er inventory management?
Det offentlige indkøber hvert år varer og serviceydelser for 380 mia. kr. Der medgår et stort forbrug af energi og ressourcer til fremstilling af disse varer og serviceydelser. Fx udgjorde det offentlige indkøbs klimaaftryk ifølge regeringens strategi ’Grønne indkøb for en grøn fremtid’ 12 mio. ton drivhusgas i 2019. Dette store fodaftryk skal nedsættes gennem grønne indkøb og gennem bedre udnyttelse af eksisterende ressourcer.
Det betyder fx, at vi skal købe produkter med lang holdbarhed, som kan repareres og vedligeholdes, så de kan bruges igen og igen - og at vi skal have overblik over de ressourcer, vi råder over, og bringe dem i spil, inden vi køber nyt.
Miljøstyrelsens rapport ”Prisen for Cirkulære Indkøb” viser, at flere kommuner oplever, at brugte og ukurante møbler hober sig op på lagre og i mange tilfælde bliver udskiftet, før de er udtjente. Det skyldes ofte en omrokering mellem afdelinger eller flytning fra en bygning til en anden kombineret med et udbredt ønske om, at det offentliges kontormiljøer har et ensartet udtryk samt at der ikke er et samlet overblik over kommunens beholdning af møbler.
Dette manglende overblik over den eksisterende lagerbeholdning kan betyde, at der bliver købt nye produkter selv om det måske ikke var nødvendigt. Det gælder fx inventar som allerede ejes – og som med reparation eller opgradering, ville kunne erstatte behovet for at købe nye produkter.
På den baggrund nedsatte Forum for Bæredygtige Indkøb i foråret 2020 temagruppen Inventory Management. Direkte oversat handler det om lagerstyring, men gruppen har arbejdet ud fra tanken
’Du ved ikke, hvad du har brug for, før du ved, hvad du har’.
Denne pjece er en introduktion til disciplinen inventory management, hvor indkøb anskues i et mere helhedsorienteret perspektiv. Der er dels en teoretisk gennemgang og dels en række cases, som belyser hvordan inventory management kan omsættes til praksis.
Temagruppen kobler inventory management til bæredygtige indkøb ved at sætte fokus på rammerne for og styring af indkøb og kobler denne med lagerstyring og organisering. Vi håber, at denne pjece kan inspirere til at puste nyt liv i gammelt indkøb.
Tre centrale trin til anvendelse af inventory management i indkøbsprocessen:
1. Etablér datagrundlag
- Skab overblik over organisationens nuværende aktiver på det område, der skal foretages indkøb på.
- Brug overblikket som grundlag for at definere
| Hvilke aktiver skal vi vide noget om? | Hvilke informationer skal vi have om aktiverne? | Hvordan skal data struktureres? | Hvordan kan data bruges i indkøbsprocessen? |
2. Anvend data i indkøbsprocessen gennem værktøjer
- Sørg for at have en klar beslutnings- og indkøbsproces.
- Udvikl egne værktøjer, for eksempel evalueringskriterier eller en tjekliste for ting, der skal huskes i indkøbsprocessen.
Eksempler:
| Klar beslutningsproces | Klare evalueringskriterier | Tjekliste ved indkøb |
3. Leverandørdialog
- Brug inventory management til at stille bæredygtige krav til leverandørerne.
- Brug indsigterne fra inventory management til at sætte rammerne for at indtænke bæredygtige aspekter i udbuddet.
- Undersøg, hvad markedet kan levere, og hvilke krav man kan stille til leverandørerne
- Følg op på, om leverandøren overholder de krav, der er stillet.
