Belysning (indendørs)

POGI’s medlemmer skal senest udfase brugen af ikke-LED-lyskilder med udgangen af 2030. Fra 1. januar 2031, skal alle indkøbte lyskilder og belysningsarmaturer således være LED, og alle eksisterende belysningsanlæg der ikke ønskes udskiftet skal være retrofittet til at være kompatibelt med LED.

I perioden frem til 1. januar 2031 gælder følgende krav:

Ved installation af nye belysningssystemer, skal POGI’s medlemmer benytte LED-lyskilder fra de to bedste
energiklasser.

Ved renovering af bygninger med eksisterende belysningssystemer, der ikke er egnet til LED-lyskilder,
gælder følgende krav:

• Eksisterende belysningsanlæg retrofittes, således at de er kompatible med LED, såfremt det vurderes at dette ikke har negativ indvirkning på lyskvalitet og –styrke.
• Vurderes det, at retrofit af det eksisterende belysningsanlæg vil påvirke lyskvalitet og/eller –styrke negativt, eller det af andre miljømæssige hensyn vurderes at være uhensigtsmæssigt at udskifte belysningsanlægget, lægges en plan der sikrer udfasning af belysningsanlægget senest ved udgangen af 2030. Andre miljømæssige hensyn kan fx være et ønske om at forlænge levetiden på eksisterende anlæg længst muligt, i stedet for at anskaffe et nyt

POGI’s medlemmer skal enten;
benytte TCO-beregninger som økonomisk tildelingskriterium i stedet for den rene indkøbspris, så de forventede energiomkostninger i levetiden indgår i tilbudsevalueringen. I TCO-beregningen medtages omkostninger til eksterne miljøpåvirkninger ved CO2-emissioner knyttet til brugen af lyskilden, som beregnes ud fra energiforbruget, CO2-emissionsfaktoren og en CO2-pris som fastsættes af den udbydende organisation, men anbefales at være mindst 1500 kr./ton. CO2-emissionsfaktoren baseres på nøgletal fra Energistyrelsen.

Læs mere om Energistyrelsens nøgletal.

Eller;
Stille krav til lyskildens og armaturets levetid samt energieffektivitet. Levetiden for LED- og OLED-lyskilder skal angives som L80B50-levetiden. L-levetiden angiver den aftagne lysstrøm og B andelen af en given bestand af lyskilder, L80B50 er således defineret som det antal brændtimer, der går, fra lyskilden tages i brug og indtil det tidspunkt, hvor lysstrømmen for 50 % af en bestand af lyskilder gradvist er faldet til en værdi på under 80 % af den oprindelige lysstrøm. Energieffektivitet angives som lumen/w. Der skal sættes mindstekrav til lumen/w (fastsættes af hvert enkelt POGI-medlem, evt. i forbindelse med markedsdialog), derudover kan lumen/w indgå som konkurrenceparameter.

Miljøstyrelsen har udarbejdet et TCO-værktøj til belysning, og EU har udarbejdet et LifeCycle Cost-værktøj (LCC).

Find Miljøstyrelsens TCO-værktøj

Find EU's LCC-værktøj

Frem til udgangen af 2030 (jf. kravet om overgang til LED), skal andre typer lyskilder end LED leve op til de i tabel 1 angivne minimumskrav.

Tabel 1: Minimumskrav til brændtimer for andre lampetyper end LED. Kilde: EU’s udvidede grønne indkøbskriterier (2012, opdateres ikke længere).

Halogenglødelamper, lav-volt	Brændtimer for lyskilde (timer)
Kompaktlysstoflamper, globeformet, pæreformet, reflektorudgave, kroneudgave	2.500
Andre kompaktlysstofrør med særskilt forkoblingsenhed	10.000
Andre kompaktlysstoflamper med indbygget forkoblingsenhed	10.000
Andre kompaktlysstoflamper med indbygget forkoblingsenhed	10.000
Cirkelrør	7.500
T8-lysstofrør med elektromagnetiske forkoblinger (kun eksisterende installationer)	20.000
Andre lysstofrør	24.000
Ikke-retningsbestemte HID-lamper (primær brændestilling)	12.000
Retningsbestemte HID-lamper (primær brændestilling)	9.000

 

Det anbefales at stille krav til forlænget garanti af udstyr og systemer. Den forlængede garanti kan være 5 eller 7 år. Det bør i forbindelse med hvert konkrete udbud drøftes med markedet, om krav til forlænget garanti er meningsfuldt, og ligeså hvad garantien skal kunne dække.

Der kan endvidere tildeles point for garanti ud over minimumsgarantiperioden. Pointene kan tildeles afhængigt af den periode, hvormed garantien overstiger minimumskravene (højst X point), som følger:
Mindst +1 år: 0,2X point
Mindst +2 år: 0,4X point
Mindst +3 år: 0,6X point
Mindst +4 år: 0,8X point
Mindst +5 år eller derover: X point.

Garantien bør som minimum dække omkostninger til reparation eller udskiftning af defekte LED-moduler inden for en rimelig tidsramme (som defineres af udbyder). Reservedele bør være de samme som oprindelige dele, men hvis dette ikke er muligt, kan der anvendes tilsvarende reservedele med samme eller bedre egenskaber. Hvis det er nødvendigt at demontere armaturet for at reparere det, bør garantien dække omkostninger til nedtagning, genopsætning og evt. erstatningsarmatur i en periode, hvis der er tale om flere armaturer i sammenhæng eller kritiske steder.

Garantien skal ikke omfatte følgende:

• Fejldrift som følge af hærværk, ulykker eller ekstreme vejrforhold
• Lyskilder eller armaturer, som har været anvendt i længere tid under unormale forhold (f.eks. med den forkerte netspænding), for så vidt dette kan bevises af leverandøren.

Genanvendelsesgraden af lyskilderne efter endt brug skal oplyses af tilbudsgiver og indgå som mindstekrav. Det afgøres af ordregiver, for eksempel i forbindelse med markedsdialog, hvad genanvendelsesgraden som minimum skal være. Der kan eventuelt tilføjes et konkurrenceparameter, således at det vægtes positivt i forbindelse med udbud og tilbudsindhentning, jo højere over minimum en lyskildes genanvendelsesgrad er. For eksempel kan følgende pointmodel benyttes, hvis mindstekravet eksempelvis er en genanvendelsesprocent på 50%:

Mindst 60%: 0,2X point
Mindst 70%: 0,4X point
Mindst 80%: 0,6X point
Mindst 90%: 0,8X point
100%: X point.

Genanvendelsesgraden er den andel af materialerne, i procent af vægten, som efter korrekt behandling i overensstemmelse med WEEE-direktivet (2012/19/EU, artikel 8, stk. 2) kan indgå i en genanvendelsesproces, hvor affaldsmaterialer omforarbejdes til produkter, materialer eller stoffer, som ikke er affald. Definitionen og regler for beregningen af den følger WEEE-direktivet og EU-Kommissionens regler for beregning, kontrol og rapportering af data. Dokumentation for genanvendelsesgraden kan inkluderes som et kontraktkrav.

Læs EU-Kommissionens regler for beregning, kontrol og rapportering af data

Det anbefales at afgøre i forbindelse med markedsdialog, om der skal sættes mindstekrav til andelen af genanvendte materialer i armaturer, og om det yderligere skal vægtes positivt jo højere andelen af genanvendte materialer er.

I forbindelse med markedsdialog, skal POGI’s medlemmer drøfte følgende punkter med henblik på at afgøre om og hvilke mindste- og kontraktskrav til emballage, der skal medtages i udbud;

• Mulighed for tilbagetagningsordning, særligt af tertiær emballage (også kaldet transportemballage).
• Realistiske mindstekrav til andel af genanvendt materiale i tertiær, sekundær og primær emballage.
• Mulighed for at sikre, at forskellige typer materialer (fx pap og plast) skal kunne skilles fra hinanden med lethed. Det kan i den forbindelse også overvejes, om der bør stilles krav til tydelig mærkning af materialetyper, For eksempel med udgangspunkt i Dansk Affaldsforenings piktogrammer eller genbrugskoder (se links nedenfor).
• Mulighed for at større ordrer leveres i multipak, med henblik på at spare den nødvendige mængde emballage.
• Mulighed for certificeret bæredygtig emballage, undersøg for eksempel om det er muligt at få Svane-, EU-Blomst-, FSC- eller PEFC-mærket emballage.
• Andre krav der højner genanvendeligheden af diverse materialer. Se for eksempel Forum for Bæredygtige Indkøbs vejledning i bæredygtigt indkøb af plastemballage og plastengangsprodukter for inspiration til at sikre høj genanvendelighed af plast, særligt plastindustriens designmanual under vejledningens bilag 2.

Læs om Dansk Affaldsforenings piktogrammer

Læs om genbrugskoder for plast og kompositmaterialer

POGI’s medlemmer anbefales derudover at være i løbende dialog med leverandører af belysningsprodukter om måder hvorpå miljøbelastning knyttet til produkt- og transportemballage nedsættes. Derudover bør POGI’s medlemmer overveje hvorledes de kan understøtte at der spares på emballage, fx ved at bestille lyskilder i antal svarende til mængden i en standard pakning. Derved kan en leverandør udlevere i den emballage varerne er leveret i fra producenten, i stedet for at skulle pakke om i eventuel ny emballage.

Tilbudsgiver/leverandør skal dokumentere registrering hos DPA-system (Dansk Producentansvarssystem) og oplyse om de anvender en kollektiv ordning (og i givet fald hvilken), eller varetager producentansvaret individuelt.

Leverandøren skal træffe passende miljøforanstaltninger til at reducere affaldsmængden der produceres i forbindelse med installation af et nyt eller renoveret belysningssystem. Alle brugte lyskilder, armaturer, forkoblinger og styringer skal sorteres fra og håndteres i overensstemmelse med WEEE-direktivet. Der skal enten stilles krav om tilbagetagningsordning, eller gives point hvis det tilbydes.  Bemærk i øvrigt, at kondensatorer i ældre armaturer kan indeholde PCB, og skal derfor afskaffes som miljøfarligt affald.

Læs Miljøstyrelsens vejledning om håndtering af pcb-holdige kondensatorer i lysarmaturer 

Alle lyskilder skal overholde alle Energistyrelsens til enhver tid gældende indkøbsanbefalinger for lyskilder.

Læs Energistyrelsens indkøbsanbefalinger

I tiden frem til udgangen af 2030, hvorefter der udelukkende bruges LED-lyskilder, skal de i tabel 2 angivne grænser for kviksølvindhold stilles til den angivne typer lyskilder. Derudover anbefales det at bruge indhold af kviksølv i de tilbudte produkter som tildelingskriterie ved indkøb af større mængder lyskilder. 
 

Tabel 2: Det maksimale tilladte indhold af kviksølv i forhold til lampetype. Kilde: EU’s udvidede grønne indkøbskriterier (2012, opdateres ikke længere).

Lampetype	Kviksølvindhold (mg/lampe)
Kompaktlysstofrør ekskl. forkobling op til 20.000 timer	2,5
Kompaktlysstofrør ekskl. forkobling over 20.000 timer	3,5
T5-lysstofrør med en levetid op til 24.000 timer	2
T5-lysstofrør med en levetid over 24.000 timer	3,5
T8-lysstofrør med en effekt på under 70W og en levetid på op til 20.000 timer	2,5
T8-lysstofrør med en levetid på over 20.000 timer	5

Med henblik på at sikre god farvegengivelse anbefales det at stille krav om lyskilders Ra-værdier i overensstemmelse med DS/EN 12464-1:2021.

Læs om standarden DS/EN 12464-1:2021

Alle belysningsanlæg og -armaturer skal overholde den til enhver tid gældende version af Energistyrelsens indkøbsanbefalinger for belysningsanlæg.

Læs Energistyrelsens indkøbsanbefalinger

Lyskilder og separate styreanordninger (forkoblinger, transformere og drivere) skal kunne udskiftes ved hjælp af almindeligt værktøj, og uden permanent beskadigelse af produktet. Produkter, hvor der i den tekniske dokumentation gives en teknisk begrundelse vedrørende det omgivende produkts funktionalitet, der forklarer, hvorfor udskiftning af lyskilder og separate styreanordninger ikke er hensigtsmæssig, er undtaget dette krav.

Styreanordninger skal overholde kravene til energieffektivitet og standby- og nullast-energiforbrug i den til enhver tid gældende version af Energistyrelsens indkøbsanbefalinger.

Læs Energistyrelsens indkøbsanbefalinger

Arbejdslamper til skrivebordsbelysning skal overholde kriterierne i den til enhver tid gældende version af Energistyrelsens indkøbsanbefalinger.

Læs Energistyrelsens indkøbsanbefalinger

Leverandøren skal sikre, at det er praktisk muligt for en fagmand at få adgang til komponenter (f.eks. lyskilde, LED-modul, driver), når armaturet er taget i brug. Komponenterne skal kunne identificeres, tilgås og flyttes uden at beskadige komponenten eller armaturet. Udskiftning af komponenter skal kunne ske på stedet (dvs. i armaturets monteringshøjde) uden værktøj (dvs. "plug and play") eller med almindeligt tilgængeligt værktøj. Væsentlige reservedele for større belysningsanlæg skal være tilgængelige i mindst 7 år efter indkøb. Hvis der indgås aftale om garantiperiode på mere end 7 år, skal de væsentlige reservedele være tilgængelige i hele garantiperioden. Det kan f.eks. i forbindelse med markedsdialog blive besluttet, hvilke dele af belysningsanlægget der anses for at være væsentlige, og dermed omfattet af tilængelighedskravet. Det skal være muligt at få repareret belysningsanlægget i samme periode gennem serviceaftaler eller lignende.

For de produkter, hvor der i den tekniske dokumentation gives en teknisk begrundelse vedrørende det omgivende produkts funktionalitet, der forklarer, hvorfor udskiftning af lyskilder og separate styreanordninger ikke er hensigtsmæssig, skal leverandøren inden for garantiperioden levere et ombytningsarmatur til montering, og tage det ikke-fungerende armatur tilbage for enten reparation eller forsvarlig bortskaffelse.

Leverandøren skal sikre, at nye eller renoverede belysningssystemer og styringer fungerer korrekt og ikke forbruger mere energi end krævet, herunder:

• Hvis dagslysstyring er inkluderet, skal styringen kalibreres, så den justerer belysningsanlæggets lysstyrke ift. dagslysindfaldet og eventuelt slukker lyset.
• Hvis tidsafbrydere er inkluderet, skal afbryderen sættes til en slukketid, der opfylder belysningsbehovet med mindst muligt elforbrug, under hensyntagen til brugernes komfort.
• Hvis styringerne efter idriftsættelse af systemet ikke opfylder ovenstående kriterier, skal leverandøren justere og/eller re-kalibrere styringerne, så de opfylder kriterierne.

Leverandøren skal levere følgende ifm. installation af nye eller renoverede belysningssystemer:

• Monterings- og demonteringsvejledning til armaturer
• Hvis det er muligt at udskifte lyskilden, leveres vejledning i udskiftning af lyskilder og i, hvilke lyskilder der kan bruges i armaturerne, uden at det går ud over den angivne energieffektivitet og de lystekniske egenskaber.
• Vejledning i, hvordan man betjener og vedligeholder belysningsstyring
• Vejledning i, hvordan man re-kalibrerer og justerer dagslysstyring, hvis det findes på anlægget
• Vejledning i, hvordan man sætter slukketiden på tidsafbrydere, hvis det findes på anlægget, og råd om, hvordan man i den forbindelse bedst opfylder belysningsbehovet med mindst muligt elforbrug

1. Indledning

Ved opfyldelsen af Kontrakten forpligter Leverandøren sig til at vise samfundsansvar. Leverandøren viser samfundsansvar og skaber værdi for både virksomhed og samfund ved i dialog med sin interessenter at håndtere sociale, miljømæssige og etiske udfordringer i overensstemmelse med internationalt anerkendte retningslinjer og principper for ansvarlig virksomhedsadfærd. 

2. Internationalt anerkendte principper

Leverandøren anses ved opfyldelsen af Kontrakten at vise samfundsansvar ved at overholde de nedenfor i punkt 3-5 nævnte krav. Kravene baserer sig på de internationalt anerkendte retningslinjer og principper for ansvarlig virksomhedsadfærd, der er nævnt i punkt 2.1-2.3 og de konventioner, som ligger til grund for principperne. 

2.1 FN’s Vejledende Principper for Menneskerettigheder og Erhvervsliv 

FN’s Vejledende Principper for Menneskerettigheder og Erhvervsliv) blev vedtaget af FN’s Menneskerettighedsråd i juni 2011. FN’s Vejledende Principper udstikker vejledende principper for, hvordan stater og virksomheder skal agere for at sikre, at der ikke sker menneskerettighedskrænkelser i forbindelse med virksomheders aktiviteter.  

Principperne kan hentes på OHCHR’s hjemmeside

2.2 OECD Retningslinjer for Multinationale Virksomheder

OECD’s Retningslinjer for Multinationale Virksomheder er en internationalt anerkendt referenceramme for virksomheders globale ansvarlighed, der indarbejder en lang rækker internationale standarder og principper, herunder FNs Vejledende Principper for Menneskerettigheder og Erhvervsliv (jf. punkt 2.1) og ILOs trepartserklæring om principper for multinationale virksomheder og socialpolitik. 

Retningslinjerne fastlægger, hvad der forventes af virksomheder globalt og nationalt uanset, hvor de opererer, hvad angår at sikre respekt for menneske- og arbejdstagerrettigheder, internationale miljøstandarder og retningslinjer for antikorruption mv. 

OECD’s Retningslinjer er ikke begrænset til kun at omfatte multinationale virksomheder, men alle virksomheder uanset størrelse.

Retningslinjerne kan hentes på OECD’s hjemmeside

2.3 OECDs due diligence vejledning for ansvarlige forsyningskæder for mineraler fra konfliktramte områder og højrisikoområder 

OECD’s due-diligence vejledning for ansvarlige forsyningskæder for mineraler fra konfliktramte områder og højrisikoområder giver detaljerede anbefalinger og hjælp til virksomheder med henblik på at respektere menneskerettighederne og undgå at bidrage til konflikt gennem deres aktiviteter.  

Vejledningen kan hentes på OECD’s hjemmeside

2.4 Mæglings- og Klageinstitutionen for Ansvarlig Virksomhedsadfærd

Mæglings- og Klageinstitutionen for Ansvarlig Virksomhedsadfærd (NCP Danmark) har til opgave at behandle sager om overtrædelser af 'OECD’s Retningslinjer for Multinationale Virksomheder' (jf. punkt 2.2) og udbrede kendskabet til Retningslinjerne. Institutionen er også OECD’s kontaktpunkt i Danmark. Institutionens virksomhed er reguleret i lov om mæglings- og klageinstitutionen for ansvarlig virksomhedsadfærd. (lov nr. 546 af 18/06/2012)

NCP Danmark kan på baggrund af en klage eller af egen drift behandle sager vedrørende mulige overtrædelser af 'OECD’s Retningslinjer for Multinationale Virksomheder', der enten er begået i Danmark eller vedrører en dansk virksomhed (gælder både offentlige og private virksomheder), statslige eller regionale myndigheder.

Læs mere på NCP Danmarks hjemmeside

3. Materielle krav til leverandøren

3.1 Menneskerettigheder

Leverandøren forpligter sig til ved opfyldelsen af Kontrakten at sikre overholdelsen af grundlæggende menneskerettigheder som fastlagt i FNs Vejledende Principper for Menneskerettigheder og Erhvervsliv.

Leverandøren indestår for, at Leverandøren ved opfyldelsen af Kontrakten til enhver tid overholder gældende lovgivning om forbud mod forskelsbehandling på grund af hudfarve, religion eller tro, politisk anskuelse, seksuel orientering, alder, handicap og national, social eller etnisk oprindelse, hvilket blandt andet indebærer:

• At det leverede og dele heraf er produceret under forhold, hvor det generelle princip om eliminering af diskrimination er respekteret, således som dette princip bl.a. har fundet udtryk i ILO-konvention nr. 111 om diskrimination. 
• At det leverede og dele heraf er produceret under forhold, hvor det generelle princip om retten til ligeløn er respekteret, således som dette princip bl.a. har fundet udtryk i ILO-konvention nr. 100. 

Leverandøren forpligter sig til ved opfyldelsen af Rammeaftalen at sikre overholdelsen af grundlæggende menneskerettigheder som fastlagt i 'UN Guiding Principles on Business and Human Rights'.

3.2 Arbejdstagerrettigheder

Leverandøren forpligter sig til ved opfyldelsen af Kontrakten at sikre overholdelsen af de grundlæggende arbejdstagerrettigheder som fastlagt i OECD Retningslinjer for Multinationale Virksomheder og FNs Vejledende Principper for Menneskerettigheder og Erhvervsliv og ILOs trepartserklæring om principper for multinationale virksomheder og socialpolitik, hvilket blandt andet indebærer: 

• At de leverede Produkter og dele heraf ikke er produceret i strid med det generelle forbud imod tvangsarbejde, således som dette blandt andet har fundet udtryk i ILO-konvention nr. 29 og 105.
• At de leverede Produkter og dele heraf ikke er produceret i strid med det generelle forbud imod anvendelse af børnearbejde, således som dette blandt andet har fundet udtryk i ILO-konvention nr. 138 og 182.
• At de leverede Produkter er produceret under forhold, hvor de generelle principper om retten til organisationsfrihed og retten til kollektive forhandlinger er sikret, således som dette princip blandt andet har fundet udtryk i ILO-konvention nr. 87, 98 og 135.
•  At de leverede Produkter og dele heraf er produceret under forhold, hvor det generelle princip om retten til rimelig aflønning er overholdt, således som dette princip blandt andet har fundet udtryk i ILO-konvention nr. 26 og 131 og FN's Menneskerettighedserklærings artikel 23, stk. 3.
• At de leverede Produkter og dele heraf er produceret under forhold, hvor det generelle princip om retten til rimelige arbejdstider er overholdt, således som dette princip blandt andet har fundet udtryk i ILO-konvention nr. 1 og 30 samt FN's Menneskerettighedserklærings artikel 24.
• At de leverede Produkter og dele heraf er produceret under forhold, hvor det generelle princip om retten til et sikkert og sundt arbejdsmiljø er overholdt, således som dette princip blandt andet har fundet udtryk i ILO-konvention nr. 155.

3.3 Arbejdsklausul

Leverandøren skal ved udførelse af tjenesteydelser, herunder i form af eventuelle tilknyttede serviceydelser, sikre, at ansatte hos Leverandøren og eventuelle underleverandører, som medvirker til at opfylde Kontrakten, er sikret løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid og andre arbejdsvilkår, som ikke er mindre gunstige end dem, der gælder for arbejde af samme art i henhold til en kollektiv overenskomst indgået af de inden for det pågældende faglige område mest repræsentative arbejdsmarkedsparter i Danmark, og som gælder på hele det danske område. Ved ”medvirker til at opfylde Kontrakten” forstås arbejde udført i Danmark med henblik på Kontraktens opfyldelse.

Leverandøren og eventuelle underleverandører skal sikre, at de ansatte får oplysninger om de vilkår, der følger af arbejdsklausulen.

3.4 Miljø

Leverandøren forpligter sig ved opfyldelsen af Kontrakten til at medvirke til at værne om natur og miljø, så samfundsudviklingen kan ske på et bæredygtigt grundlag i respekt for menneskets livsvilkår og for bevarelsen af dyre- og plantelivet. Der sigtes hermed særligt til, at Leverandøren ved produktion og levering af de af Rammeaftalen omfattede Produkter/Ydelser på god vis søger:

• At forebygge og bekæmpe forurening af luft, vand, jord og undergrund samt vibrations- og støjulemper.
• At anvende hygiejnisk begrundede processer af betydning for miljøet og for mennesker.
• At begrænse anvendelse og spild af råstoffer og andre ressourcer, at fremme anvendelsen af renere teknologi.
• At fremme genanvendelse og begrænse problemer i forbindelse med affaldsbortskaffelse. Der lægges herved vægt på, hvad der er opnåeligt ved anvendelse af den bedste tilgængelige teknik, herunder mindre forurenende råvarer, processer og anlæg og de bedst muligt forureningsbekæmpende foranstaltninger.

Leverandøren forpligter sig således til ved opfyldelsen af Kontrakten at medvirke til at værne natur og miljø, som fastlagt i 'OECD Guidelines for Multinational Enterprises'.

3.5 Antikorruption

Leverandøren forpligter sig ved opfyldelsen af Kontrakten til at afholde sig fra at bestikke eller på anden måde uretmæssigt påvirke offentlige embedsmænd, domstole og/eller private parter.

Leverandøren forpligter sig således ved opfyldelsen af Kontrakten til at afholde sig fra alle former for korruption. 

Ved korruption forstås aktiv bestikkelse som defineret i artikel 3 i Konventionen om bekæmpelse af bestikkelse, som involverer tjenestemænd ved De Europæiske Fællesskaber eller i Den Europæiske Unions medlemsstater, og artikel 2, stk. 1 i Rådets rammeafgørelse 2003/568/RIA af 22. juli 2003 om bekæmpelse af bestikkelse i den private sektor (EU-Tidende 2003, nr. L 192, side 54) og bestikkelse som defineret i den nationale ret i Leverandørens medlemsstat eller hjemland eller i det land, hvor Leverandøren er etableret.

4. Krav om risikobaseret due diligence

4.1 Indledning

Kravene om risikobaseret due diligence baserer sig navnlig på FNs Vejledende Principper for Menneskerettigheder og Erhvervsliv og OECDs retningslinjer for Multinationale Virksomheder  

Risikobaseret due diligence indebærer, at virksomheden aktivt og systematisk undersøger risikoen for overtrædelser af de internationalt anerkendte retningslinjer i forbindelse med virksomhedens forretningsaktiviteter, både hos virksomheden selv og hos andre virksomheder, som den har indflydelse på, fx leverandører. Endvidere omfatter begrebet due diligence, at virksomheden træffer foranstaltninger til at forebygge risikoen for sådanne overtrædelser. 

Virksomhederne skal ifølge retningslinjerne konkret identificere, forebygge, afbøde og redegøre for aktuelle og potentielle overtrædelser og negative påvirkninger på mennesker, miljø og samfund. 

Retningslinjerne omfatter både overtrædelser, som virksomheden forårsager eller medvirker til, eller som er direkte forbundet med virksomhedens operationelle aktiviteter, Produkter eller serviceydelser

4.2 Generelt

Leverandøren forpligter sig ved opfyldelse af Kontrakten til at udvise risikobaseret due diligence i relation til kravene i punkt 3. Leverandøren skal således undersøge risikoen for overtrædelse af kravene i punkt 3 i forbindelse med Leverandørens forretningsaktiviteter, både hos Leverandøren selv og hos andre virksomheder, som den har indflydelse på, f.eks. underleverandører, og træffe foranstaltninger til at forebygge risikoen for sådanne overtrædelser ved opfyldelse af Kontrakten.

Ansvaret for at respektere menneskerettighederne gælder for alle virksomheder uanset deres størrelse, sektor, operationel kontekst, ejerskab og struktur. Imidlertid kan virksomhederne have varierende mulighed for at arbejde med menneskerettighederne som følge af ovenfornævnte faktorer.  

Leverandørens indsats skal derfor være proportional med blandt andet faktorer som virksomhedens størrelse. Små og mellemstore virksomheder kan have mindre kapacitet såvel som flere uformelle processer og ledelsesstrukturer end større virksomheder. Men nogle små og mellemstore virksomheder vil kunne forårsage stor indvirkning på menneskerettighederne, der vil kunne kræve dertil svarende forholdsregler. Alvoren af en negativ indvirkning skal bedømmes ud fra dens omfang, rækkevidde og ubodelige karakter. 

Leverandører, der er større virksomheder, anses under alle omstændigheder for at udvise nødvendig omhu, hvis Leverandøren sikrer følgende fire grundlæggende tiltag i relation til de af Kontrakten omfattede produkter eller dele heraf:

1. Politik, der overordnet beskriver Leverandørens holdning til ansvarlig leverandørstyring.
2. Risikovurdering, der omfatter løbende vurdering af aktuelle og potentielle indvirkninger relateret til Leverandørens aktiviteter og relationer til det under Kontrakten leverede.
3. Implementering af politik for ansvarlig leverandørstyring, der bl.a. med udgangspunkt i risikovurderingen omfatter monitorering af udvalgte underleverandørers aktiviteter og løbende forbedringer. Leverandøren bør skride til øjeblikkelig handling, hvis der konstateres grove krænkelser af grundlæggende rettigheder og internationale miljøstandarder.
4. Rapportering om indsatsen og dens resultater.

Leverandøren kan udvise nødvendig omhu på anden vis, som er tilpasset Leverandørens indsats set ud fra en pragmatisk tilgang og under hensyntagen til de konkrete forhold og Leverandørens ressourcer.

4.3 Mineraler og metaller fra konfliktramte og højrisikoområder

Leverandørens indsats skal derfor være proportional med blandt andet faktorer som virksomhedens størrelse. Små og mellemstore virksomheder kan have mindre kapacitet såvel som flere uformelle processer og ledelsesstrukturer end større virksomheder. Men nogle små og mellemstore virksomheder vil kunne forårsage stor indvirkning på menneskerettighederne, der vil kunne kræve dertil svarende forholdsregler. Alvoren af en negativ indvirkning skal bedømmes ud fra dens omfang, rækkevidde og ubodelige karakter. 

Leverandøren forpligter sig ved opfyldelsen af Kontrakten til i sine forretningsmæssige systemer at integrere OECDs due diligence-retningslinjer for ansvarlige forsyningskæder for mineraler fra konfliktramte områder og højrisikoområde i form af den i guiden nævnte "Five-Step Framework for Risk-Based Due Diligence in the Mineral Supply Chain", jf. annex I til guiden. 

Disse forpligtelser medfører, at Leverandøren for de af Kontrakten omfattede Produkter eller dele heraf i overensstemmelse med OECDs due diligence-retningslinjer for ansvarlige forsyningskæder for mineraler fra konfliktramte områder og højrisikoområde skal: 

1. Etablere stærke forretningsmæssige systemer, som understøtter retningslinjerne,
2. Identificere og håndtere risici i leverandørkæden,
3. Udarbejde og implementere en strategi som svar på identificerede risici,
4. Understøtte uafhængige tredjeparts audits i leverandørkæden, og
5. Foretage offentlig rapportering om Leverandørens due diligence
6. Dokumentation

Ud over dokumentation for opfyldelse af de i Kontraktens fastlagte specifikke krav til Produktets egenskaber vil [jeres organisation] som hovedregel ikke anmode om nærmere dokumentation for, at Leverandøren ved opfyldelsen af Rammeaftalen lever op til kravene i dette bilag.

5. Dokumentation

5.1 Dokumentation – særligt om arbejdsklausuler

[Jeres organisation] kan til enhver tid udbede sig relevant dokumentation for, at løn- og arbejdsvilkår for arbejdstagerne lever op til den forpligtelse, som arbejdsklausulen i punkt 3.3. fastsætter.

[Jeres organisation] kan kræve, at Leverandøren – efter skriftligt påkrav herom – inden for 10 arbejdsdage fremskaffer relevant dokumentation såsom løn- og timesedler, lønregnskab og ansættelseskontrakter fra såvel egne som eventuelle underleverandørers arbejdstagere.

[Jeres organisation] kan til brug for sin vurdering af, om Leverandøren eller underleverandører har overholdt klausulen søge rådgivning hos relevante arbejdsgiver- og/eller arbejdstagerorganisationer.

5.2 Dokumentation – i øvrigt

Leverandøren skal til hver en tid, og senest 30 Dage efter [jeres organisation]’s skriftlige anmodning herom, opfylde dokumentationskravene jf. punkt 5.2.1-5.2.3.

5.2.1 Erklæring fra Leverandørens ledelse

Heri erklæres det, at Leverandøren ved opfyldelse af Kontrakten løbende sikrer overholdelsen af ovennævnte krav til menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder, miljø, antikorruption og due diligence.

5.2.2 Beskrivelse af praktiske tiltag

Heri beskrives de tiltag, som Leverandøren har gennemført med henblik på at sikre overholdelsen af de nævnte krav. Denne beskrivelse kan omfatte en beskrivelse af påtagne forpligtelser, implementerede systemer og andre iværksatte tiltag.

5.2.3 Beskrivelse af resultatmålinger

Heri beskrives, hvorledes resultatet af iværksatte tiltag måles. Dette kan ske ved brug af standarder så som Global Reporting Initiative's standarder for rapportering eller de standarder, der er fastlagt i EU’s Non-Financial Reporting Directive (NFRD), som forventeligt snart bliver erstattet af Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD).  

[Jeres organisation] accepterer naturligvis også andre bevistyper, der opfylder de i nærværende punkt 5 fastlagte dokumentationskrav.

6. Leverandørens ansvar

Som anført ovenfor er Leverandøren efter Kontrakten alene forpligtet til at sikre overholdelsen af de i punkt 3, 4 og 5 nævnte krav "ved opfyldelsen af Kontrakten". Leverandørens ansvar angår således alene det under Kontrakten leverede.

Ved vurderingen af, hvorvidt en Leverandør kan holdes ansvarlig for en opfyldelse af Kontrakten, som strider mod de nævnte krav, lægges der bl.a. vægt på, om Leverandøren har udvist ”due diligence” i forhold til, hvad der med rimelighed kan forventes af Leverandøren ud fra den kontekst, Leverandøren opererer i. Due diligence afhænger af den pågældende Leverandørs størrelse, forretningsmæssige sammenhæng og kompleksitet, overtrædelsens alvor, om årsagen til overtrædelsen er uden for evt. kontrol og indflydelse, om der består en afhængighed af de pågældende varer eller tjenesteydelser og endelig perspektivet i forhold til den pågældende overtrædelse ved afbrydelse af et samarbejde eller indkøb, dvs. om en afbrydelse af samarbejdet forværrer eller forbedrer situationen. 

7. Procedure ved konkret begrundet mistanke

Såfremt der opstår konkret begrundet mistanke om, at Leverandørens opfyldelse af Kontrakten strider mod de i punkt 3 og 4 nævnte krav, skal Leverandøren straks efter [jeres organisation]’s anmodning herom fremsende en skriftlig redegørelse indeholdende følgende punkter:

1. Afvisning eller bekræftelse af den konkret begrundede mistanke.
2. Redegørelse for de omhandlede forhold samt ved bekræftelse af mistanken en handlingsplan for, hvorledes der kan rettes op på situationen, herunder hvilke foranstaltninger Leverandøren sætter i værk for at påvirke forholdet, herunder at mindske risikoen for, at tilsvarende situationer opstår.

Redegørelsen kan i relevant omfang omfatte dokumentation for, under hvilke produktionsprocesser og/eller -metoder de varer og/eller tjenesteydelser, der indgår til opfyldelsen af Kontrakten, er tilvirket, samt fornøden dokumentation for hvilke materialer, der indgår i Produkterne .Derudover skal der være en angivelse af hvorledes en part har mulighed for at søge genoprejsning og udbedring af eventuelle skader, såfremt en sag om negativ indvirkning af menneskerettighederne måtte opstå (jf. FNs Vejledende Principper for Menneskerettigheder og Erhvervsliv nr. 29). Endvidere skal Leverandøren redegøre for, hvorvidt årsagen til mistanken er uden for evt. kontrol og indflydelse, om der består en afhængighed af de pågældende varer eller tjenesteydelser og endelig perspektivet i forhold til den pågældende overtrædelse ved afbrydelse af et samarbejde eller indkøb, dvs. om en afbrydelse af samarbejdet forværrer eller forbedrer situationen. 

Konkret begrundet mistanke kan bl.a. anses at foreligge, såfremt Leverandøren indbringes for Mæglings- og Klageinstitutionen for Ansvarlig Virksomhedsadfærd (NCP Danmark), jf. lov om mæglings- og klageinstitutionen for ansvarlig virksomhedsadfærd, eller et andet nationalt kontaktpunkt i et andet land, eller i øvrigt gøres til genstand for retsforfølgning for overtrædelser af de i punkt 3 og 4 nævnte krav ved Leverandørens opfyldelse af Kontrakten, uanset i hvilket land retsforfølgelsen finder sted. 

Leverandøren skal derfor af egen drift straks kontakte [jeres organisation], hvis Leverandøren bliver opmærksom på, at der foreligger overtrædelse af punkt 3 og 4, eller hvis Leverandøren indbringes for NCP Danmark, jf. lov om mæglings- og klageinstitutionen for ansvarlig virksomhedsadfærd, eller et andet nationalt kontaktpunkt i et andet land, eller i øvrigt gøres til genstand for retsforfølgning for overtrædelser af de i punkt 3 og 4 nævnte krav ved Leverandørens opfyldelse af Kontrakten og i den forbindelse af egen drift fremsende redegørelse og dokumentation som ovenfor anført. 

[Jeres organisation] vil på baggrund af overnævnte skriftlige redegørelse og dokumentation mv. foretage en konkret vurdering af den enkelte sag, hvorunder alle relevante forhold vil blive taget i betragtning.