Cirkulær Indkøbsguide

Cirkulære indkøb udspringer af principperne for cirkulær økonomi

Essensen af en cirkulær økonomi er at bevare værdierne i ressourcerne længst muligt ved at bruge dem flere gange og lade dem cirkulere i et kredsløb - i stedet for at produkter produceres, forbruges og smides ud i et lineært forløb. Det kræver, at hele et produkts livsforløb tages i be­tragtning, og at produktet ikke ender som affald efter endt brug (Ellen McArthur Foundation 2017). 

Vi kan lukke ressource-kredsløbene ved fx at genbruge og genanvende, ved at ved­ligeholde og passe godt på tingene og ved at reparere dem, når de går i stykker. Vi gør det også, når vi køber ting af god kvalitet, som holder i mange år. Når man stiller den type krav i indkøb og udbud af produkter og serviceydelser, kaldes det cirkulære indkøb.

Det er også cirkulæ­re indkøb, hvis man kræver, at leverandø­ren tager produkterne retur og sikrer, at de bliver genanvendt - dvs. at der er et egentligt system, hvor leverandøren har ansvaret for at produkterne efter endt brug bliver genanvendt. 

Den bedst egnede model til at gøre indkøbet cirku­lært afhænger bl.a. af, hvilke rammevilkår der er opstillet for indkøbet/udbuddet og af mulighederne hos markedsaktørerne. 

Eksempler på et cirkulært indkøb:

• Indkøb af møbler, der efter endt brug kan istandsættes og genbru­ges
• Indkøb af IT-udstyr, der istandsæt­tes og opgraderes
• Arbejdstøj, der tages tilbage af producenten og genanvendes til nye tekstilprodukter

Produkterne kan eksempelvis købes med en take-back ordning eller leases, så pro­duktets komponenter eller materialer kommer tilbage til producenten og der­ved kan udnyttes til ny produktion eller gensalg. Dermed nuanceres ejerforholdet mellem den offentlige organisation og leverandøren med henblik på, at produk­tet kommer tilbage i nye brugskredsløb.

Cirkulære indkøb handler således om at efterspørge og tænke i forretningsmodel­ler, der understøtter en cirkulær økonomi.

Produktets livscyklus

Den indkøbte vares livscyklus kan groft opdeles i tre faser: Tilblivelse, drift og efterliv.

Til hver fase knytter sig forskellige cirkulære løsninger, som frem­går af eksemplerne i nedenstående tabel.

• Organisationen kan opnå et stærke­re grønt brand. For offentlige organisationer kan et stærkt grønt brand bidrage til øget politisk indflydelse, målopfyldelse og anerkendelse. Fx ved at mindske sit ressourceaftryk og mindske miljø-, klima- og biodiversitetspåvirkning.
• Cirkulær økonomi kan bidrage til in­novation. Organisationen er i arbejdet med cirkulær økonomi måske åben over for forandring og går i dialog med både brugerne og markedet. Det kan give anledning til gennemførel­se af en innovativ proces og ny­tænkning i organisationen.
• Erhvervsudvikling og skabelse af grønne arbejdspladser. Som offentlig organisation kan man, ved at efterspørge cirkulære pro­dukter- og services, være med til at styrke erhvervslivets udvikling, kon­kurrenceevne og dermed skabe nye grønne arbejdspladser.

• Omkostninger kan reduceres på både kort og lang sigt, når indkøbet ses i en totaløkonomisk (TCO2) sammenhæng.
• Organisationen kan eventuelt opnå godtgørelse ved videresalg af et produkt til genbrug eller ved tilba­gesalg til leverandøren efter endt brug
• Udgifter til indkøb kan reduceres, når produktets levetid øges Produktets levetid kan forlænges, hvis der løbende foretages reparati­oner og opgraderinger
• Udgifterne til affald reduceres eller fjernes helt
  Produkter, der ikke skal udskiftes så ofte, giver anledning til mindre af­faldsdannelse. I nogle cirkulære for­retningsmodeller fjernes udgiften til affald helt, da producenten tager produktet tilbage efter endt brug, eller når produktet er udtjent. Des­uden vil arealbehovet til at opbeva­re affaldet måske kunne reduceres.
• Mere optimal udnyttelse af ressour­cerne i organisationen 
  På lang sigt kan cirkulære indkøb bidrage til mindre tidsforbrug på tværs af organisationen, idet ind­købscyklussen forlænges, og pro­duktnære services integreres i drifts­/brugsperioden, hvilket konkret spa­rer organisationen for transaktions­omkostninger. 

• En reduktion af indholdet af miljø­- og sundhedsskadelige stoffer i pro­dukterne. Cirkulære produkter vil typisk være produceret med et minimalt indhold af uønskede stoffer, da 'materiale­sundhed' er en nødvendighed for, at indholdet kan indgå i ressource­kredsløb uden at skade mennesker og miljø. Det kan fx give en mål­bar gevinst i form af bedre indekli­ma og dermed mindre sygdom blandt medarbejdere.
• Reduktion i CO2-udslip. Ved at genbruge, istandsætte og genanvende fremfor at producere nye produkter af virgine materialer er der et potentiale for at reducere CO2-udledningen og CO2 fodaftryk.
• Begrænset anvendelse af sparsom­me ressourcer. Jordens ressourcer er ikke uudtøm­melige, det er derfor vigtigt at begrænse brugen af virgine råmateria­ler. 
• Lukkede kredsløb giver miljøgevin­ster i produktionsleddet
  Lukkede kredsløb kan være med til at begrænse anvendelsen af virgine råmateriale, og derved mindske på­virkning og forurening af vand, jord, luft, natur og mennesker opstrøms i værdikæden. Udvinding og forar­bejdning af råmaterialer samt ny produktion i leverandørkæden med­fører store miljøpåvirkninger lokalt og regionalt, der hvor udvindingen foretages.

Det er dog vigtigt at understrege, at de effekter, der opnås ved cirkulære indkøb, vil være meget forskellige afhængigt af, hvilket produkt der indkøbes, samt hvilken forretningsmodel, der anvendes for pro­duktet. 

Inden I går i gang med at forberede udviklingen af et cirkulært udbud af et produkt, bør I sikre at jeres behov for produktet er undersøgt i tilstrækkelig grad. De største miljøgevinster opnås nemlig ved smartere produktbrug, hvor forbruget reduceres, så indkøb forebygges. Smartere produktbrug ligger i toppen af indkøbshierarkiet, som er illustreret i nedenstående model. Først når mulighederne for smartere forbrug er afsøgt, går I videre med at se på om I kan forebygge nye indkøb ved at forlænge levetiden af eksisterende produkter gennem reparation og genbrug. 

Når muligheder for at undgå eller gentænke et forbrug skal afdækkes, kan I med fordel involvere brugerne af produktet i at finde nye løsninger til hvordan opgaverne kan løses med et lavere forbrug.

Du kan læse mere om indkøbshierarkiet og hvordan indkøbere i både offentlige og private virksomheder kan bidrage til at påvirke forbrugsadfærd og indkøbsbehov i en grønnere retning i Forums guide Grønt forbrug og adfærd i indkøb. 

Et af de første skridt i udviklingen af et cirkulært udbud er at sikre inddragelse af de relevante parter i organisationen. Det er vigtigt, at udbudsjurister, bruge­re/driftsafdelingen og miljøfaglige med­arbejdere som minimum er inddraget. Der er brug for mange kompetencer, og sam­arbejdet vil formentlig gå på tværs af for­valtninger. 

Det næste skridt er at foretage et grun­digt forarbejde, så I ved, hvad I vil efter­spørge, og hvor jeres videnshuller er. Ne­denstående model kan i den forbindelse være en hjælp til at vurdere, hvilke(t) cir­kulære design, der kan være relevante for det produkt eller den service, I ønsker at udbyde. Modellen er tænkt som inspirati­on til, hvilke tanker I kan gøre jer om det produkt, eller den service, der skal udby­des. Hvilke cirkulære elementer, der kan tages i brug, er desuden betinget af, hvad markedet kan levere. Dette bør afdækkes i en markedsdialog, som beskrives nær­mere i næste afsnit. 

Trinmodellen er baseret på Ellen MacArthur Foundations model for cirkulære kredsløb

Stiller man krav til indhold af genanvendte materialer i et produkt, kan det være rele­vant at bede om dokumentation for spor­barheden af materialerne med henblik på at sikre, at det ikke indeholder uønsket kemi.

Husk også at forholde jer til, om nogle af de cirkulære krav, I stiller til pro­duktet, kan have afledte negative effekter på anden vis - på miljøet eller anvendel­sen. 

Cirkulære indkøb kræver i langt de fleste tilfælde dialog og samarbejde med mar­kedet. Der er relativt få virksomheder, som i dag har baseret hele deres pro­duktportefølje på en cirkulær forretnings­model. Som indkøber af cirkulære løsnin­ger er det derfor vigtigt at have en forstå­else for, hvad markedet kan levere for at kunne stille realistiske og tilpas ambitiøse krav i udbuddet. 

Del jeres ambition og vision med marke­det forud for udbuddet. Udfordr gerne producenter og leverandører på udvikling af nye løsninger, og giv dem eventuelt ekstra tid til at udvikle disse løsninger, så de passer til jeres behov. Overvej desu­den, hvilken type af udbud I vil gøre brug af. I visse tilfælde kan det være givende at gøre brug af fleksible udbudsformer som 'konkurrencepræget dialog' eller 'udbud med forhandling'. 

Afhængigt af det pågældende udbud, kan det være relevant at indgå dialog med leverandører, producenter og i nogle tilfælde også brancheorganisationer og affaldsbehandlere. Husk, at det også kan være relevant at afsøge det udenlandske  marked. Tid er lig penge, hvorfor en til­pasning af begge parters ressourcefor­brug skal medtænkes, samtidig med, at processen stadig skal kunne føre frem til, at jeres behov bliver opfyldt. Der kan inviteres til dialog med markedet, hvor indkøberen kan øge sit kendskab til de cirkulære forhold på området: 

Overvejelser og eksempler på spørgsmål til markedsdialog om cirkulære indkøb: 

• Hvad er branchens erfaring med cir­kulære indkøb?
• Hvordan bidrager produktdesign/produktion til en cirkulær mo­del?
• Hvordan kan produktets levetid for­længes? Er vedligeholdelse og re­paration tænkt ind i produktdesig­net?
• Hvordan værdioptimeres produk­tet/produktkomponenter ved gen­brug / genanvendelse?
• Hvordan kan man sikre en optimal behandling og genanvendelse af de ressourcer, der indgår i produktet?
• Hvilke risici forudser du/I, og hvor­dan kan I imødekomme disse?

Er der tale om et produktområde, hvor der er behov for at udvikle en helt ny cirkulær løsning eller behov for at teste nye materialer, kan I overveje at indgå i et partnerskab eller pilotprojekt om at teste en ny løsning.

Du kan få mere inspiration til planlægning og gennemførelse af markedsdialog i Forums værktøjer og skabeloner til markedsdialog her på siden.
 

Kravspecifikationen refererer til, at ordre­giver meddeler, hvilke egenskaber kon­traktens genstand skal overholde. Helt overordnet gælder det, at kravspeci­fikationen skal:

1. Være knyttet til kontraktens genstand. Det betyder eksempelvis, at ordregi­ver kan stille krav til, at den indkøbte vare/service indgår i en cirkulær res­sourceanvendelse, men at ordregiver derimod ikke kan stille krav til, at til­budsgivers eget forbrug er cirkulært.
2. Overholde de grundlæggende EU-­retlige principper: proportionalitet, gennemsigtighed, ikke-diskrimination og ligebehandling.
3. Fremgå af udbudsbekendtgørelse eller udbudsmaterialet
4. Opfylde de vejledende regler om to­talomkostninger (KFST 2016: 215-218), hvis de inddrages (Herning Kommune 2014)

Ordregiver bør grundigt overveje, hvad der skal indgå i kravspecifikationen, og hvad der skal give point i tildelingskriteri­erne. 

Forslag til krav, der knytter sig til cirkulæ­re indkøb: 

• At produktionen af et givent pro­dukt er helt eller delvist baseret på sekundære råmaterialer (genan­vendte materialer)
• At forskellige materialer i et givet produkt nemt kan skilles ad og gen­bruges / genanvendes separat
• At der for et givent produkt er ad­gang til reservedele
• At et givent produkt garanteres en bestemt minimumslevetid
• At leverandøren tager eller køber produktet tilbage efter endt brug
• Branchespecifikke krav - med for­behold for, at ligebehandlingsprin­cippet overholdes, og det ikke for­drer medlemskab af bestemte bran­cheforeninger og tilsvarende
• Miljømærkekrav

Når der arbejdes med cirkulære princip­per, og der dermed stilles krav til ikke-­hyldevarer, er det vigtigt, at indkøberen ikke stiller unødige krav, så de markedsak­tører, som er interesserede i at følge den cirkulære tanke, ikke udelukkes.

I denne fase skal der foretages en vurde­ring af, hvilke tilbudsgivere der kan delta­ge i udbuddet. Vurderingen foretages med udgangspunkt i en række opstillede udelukkelses- og udvælgelseskriterier (Herning Kommune 2014). 
Ordregiver har mulighed for at kræve do­kumentation for tilbudsgivers økonomi­ske-, finansielle-, tekniske- og/eller faglige formåen for at sikre, at tilbudsgiver er egnet til at imødekomme udbuddet. Erfa­ring med cirkulære indkøb kan inddrages som dokumentation for teknisk og/eller faglig viden. 
Det er vigtigt, at indkøberen gør sig nogle overvejelser om hvor høje krav, der skal stilles til tilbudsgiverne. Der kan være små niche-virksomheder, der er interesserede i ordregivers ideer til cirkulære produkter og tjenesteydelser, og disse virksomheder skal nødigt udelukkes grundet store krav til omsætning eller kapital. Er der behov for, at der stilles store krav til økonomi, kan det overvejes, at selv små virksomhe­der kan byde - f.eks. en bankgaranti i ste­det for høj egenkapital eller lignende.

I udbudsmaterialet skal det tilkendegives, hvilket tildelingskriterium - 'laveste pris', 'omkostninger' eller 'bedste forhold mellem pris og kvalitet' - der afgør, hvem der vinder kontrakten. Under tildelingskri­teriet 'omkostninger' kan også livscy­klusomkostninger medtages, hvilket mu­liggør en økonomisk vurdering, der un­derstøtter cirkulære indkøb. 

Cirkulære indkøbskrav kan dog kun ind­drages, hvis tildelingskriteriet er 'bedste forhold mellem pris og kvalitet', idet det­te tildelingskriterium åbner op for formu­leringen af underkriterier. Det indebærer, at ordregiver kan veje cirkulære indkøbs­hensyn op imod andre væsentlige para­metre - som eksempelvis omkostninger (KFST 2016: 218). Tildelingsmodellen kan fastsættes i forhold til, hvordan hvert til­bud skal krediteres for de cirkulære ele­menter, den enkelte leverandør kan tilby­de. En tildeling skal så bero på henholds­vis en pris, point eller en prosamodel.

Under kontraktvilkår har ordregiver mulig­hed for at medtage cirkulære betingelser. Kravene kan enten formuleres som en opfordring eller som et forpligtende vilkår (KFST 2016: 153). 
Et eksempel på en kontraktbetingelse kan være, at: "Leverandøren skal tilbagetage og sikre genbrug/genanvendelse af al emballage brugt til at levere produktet i og med". 
Kontraktvilkårene skal være knyttet til kon­traktens udførelse, hvilket indebærer, at kontraktvilkårene alene kan stilles for den opgave, der udbydes, og altså ikke andre opgaver. Derudover skal kontraktvilkårene overholde de EU-retlige principper og fremgå af enten udbudsbekendtgørelsen eller udbudsbetingelserne (KFST 2014: 15). 

Hvis cirkulære hensyn inddrages som kon­traktkrav, kan kontraktstyring sikre, at kra­vene rent faktisk overholdes af leverandø­ren. Kontraktstyringen kan imødekommes ved at indføre en opfølgningsklausul og/eller en sanktionsbestemmelse i kon­trakten. 
En opfølgningsklausul noterer, hvordan leverandøren skal dokumentere, at ved­kommende har levet op til kontraktkrave­ne. Udmøntningen er opfølgningsklausu­len afhænger af indkøbets karakter. 

Innovationsklausuler

Inden for mange brancher sker produktudviklingen hurtigt, og der kan i løbet af en udbudskontrakts varighed komme mange nye og mere cirkulære løsninger på markedet.

Innovationsklausuler kan give rammerne for, at offentlige indkøbere kan samarbejde med leverandører om optimering af produktet/ydelsen i kontraktperioden. Principielt giver det mening i alle former for kontrakter, men der er nogle forudsætninger, som skal være på plads. 

Det er vigtigt, at ordregiver er klar til at afsætte de ressourcer, som det kræver at støtte op om og prioritere innovationsarbejdet. Lige så vigtigt er det, at potentielle leverandører ved, hvad det er, de går ind til og er en professionel samarbejdspartner. En god idé vil derfor være at bruge markedsdialogen til at afdække hvilke leverandører, der har erfaring med innovation, og har kompetencerne til at realisere en innovationsklausul.

I forhold til formuleringen af innovationsklausuler, skal ordregivere sikre, at der er en fair forventning til parternes indsats. Ordregiver kan med fordel overveje:

• Er det en indsatsforpligtelse eller en resultatforpligtelse? 
• Hvordan får vi bedst leverandøren på banen?
• Hvordan håndterer vi implementeringen af innovationstiltag tidsmæssigt og økonomisk?
• Hvordan kan vi måle på, om innovationsklausulen har været en succes? 

Derudover skal ordregiver sikre, at resultatet af innovationssamarbejdet i videst mulige omfang stilles til rådighed i forbindelse med genudbuddet, så en efterfølgende kontrakt bygger på den innovation, som er sket i den forudgående kontraktperiode.

Læs mere om innovationsklausuler her på siden

Og find skabelon til at honorere forbedret miljøindsats i takt med at markedet udvikles her:

Bæredygtighedsparadigme - skabelon til brug i kontrakten

Husk at evaluere udbudsprocessen og det efterfølgende resultat. Cirkulære indkøb er nyt for de fleste, og det er relevant at erfaringsopsamle og forholde sig til, hvordan processen eventuelt kan optime­res til næste gang. To måder at strukturere evalueringen på kunne eksempelvis være: 

To måder at strukturere evalueringen på kunne eksempelvis være: 

1. At udarbejde et samlet evalueringsdokument for den enkelte produktgruppe, som indeholder:

   1. Baggrundsforklaring og vigtige overvejelser ifm. gennemførte udbud
   2. Forventninger til udviklingen og nye tendenser på pågældende marked
   3. Let vidensopsamling af input, specielt fra de leverandører som ikke vandt, umiddelbart lige efter tildeling af kontrakten. Det kan bruges til at afklare forventninger til fremtidens marked, identificere det, der var svært at honorere og specifikationer, som muligvis kan komme med næste gang, der ud føres i et udbud, prisforudsætninger osv. Både mundtlig opsamling og elektroniske surveys kan bruges som redskaber til formålet. 

2. Udføre regelmæssige evalueringer i indkøbsteams, der:

   1. Kortlægger de udfordringer og potentialer, indkøbsteamet støder på i sine udbudsforløb
   2. Evaluerer struktureringen af de gennemførte udbud herunder overvejelser om tidsforbrug, proces, tildelingskriterier, krav osv.
   3. Evaluerer det daglige arbejde med igangværende kontrakter herunder dia log med leverandører, logistikforhold, praksis i forhold til services og vedligeholdelse mv.