Cirkulær Indkøbsguide

Cirkulær indkøb udspringer af principperne for cirkulær økonomi

Essensen af en cirkulær økonomi er at bevare værdierne i ressourcerne længst muligt ved at bruge dem flere gange og lade dem cirkulere i et kredsløb - i stedet for at produkter produceres, forbruges og smides ud i et lineært forløb. Det kræver, at hele et produkts livsforløb tages i be­tragtning, og at produktet ikke ender som affald efter endt brug (Ellen McArthur Foundation 2017). 

Vi kan lukke ressource-kredsløbene ved fx at genbruge og genanvende, ved at ved­ligeholde og passe godt på tingene og ved at reparere dem, når de går i stykker. Vi gør det også, når vi køber ting af god kvalitet, som holder i mange år. Når man stiller den type krav i indkøb og udbud af produkter og serviceydelser, kalder vi det for cirkulære indkøb.

Det er også cirkulæ­re indkøb, hvis man kræver, at leverandø­ren tager produkterne retur og sikrer, at de bliver genanvendt - dvs. at der er et egentligt system, hvor leverandøren har ansvaret for at produkterne efter endt brug bliver genanvendt. 

Produkter kan med andre ord fremmes på både produktniveau, leverandørniveau og systemniveau. Traditionelt har der i de offentlige indkøb hidtil mest været fokus på produktniveauet, og man skal derfor være bevidst om, at løsninger på fx sy­stemniveau kan være mere ressourcekræ­vende for organisationen, fordi man "bevæger sig ud på nyt land".

Den bedst egnede model til at gøre indkøbet cirku­lært afhænger bl.a. af, hvilke rammevilkår der er opstillet for indkøbet/udbuddet og af mulighederne hos markedsaktørerne. 

Eksempler på et cirkulært indkøb:

• Indkøb af møbler, der efter endt brug kan istandsættes og genbru­ges
• Indkøb af IT-udstyr, der istandsæt­tes og opgraderes
• Arbejdstøj, der tages tilbage af producenten og genanvendes nye tekstilprodukter

Produkterne kan eksempelvis købes med en take-back ordning eller leases, så pro­duktets komponenter eller materialer kommer tilbage til producenten og der­ved kan udnyttes til ny produktion eller gensalg. Dermed nuanceres ejerforholdet mellem den offentlige organisation og leverandøren med henblik på, at produk­tet kommer tilbage i nye brugskredsløb.

Cirkulære indkøb handler således om at efterspørge og tænke i forretningsmodel­ler, der understøtter en cirkulær økonomi.

Produktets livscyklus

Den indkøbte vares livscyklus kan groft opdeles i tre faser: Tilblivelse, drift og efterliv, hvor efterliv refererer til håndteringen af varen efter endt brug. Til hver fase knytter sig forskellige cirkulære løsninger, som frem­går af eksemplerne i nedenstående tabel.

Hvorvidt første fase - varens tilblivelse - kan karakteriseres som cirkulær, handler om, hvordan varen er produceret, og hvad den er produceret af. Er der fx anvendt genanvendte materialer, og er det sikret, at der ikke indgår skadelig kemi i produk­tet?

Det cirkulære i brugsfasen kan opnås gennem forskellige serviceordninger, som er beskrevet i tabellen nedenfor.

Og en­delig kan det cirkulære i håndteringen af varen efter endt brug sikres gennem gen­anvendelse eller genbrug af samtlige be­standdele af produktet, så ressourcetabet reduceres mest muligt (KL 2017; MVO Nederland 2013).

Den cirkulære tankegang har en lang række potentielle fordele for offentlige organisationer.

Den kan sikre ressourceeffektivitet og et mere mil­jøvenligt forbrug. Det giver både en sam­fundsøkonomisk gevinst og en gevinst for den enkelte organisation på et strategisk, miljømæssigt og økonomisk plan (MVO 2013; Kl 2017). 

Strategiske argumenter 

• Organisationen kan opnå et stærke­re grønt brand. For offentlige organisationer kan et stærkt grønt brand bidrage til øget politisk indflydelse, må/opfyldelse og anerkendelse.
• Cirkulær økonomi kan bidrage til in­novation. Organisationen er i arbejdet med cirkulær økonomi måske åben over for forandring og går i dialog med både brugerne og markedet. Det kan give anledning til gennemførel­se af en innovativ proces og ny­tænkning i organisationen.
• Erhvervsudvikling og skabelse af grønne arbejdspladser. Som offentlig organisation kan man, ved at efterspørge cirkulære pro­dukter- og services, være med til at styrke erhvervslivets udvikling, kon­kurrenceevne og dermed skabe nye grønne arbejdspladser.
• Omkostninger kan reduceres på både kort og lang sigt, når indkøbet ses i en totaløkonomisk (TCO2) sammenhæng.
• Organisationen kan eventuelt opnå godtgørelse ved videresalg af et produkt til genbrug eller ved tilba­gesalg til leverandøren efter endt brug
• Udgifter til indkøb kan reduceres, når produktets levetid øges Produktets levetid kan forlænges, hvis der løbende foretages reparati­oner og opgraderinger
• Udgifterne til affald reduceres eller fjernes helt
  Produkter, der ikke skal udskiftes så ofte, giver anledning til mindre af­faldsdannelse. I nogle cirkulære for­retningsmodeller fjernes udgiften til affald helt, da producenten tager produktet tilbage efter endt brug, eller når produktet er udtjent. Des­uden vil arealbehovet til at opbeva­re affaldet måske kunne reduceres.
• Mere optimal udnyttelse af ressour­cerne i organisationen 
  På lang sigt kan cirkulære indkøb bidrage til mindre tidsforbrug på tværs af organisationen, idet ind­købscyklussen forlænges, og pro­duktnære services integreres i drifts­/brugsperioden, hvilket konkret spa­rer organisationen for transaktions­omkostninger. 

Miljømæssige argumenter

• En reduktion af indholdet af miljø­- og sundhedsskadelige stoffer i pro­dukterne. Cirkulære produkter vil typisk være produceret med et minimalt indhold af uønskede stoffer, da 'materiale­sundhed' er en nødvendighed for, at indholdet kan indgå i ressource­kredsløb uden at skade mennesker og miljø. Det kan f.eks. give en mål­bar gevinst i form af bedre indekli­ma og dermed mindre sygdom blandt medarbejdere.
• Reduktion i C02-udslip. Ved at genbruge, istandsætte og genanvende fremfor at producere nye produkter af virgine materialer er der et potentiale for at reducere CO2-udledningen.
• Begrænset anvendelse af sparsom­me ressourcer. Jordens ressourcer er ikke uudtøm­melige, det er derfor vigtigt at begrænse brugen af virgine råmateria­ler. 
• Lukkede kredsløb giver miljøgevin­ster i produktionsleddet
  Lukkede kredsløb kan være med til at begrænse anvendelsen af virgine råmateriale, og derved mindske på­virkning og forurening af vand, jord, luft, natur og mennesker optrøms i værdikæden. Udvinding og forar­bejdning af råmaterialer samt ny produktion i leverandørkæden med­fører store miljøpåvirkninger lokalt og regionalt, der hvor udvindingen foretages.

Det er dog vigtigt at understrege, at de effekter, der opnås ved cirkulære indkøb, vil være meget forskellige afhængigt af, hvilket produkt der indkøbes, samt hvilken forretningsmodel, der anvendes for pro­duktet. 

Der kan stilles krav, som er relevante for cirkulær økonomi i samtlige faser i et udbud.

Det gælder markedsdialog, udelukkelses- og udvæl­gelsesfasen, kravspecifikation, tildelings­fasen, kontrakt og kontraktstyring - uanset om udbuddet er over eller under tærskel­værdien. 

Det bør overvejes, hvor det er mest hen­sigtsmæssigt, at cirkulære krav implemen­teres i udbuddet. Der er nemlig flere mu­ligheder. Cirkulære krav kan: 

• Implementeres i egnethedsvurde­ringen som krav til leverandørens tekniske og faglige formåen i for­hold til eksempelvis at opfylde en kontrakt, hvor der er krav om, at produkter tages retur efter endt brug
• Som et minimumskrav i kravspecifi­kationen
• Inddrages som konkurrenceparame­ter i tildelingsfasen, eller
• Fremgå af resultatstyringen, eksem­pelvis som en bonusordning eller som kontraktvilkår (Herning Kom­mune 2014).

Forberedelse

Et af de første skridt i udviklingen af et cirkulært udbud er at sikre inddragelse af de relevante parter i organisationen. Det er vigtigt, at udbudsjurister, bruge­re/driftsafdelingen og miljøfaglige med­arbejdere som minimum er inddraget. Der er brug for mange kompetencer, og sam­arbejdet vil formentlig gå på tværs af for­valtninger. 

Det næste skridt er at foretage et grun­digt forarbejde, så I ved, hvad I vil efter­spørge, og hvor jeres videnshuller er. Ne­denstående model kan i den forbindelse være en hjælp til at vurdere, hvilke(t) cir­kulære design, der kan være relevante for det produkt eller den service, I ønsker at udbyde. Modellen er tænkt som inspirati­on til, hvilke tanker I kan gøre jer om det produkt, eller den service, der skal udby­des. Hvilke cirkulære elementer, der kan tages i brug, er desuden betinget af, hvad markedet kan levere. Dette bør afdækkes i en markedsdialog, som beskrives nær­mere i næste afsnit. 

Trinmodellen er baseret på Ellen MacArthur Foundations model for cirkulære kredsløb

Stiller man krav til indhold af genanvendte materialer i et produkt, kan det være rele­vant at bede om dokumentation for spor­barheden af materialerne med henblik på at sikre, at det ikke indeholder uønsket kemi.

Husk også at forholde jer til, om nogle af de cirkulære krav, I stiller til pro­duktet, kan have afledte negative effekter på anden vis - på miljøet eller anvendel­sen. 

Markedsdialog

Cirkulære indkøb kræver i langt de fleste tilfælde dialog og samarbejde med mar­kedet. Der er relativt få virksomheder, som i dag har baseret hele deres pro­duktportefølje på en cirkulær forretnings­model. Som indkøber af cirkulære løsnin­ger er det derfor vigtigt at have en forstå­else for, hvad markedet kan levere for at kunne stille realistiske og tilpas ambitiøse krav i udbuddet. 

Del jeres ambition og vision med marke­det forud for udbuddet. Udfordr gerne producenter og leverandører på udvikling af nye løsninger, og giv dem eventuelt ekstra tid til at udvikle disse løsninger, så de passer til jeres behov. Overvej desu­den, hvilken type af udbud I vil gøre brug af. I visse tilfælde kan det være givende at gøre brug af fleksible udbudsformer som 'konkurrencepræget dialog' eller 'udbud med forhandling'. 

Afhængigt af det pågældende udbud, kan det være relevant at indgå dialog med leverandører, producenter og i nogle tilfælde også brancheorganisationer og affaldsbehandlere. Husk, at det også kan være relevant at afsøge det udenlandske  marked. Tid er lig penge, hvorfor en til­pasning af begge parters ressourcefor­brug skal medtænkes, samtidig med, at processen stadig skal kunne føre frem til, at jeres behov bliver opfyldt. Der kan inviteres til dialog med markedet, hvor indkøberen kan øge sit kendskab til de cirkulære forhold på området: 

Overvejelser og eksempler på spørgsmål til markedsdialog om cirkulære indkøb: 

• Hvad er branchens erfaring med cir­kulære indkøb?
• Hvordan bidrager produktdesign/produktion til en cirkulær mo­del?
• Hvordan kan produktets levetid for­længes? Er vedligeholdelse og re­paration tænkt ind i produktdesig­net?
• Hvordan værdioptimeres produk­tet/produktkomponenter ved gen­brug / genanvendelse?
• Hvordan kan man sikre en optimal behandling og genanvendelse af de ressourcer, der indgår i produktet?
• Hvilke risici forudser du/I, og hvor­dan kan I imødekomme disse?
• Hvad er de fremtidige trends inden for cirkulær økonomi? (MVO Neder­land 2013)

Da den cirkulære tankegang endnu ikke er så udbredt, kan det ofte være en for­del, at markedsdialogen ikke ophører ef­ter første runde af markedsdialog. Der kan eksempelvis være behov for endnu en runde med markedsdialog, ligesom krav­specifikationen og andre relevante dele af udbudsbetingelserne kan sendes i høring hos markedet. Dette skal naturligvis over­vejes i forhold til, hvor omfattende de cirkulære krav, der stilles, er. 

Kravspecifikation

Kravspecifikationen refererer til, at ordre­giver meddeler, hvilke egenskaber kon­traktens genstand skal overholde. Helt overordnet gælder det, at kravspeci­fikationen skal:

1. Være knyttet til kontraktens genstand. Det betyder eksempelvis, at ordregi­ver kan stille krav til, at den indkøbte vare/service indgår i en cirkulær res­sourceanvendelse, men at ordregiver derimod ikke kan stille krav til, at til­budsgivers eget forbrug er cirkulært.
2. Overholde de grundlæggende EU­retlige principper: proportionalitet, gennemsigtighed, ikke-diskrimination og ligebehandling.
3. Fremgå af udbudsbekendtgørelse eller udbudsmaterialet
4. Opfylde de vejledende regler om to­talomkostninger (KFST 2016: 215-218), hvis de inddrages (Herning Kommune 2014)

Ordregiver bør grundigt overveje, hvad der skal indgå i kravspecifikationen, og hvad der skal give point i tildelingskriteri­erne. 

Forslag til krav, der knytter sig til cirkulæ­re indkøb: 

• At produktionen af et givent pro­dukt er helt eller delvist baseret på sekundære råmaterialer (genan­vendte materialer)
• At forskellige materialer i et givet produkt nemt kan skilles ad og gen­bruges / genanvendes separat
• At der for et givent produkt er ad­gang til reservedele
• At et givent produkt garanteres en bestemt minimumslevetid
• At leverandøren tager eller køber produktet tilbage efter endt brug
• Branchespecifikke krav - med for­behold for, at ligebehandlingsprin­cippet overholdes, og det ikke for­drer medlemskab af bestemte bran­cheforeninger og tilsvarende
• Miljømærkekrav

Når der arbejdes med cirkulære princip­per, og der dermed stilles krav til ikke-­hyldevarer, er det vigtigt, at indkøberen ikke stiller unødige krav, så de markedsak­tører, som er interesserede i at følge den cirkulære tanke, ikke udelukkes.

Udelukkelses- og udvælgelsesfasen

I denne fase skal der foretages en vurde­ring af, hvilke tilbudsgivere der kan delta­ge i udbuddet. Vurderingen foretages med udgangspunkt i en række opstillede udelukkelses- og udvælgelseskriterier (Herning Kommune 2014). 
Ordregiver har mulighed for at kræve do­kumentation for tilbudsgivers økonomi­ske-, finansielle-, tekniske- og/eller faglige formåen for at sikre, at tilbudsgiver er egnet til at imødekomme udbuddet. Erfa­ring med cirkulære indkøb kan inddrages som dokumentation for teknisk og/eller faglig viden. 
Det er vigtigt, at indkøberen gør sig nogle overvejelser om hvor høje krav, der skal stilles til tilbudsgiverne. Der kan være små niche-virksomheder, der er interesserede i ordregivers ideer til cirkulære produkter og tjenesteydelser, og disse virksomheder skal nødigt udelukkes grundet store krav til omsætning eller kapital. Er der behov for, at der stilles store krav til økonomi, kan det overvejes, at selv små virksomhe­der kan byde - f.eks. en bankgaranti i ste­det for høj egenkapital eller lignende.

Tildelingsfasen

I udbudsmaterialet skal det tilkendegives, hvilket tildelingskriterium - "laveste pris", "omkostninger" eller "bedste forhold mellem pris og kvalitet" - der afgør, hvem der vinder kontrakten. Under tildelingskri­teriet "omkostninger" kan også livscy­klusomkostninger medtages, hvilket mu­liggør en økonomisk vurdering, der un­derstøtter cirkulære indkøb. 
Cirkulære indkøbskrav kan dog kun ind­drages, hvis tildelingskriteriet er "bedste forhold mellem pris og kvalitet", idet det­te tildelingskriterium åbner op for formu­leringen af underkriterier. Det indebærer, at ordregiver kan veje cirkulære indkøbs­hensyn op imod andre væsentlige para­metre - som eksempelvis omkostninger (KFST 2016: 218). Tildelingsmodellen kan fastsættes i forhold til, hvordan hvert til­bud skal krediteres for de cirkulære ele­menter, den enkelte leverandør kan tilby­de. En tildeling skal så bero på henholds­vis en pris, point eller en prosamodel.

Eksempel på pointsystem med cirkulær økonomi som underkriterium

Aalborg Kommune valgte i deres udbud af bæredygtige læringsmiljøer tildelingskriteriet "bedste forhold mellem pris og kvalitet", for derved at kunne anvende "cirkulær økono­mi" som underkriterium. Cirkulære økonomi vægtede 40%, mens hhv. kvalitet, totaløko­nomi og rådgivning hver vægtede 20%. Se hele udbudsmaterialet her. Underkriteriet, cirkulær økonomi, blev vurderet på baggrund af fem delkriterier, som leverandørerne skulle respondere på. Delkriterier og konkrete formuleringer kan ses af nedenstående model. 

Kontrakten

Under kontraktvilkår har ordregiver mulig­hed for at medtage cirkulære betingelser. Kravene kan enten formuleres som en opfordring eller som et forpligtende vilkår (KFST 2016: 153). 
Et eksempel på en kontraktbetingelse kan være, at: "Leverandøren skal tilbagetage og sikre genbrug/genanvendelse af al emballage brugt til at levere produktet i og med". 
Kontraktvilkårene skal være knyttet til kon­traktens udførelse, hvilket indebærer, at kontraktvilkårene alene kan stilles for den opgave, der udbydes, og altså ikke andre opgaver. Derudover skal kontraktvilkårene overholde de EU-retlige principper og fremgå af enten udbudsbekendtgørelsen eller udbudsbetingelserne (KFST 2014: 15). 

Kontraktstyring

Hvis cirkulære hensyn inddrages som kon­traktkrav, kan kontraktstyring sikre, at kra­vene rent faktisk overholdes af leverandø­ren. Kontraktstyringen kan imødekommes ved at indføre en opfølgningsklausul og/eller en sanktionsbestemmelse i kon­trakten. 
En opfølgningsklausul noterer, hvordan leverandøren skal dokumentere, at ved­kommende har levet op til kontraktkrave­ne. Udmøntningen er opfølgningsklausu­len afhænger af indkøbets karakter. 

Evaluering

Husk at evaluere udbudsprocessen og det efterfølgende resultat. Cirkulære indkøb er nyt for de fleste, og det er relevant at erfaringsopsamle og forholde sig til, hvordan processen eventuelt kan optime­res til næste gang.