Cirkulær Indkøbsguide

Her kan du læse om, hvad det vil sige at købe cirkulært, og du kan finde en række gode råd til, hvordan du som udbuds- og indkøbsfaglig i din organisation kan arbejde med cirkulære indkøb (udgivet 2024 af Forum for Bæredygtige Indkøb)

  • Opdateret 21. november 2024

Cirkulær økonomi er en etableret dagsorden 

Cirkulær økonomi gør op med den lineære tankegang, hvor vi udvinder råstoffer, fremstiller produkter og forbruger for så at smide det hele ud igen. Det forsager et enormt ressourcetab herhjemme men især på globalt plan. Ved at omlægge til cirkulær økonomi sikres det, at vi også i fremtiden har adgang til værdifulde ressourcer.

Desværre viser The Circularity Gap Report 2024, at vi globalt de seneste seks år har brugt næsten lige så mange tons materialer, som vi brugte i hele det 20. århundrede. Rapporten viser også, at vi kun er 4% cirkulære i Danmark, hvilket er markant under EU-gennemsnittet. Samtidig understreger the International Resource Panel’s Global Resources Outlook 2024, at 50% af klimaudledningerne og tabet af biodiversitet skyldes overforbruget af ressourcer. 

Begge rapporter peger på behovet for et mere bæredygtigt ressourceforbrug via cirkulære løsninger og understøttende regulering. Vi skal drive forretning smartere, så ressourcerne udnyttes bedre ved at gentænke design, produktion, salg og forbrug, så materialer kan indgå i nye produkter, bruges igen, deles eller sælges som en service.

Virksomhederne skal udvikle og stille de bæredygtige løsninger til rådighed. Men den offentlige sektor i Danmark, som køber ind for over 400 mia. kr. om året, kan gennem mere bæredygtige og cirkulære offentlige indkøb spille en væsentlig rolle i udviklingen mod en mere cirkulær økonomi, og være med til at fremme markedet for cirkulære løsninger.

I denne guide kan du læse om, hvad det vil sige at købe cirkulært, og du får en række gode råd til, hvordan du som udbuds- og indkøbsfaglig i din organisation kan komme i gang med de cirkulære indkøb.
Det er i den sammenhæng vigtigt at bemærke, at udviklingen af cirkulære indkøb kræver samarbejde på tværs i organisationen og mellem forskellige fagfolk, fordi der er brug for forskellige kompetencer, som typisk ikke alle sammen er til stede i indkøbsafdelingen. 

Dekorativt visualisering af materialefodaftryk

Cirkulære indkøb udspringer af principperne for cirkulær økonomi

Essensen af en cirkulær økonomi er at bevare værdierne i ressourcerne længst muligt ved at bruge dem flere gange og lade dem cirkulere i et kredsløb - i stedet for at produkter produceres, forbruges og smides ud i et lineært forløb. Det kræver, at hele et produkts livsforløb tages i be­tragtning, og at produktet ikke ender som affald efter endt brug (Ellen McArthur Foundation 2017). 

Vi kan lukke ressource-kredsløbene ved fx at genbruge og genanvende, ved at ved­ligeholde og passe godt på tingene og ved at reparere dem, når de går i stykker. Vi gør det også, når vi køber ting af god kvalitet, som holder i mange år. Når man stiller den type krav i indkøb og udbud af produkter og serviceydelser, kaldes det cirkulære indkøb.

Det er også cirkulæ­re indkøb, hvis man kræver, at leverandø­ren tager produkterne retur og sikrer, at de bliver genanvendt - dvs. at der er et egentligt system, hvor leverandøren har ansvaret for at produkterne efter endt brug bliver genanvendt. 

Den bedst egnede model til at gøre indkøbet cirku­lært afhænger bl.a. af, hvilke rammevilkår der er opstillet for indkøbet/udbuddet og af mulighederne hos markedsaktørerne. 

Eksempler på et cirkulært indkøb:
  • Indkøb af møbler, der efter endt brug kan istandsættes og genbru­ges
  • Indkøb af IT-udstyr, der istandsæt­tes og opgraderes
  • Arbejdstøj, der tages tilbage af producenten og genanvendes til nye tekstilprodukter

Produkterne kan eksempelvis købes med en take-back ordning eller leases, så pro­duktets komponenter eller materialer kommer tilbage til producenten og der­ved kan udnyttes til ny produktion eller gensalg. Dermed nuanceres ejerforholdet mellem den offentlige organisation og leverandøren med henblik på, at produk­tet kommer tilbage i nye brugskredsløb.

Cirkulære indkøb handler således om at efterspørge og tænke i forretningsmodel­ler, der understøtter en cirkulær økonomi.

Produktets livscyklus

Den indkøbte vares livscyklus kan groft opdeles i tre faser: Tilblivelse, drift og efterliv.

Til hver fase knytter sig forskellige cirkulære løsninger, som frem­går af eksemplerne i nedenstående tabel.

Tilblivelse - produktionDrift - brugsfasenEfterliv - håndtering  af varen efter endt brug
Varen er helt eller delvist produceret af genanvend­te materialer fremfor jom­fruelige materialer.Abonnementsordning: Køb af adgang til en pakke af produkter og/eller services.Leverandøren tilbagekøber el­ler tilbagetager varen efter endt brug mhp. at sikre gen­brug/istandsættelse eller genan­vendelse.
Varen er baseret på gen­brug af tidligere markeds­førte produkter.'Pay per use'-aftale: Centreret omkring enkeltbetaling for brug af en service.Varen afsættes til behandling og efterfølgen­de optimal gen­anvendelse.
Varen består af kompo­nenter, der er designet til adskillelse mhp. senere istandsættel­se/genanvendelse.Leasing: Køb af adgang/brug af varen i en længere fastsat kon­traktperiode.OBS: Som kommunal indkøber skal man være opmærksom på eventuelle kommunale begrænsninger ift. at videresælge genbrugsprodukter
Hvis det er nødvendigt at bruge materialer, som ik­ke kan indgå i et kreds­løb, skal leverandøren dokumentere hvorfor.Leje: Køb af kort periodevis ad­gang/brug af varen. 
Varen indeholder ikke skadelig kemi.*Deleordning: Flere brugere har adgang og kan benytte produkt og/eller service. 
 Sikring af optimal levetid gennem løbende vedligeholdelse og kva­litetsservice af varen. 
 Reservedelsgaranti. 

*For at kunne indgå i cirkulære loops må varerne ikke indeholde skadelig kemi. På Miljøstyrelsens hjemmeside kan du læse om nogle af de kemiske stoffer, der tit når mediernes søgelys. Stofferne kan fx være mistænkt for hormonforstyrrende, være kræftfremkaldende, nedbryde ozonlaget og blive ophobet i fødekæden eller i naturen: 

 

Hvorfor foretage cirkulære indkøb?

Den cirkulære tankegang har en lang række potentielle fordele for offentlige organisationer. Den kan sikre ressourceeffektivitet og et mere mil­jøvenligt forbrug. Det giver både en sam­fundsøkonomisk gevinst og en gevinst for den enkelte organisation på et 1. strategisk, 2. miljømæssigt og 3. økonomisk plan.

  • Organisationen kan opnå et stærke­re grønt brand. For offentlige organisationer kan et stærkt grønt brand bidrage til øget politisk indflydelse, målopfyldelse og anerkendelse. Fx ved at mindske sit ressourceaftryk og mindske miljø-, klima- og biodiversitetspåvirkning.
  • Cirkulær økonomi kan bidrage til in­novation. Organisationen er i arbejdet med cirkulær økonomi måske åben over for forandring og går i dialog med både brugerne og markedet. Det kan give anledning til gennemførel­se af en innovativ proces og ny­tænkning i organisationen.
  • Erhvervsudvikling og skabelse af grønne arbejdspladser. Som offentlig organisation kan man, ved at efterspørge cirkulære pro­dukter- og services, være med til at styrke erhvervslivets udvikling, kon­kurrenceevne og dermed skabe nye grønne arbejdspladser.
  • Omkostninger kan reduceres på både kort og lang sigt, når indkøbet ses i en totaløkonomisk (TCO2) sammenhæng.
  • Organisationen kan eventuelt opnå godtgørelse ved videresalg af et produkt til genbrug eller ved tilba­gesalg til leverandøren efter endt brug
  • Udgifter til indkøb kan reduceres, når produktets levetid øges Produktets levetid kan forlænges, hvis der løbende foretages reparati­oner og opgraderinger
  • Udgifterne til affald reduceres eller fjernes helt
    Produkter, der ikke skal udskiftes så ofte, giver anledning til mindre af­faldsdannelse. I nogle cirkulære for­retningsmodeller fjernes udgiften til affald helt, da producenten tager produktet tilbage efter endt brug, eller når produktet er udtjent. Des­uden vil arealbehovet til at opbeva­re affaldet måske kunne reduceres.
  • Mere optimal udnyttelse af ressour­cerne i organisationen 
    På lang sigt kan cirkulære indkøb bidrage til mindre tidsforbrug på tværs af organisationen, idet ind­købscyklussen forlænges, og pro­duktnære services integreres i drifts­/brugsperioden, hvilket konkret spa­rer organisationen for transaktions­omkostninger. 
  • En reduktion af indholdet af miljø­- og sundhedsskadelige stoffer i pro­dukterne. Cirkulære produkter vil typisk være produceret med et minimalt indhold af uønskede stoffer, da 'materiale­sundhed' er en nødvendighed for, at indholdet kan indgå i ressource­kredsløb uden at skade mennesker og miljø. Det kan fx give en mål­bar gevinst i form af bedre indekli­ma og dermed mindre sygdom blandt medarbejdere.
  • Reduktion i CO2-udslip. Ved at genbruge, istandsætte og genanvende fremfor at producere nye produkter af virgine materialer er der et potentiale for at reducere CO2-udledningen og CO2 fodaftryk.
  • Begrænset anvendelse af sparsom­me ressourcer. Jordens ressourcer er ikke uudtøm­melige, det er derfor vigtigt at begrænse brugen af virgine råmateria­ler. 
  • Lukkede kredsløb giver miljøgevin­ster i produktionsleddet
    Lukkede kredsløb kan være med til at begrænse anvendelsen af virgine råmateriale, og derved mindske på­virkning og forurening af vand, jord, luft, natur og mennesker opstrøms i værdikæden. Udvinding og forar­bejdning af råmaterialer samt ny produktion i leverandørkæden med­fører store miljøpåvirkninger lokalt og regionalt, der hvor udvindingen foretages.

Det er dog vigtigt at understrege, at de effekter, der opnås ved cirkulære indkøb, vil være meget forskellige afhængigt af, hvilket produkt der indkøbes, samt hvilken forretningsmodel, der anvendes for pro­duktet. 

 

Hvordan implementeres cirkulære indkøb?

Der kan stilles krav, som er relevante for cirkulær økonomi i samtlige faser i et udbud.
Det gælder behovsafdækning, forberedelse, markedsdialog, kravspecifikation, udelukkelses- og udvæl­gelsesfasen, tildelings­fasen, kontrakt og kontraktstyring og evaluering - uanset om udbuddet er over eller under tærskel­værdien. Det bør overvejes, hvor det er mest hen­sigtsmæssigt, at cirkulære krav implemen­teres i udbuddet. Der er nemlig flere mu­ligheder. Cirkulære krav kan:

  • Implementeres i egnethedsvurde­ringen som krav til leverandørens tekniske og faglige formåen i for­hold til eksempelvis at opfylde en kontrakt, hvor der er krav om, at produkter tages retur efter endt brug
  • Som et minimumskrav i kravspecifi­kationen
  • Inddrages som konkurrenceparame­ter i tildelingsfasen, eller
  • Fremgå af kontraktstyringen, eksem­pelvis som en bonusordning eller som kontraktvilkår

Herunder uddybes hver fase og eksempler udfoldes: 

Inden I går i gang med at forberede udviklingen af et cirkulært udbud af et produkt, bør I sikre at jeres behov for produktet er undersøgt i tilstrækkelig grad. De største miljøgevinster opnås nemlig ved smartere produktbrug, hvor forbruget reduceres, så indkøb forebygges. Smartere produktbrug ligger i toppen af indkøbshierarkiet, som er illustreret i nedenstående model. Først når mulighederne for smartere forbrug er afsøgt, går I videre med at se på om I kan forebygge nye indkøb ved at forlænge levetiden af eksisterende produkter gennem reparation og genbrug. 

Når muligheder for at undgå eller gentænke et forbrug skal afdækkes, kan I med fordel involvere brugerne af produktet i at finde nye løsninger til hvordan opgaverne kan løses med et lavere forbrug.

Du kan læse mere om indkøbshierarkiet og hvordan indkøbere i både offentlige og private virksomheder kan bidrage til at påvirke forbrugsadfærd og indkøbsbehov i en grønnere retning i Forums guide Grønt forbrug og adfærd i indkøb

Smartere produktbrugUndgåGør et produkt overflødigt ved at erstatte det med et andet produkt, ved at ændre forbrug eller ved at digitalisere det.
GentænkIntensivér produktforbrug gennem dele- eller serviceordninger. Eller f.eks. samle to produkter i ét produkt med integrerede funktioner.
Forlæng levetid af produkt og produktdeleGenbrugDirekte genbrug af produkter til det originale formål af samme bruger eller gennem ejerskabsskifte.
ReparérReparér og vedligehold produkter for at forlænge levetiden.
IstandsætIstandsættelse eller modernisering af et ældre produkt, så det kan bruges til dets originale formål.
Reducér miljøbelastningen per produktMinimérProduktdesign, der har mindre materialebrug, energibrug og
OptimérMere miljøvenlig transport, vedvarende energi i produktionen. Brug af genanvendte materialer.
Udnyt materialerne ved bortskaffelseGenanvendelseGenanvendelse af materiale. Produkter nedbrydes eller findeles og anvendes i fremstillingen af nye produkter.
UdnyttelseForbrænding af produktet eller materialerne med energiudnyttelse.

Eksempel: Brugerne involveres i at finde og teste løsninger

Center for Bæredygtige Hospitaler i Region Midtjylland har kørt en task force, hvor en gruppe medarbejdere fra operationsgangene på hospitalerne i Horsens, Randers, Silkeborg og Aarhus har samarbejdet om at reducere forbruget af udstyr i forbindelse med ucementerede hofteoperationer. Gruppen bestod af ortopædkirurger, operationssygeplejersker og -assistenter, og de har blandt andet registeret affaldsmængder og observeret hinandens rutiner. Registreringerne viste bl.a. at mens Silkeborg brugte knap 7 kg engangsudstyr, brugte Horsens 12,4 kg, hvilket var udgangspunkt for drøftelser af, hvad der kan gøres anderledes, og hvilket udstyr der kan undværes.

Eksempel: Indkøbssystem forlænger brugte genstandes liv

Medarbejderne i Odsherred Kommune kan købe brugte møbler og andre genstande til 0 kroner direkte i kommunens indkøbssystem. Afdelinger kan lægge ting, som de gerne vil af med ind i systemet, hvor de vil være ’til salg’ i tre måneder. Hvis en medarbejder fx har brug for en ny forlængerledning og laver en søgning i systemet, bliver de brugte forlængerledninger vist først. På den måde opfordres medarbejderne til at tænke sig om en ekstra gang, for måske er det slet ikke en helt ny forlængerledning, der er brug for.

Eksempel: Entreprenører deler gravemaskiner og andet materiel

GSV Materieludlejning, som har op mod 25.000 entreprenørmaskiner og andet udstyr i sving på landets byggepladser, er med i en softwareplatform, der er entreprenørbranchens svar på GoMore. Platformen gør det muligt at dele de tonstunge gravemaskiner, dumpere og andet materiel deles mellem branchens aktører og dermed sikre en mere effektiv udnyttelse af maskinerne, der ofte har meget og dyr ventetid på de enkelte byggepladser. 

Eksempel: Genanvendelse af kundernes tekstiler

Textilia leverer skræddersyede tekstil- og serviceløsninger til for eksempel industrien, restauranter, hospitaler og hoteller. Med udviklingen af koncept Textilia upcy kan tekstiler, der tidligere blev kasseret, eksempelvis hullede duge fra restauranter eller dyner fra hospitaler, i stedet sys om til skjorter, dynejakker eller noget helt tredje. Dermed kan Textilia upcy-produkterne erstatte konventionelle produkter, som de kunder, der indleverede tekstilerne, ellers skulle have købt fra nye.

Et af de første skridt i udviklingen af et cirkulært udbud er at sikre inddragelse af de relevante parter i organisationen. Det er vigtigt, at udbudsjurister, bruge­re/driftsafdelingen og miljøfaglige med­arbejdere som minimum er inddraget. Der er brug for mange kompetencer, og sam­arbejdet vil formentlig gå på tværs af for­valtninger. 

Det næste skridt er at foretage et grun­digt forarbejde, så I ved, hvad I vil efter­spørge, og hvor jeres videnshuller er. Ne­denstående model kan i den forbindelse være en hjælp til at vurdere, hvilke(t) cir­kulære design, der kan være relevante for det produkt eller den service, I ønsker at udbyde. Modellen er tænkt som inspirati­on til, hvilke tanker I kan gøre jer om det produkt, eller den service, der skal udby­des. Hvilke cirkulære elementer, der kan tages i brug, er desuden betinget af, hvad markedet kan levere. Dette bør afdækkes i en markedsdialog, som beskrives nær­mere i næste afsnit. 

Cirkulære elementerKan det pågældende cirku­lære element indgå som en mulig løsning ift. den ser­vice/det produkt, der ud­bydes? Hvad er forudsætningerne for, at det pågældende cirku­lære element kan anvendes? Hvilke barrierer kan identifice­res? 

Genbrug

Produktet har været anvendt/markedsført før eller vil blive videreformidlet til andre kunder efter endt brug 

  

Istandsættelse

Produktet kan nemt repareres og måske endda opgraderes 

  

Istandsættelse/forberedelse til genbrug

Produktet returneres til producenten, der istandsætter produktet, så det kan reintro­duceres på markedet 

  

Genanvendelse

Produktet kan efter endt brug genanven­des, eller produktet er produceret af gen­anvendte materialer (vær opmærksom på, at produkter, der indeholder skadelig kemi, kan hindre genanvendelsen) 

  

Trinmodellen er baseret på Ellen MacArthur Foundations model for cirkulære kredsløb

Stiller man krav til indhold af genanvendte materialer i et produkt, kan det være rele­vant at bede om dokumentation for spor­barheden af materialerne med henblik på at sikre, at det ikke indeholder uønsket kemi.

Husk også at forholde jer til, om nogle af de cirkulære krav, I stiller til pro­duktet, kan have afledte negative effekter på anden vis - på miljøet eller anvendel­sen. Fx vil der være en klimabelastning ved transport og opbevaring af genanvendte og genbrugte materialer, og for enkelte materialetyper, er der ikke nogen klimagevinst eller risiko for højere udledning forbundet med de genanvendte materialer, som det fx kan være tilfældet for genanvendt beton.

Cirkulære indkøb kræver i langt de fleste tilfælde dialog og samarbejde med mar­kedet. Der er relativt få virksomheder, som i dag har baseret hele deres pro­duktportefølje på en cirkulær forretnings­model. Som indkøber af cirkulære løsnin­ger er det derfor vigtigt at have en forstå­else for, hvad markedet kan levere for at kunne stille realistiske og tilpas ambitiøse krav i udbuddet. 

Del jeres ambition og vision med marke­det forud for udbuddet. Udfordr gerne producenter og leverandører på udvikling af nye løsninger, og giv dem eventuelt ekstra tid til at udvikle disse løsninger, så de passer til jeres behov. Overvej desu­den, hvilken type af udbud I vil gøre brug af. I visse tilfælde kan det være givende at gøre brug af fleksible udbudsformer som 'konkurrencepræget dialog' eller 'udbud med forhandling'. 

Afhængigt af det pågældende udbud, kan det være relevant at indgå dialog med leverandører, producenter og i nogle tilfælde også brancheorganisationer og affaldsbehandlere. Husk, at det også kan være relevant at afsøge det udenlandske  marked. Tid er lig penge, hvorfor en til­pasning af begge parters ressourcefor­brug skal medtænkes, samtidig med, at processen stadig skal kunne føre frem til, at jeres behov bliver opfyldt. Der kan inviteres til dialog med markedet, hvor indkøberen kan øge sit kendskab til de cirkulære forhold på området: 

Overvejelser og eksempler på spørgsmål til markedsdialog om cirkulære indkøb: 

  • Hvad er branchens erfaring med cir­kulære indkøb?
  • Hvordan bidrager produktdesign/produktion til en cirkulær mo­del?
  • Hvordan kan produktets levetid for­længes? Er vedligeholdelse og re­paration tænkt ind i produktdesig­net?
  • Hvordan værdioptimeres produk­tet/produktkomponenter ved gen­brug / genanvendelse?
  • Hvordan kan man sikre en optimal behandling og genanvendelse af de ressourcer, der indgår i produktet?
  • Hvilke risici forudser du/I, og hvor­dan kan I imødekomme disse?

Er der tale om et produktområde, hvor der er behov for at udvikle en helt ny cirkulær løsning eller behov for at teste nye materialer, kan I overveje at indgå i et partnerskab eller pilotprojekt om at teste en ny løsning.

Du kan få mere inspiration til planlægning og gennemførelse af markedsdialog i Forums værktøjer og skabeloner til markedsdialog her på siden.
 

Eksempel: Innovations challenge om vaskbare medicinbægere

Region Sjælland køber hvert år 2,6 millioner medicinbægere. De mange bægere bruges én gang og bliver herefter til 2,6 ton plastaffald. Et testforløb på Slagelse Sygehus i 2022 viste, at det er muligt at implementere vaskbare medicinbægere i sygehuspersonalets arbejdsgange. I dag findes der dog ikke et vaskbart medicinbæger, som lever op til hygiejnestandarder og personale og patienters behov.

I samarbejde med Region Sjælland gennemførte Gate 21 derfor en innovations challenge, hvor virksomheder fik mulighed for at give deres bud på, hvordan morgendagens vaskbare og genbrugelige medicinbægere kan se ud. Det resulterede i 4 forskellige løsninger på nye medicinbægre fra to virksomheder, Abena og Schoeller Plast.

Virksomhederne fik:

  • Midler til udvikling: Virksomhederne fik 20.000 kroner til at færdigudvikle og producere prototyper, så de kunne testes i samarbejde med sygehuspersonale.
  • Adgang til personaletest: Udvalgte prototyper blev testet på et sygehus sammen med sygehuspersonale, der i fremtiden skal bruge produktet. Al feedback og input om prototypens performance blev efterfølgende delt med virksomhederne med henblik på videreudvikling. 
  • Eksponering: De vindende prototyper blev præsenteret gennem en kommunikationsindsats, blandt andet på Region Sjælland og Gate 21’s kanaler.
  • Mulighed for at præsentere prototypen: Vinderne fik mulighed for at præsentere deres prototype for relevante markedsaktører og mulige fremtidige kunder til et afsluttende kåringsevent. 

Alle 4 løsninger blev afprøvet med sundhedspersonale og hygiejnefaglige, der alle er motiverede til at finde et grønnere medicinbæger. Klimaberegningerne viste også, at alle vaskbare medicinbægre havde en positiv klimagevinst.

Eksempel: Leverandør hjælper kommuner med at gentænke rengøringsmetoder

Abena tilbyder mere end 38.000 produkter indenfor sundhedspleje, medicinske produkter og produkter til restauranter og hoteller samt rengørings- og affaldshåndteringsløsninger. Abenas konsulenter hjælper blandt andet kommuner med at gentænke indkøb og produktsortimenter, som nedsætter forbruget. En af dem er Tårnby Kommune, som har testet rengøring med nye rengøringsmidler og rekvisitter på rådhuset, herunder doseringsenheder, som sikrer korrekt dossering, og microfiber-mopper, som kan rengøre flere kvadratmeter. Testen gav en reduktion på 75% i rengøringsmidler og en reduktion i vandforbruget fra 14 til 2 liter pr. medarbejder pr. dag.

Kravspecifikationen refererer til, at ordre­giver meddeler, hvilke egenskaber kon­traktens genstand skal overholde. Helt overordnet gælder det, at kravspeci­fikationen skal:

  1. Være knyttet til kontraktens genstand. Det betyder eksempelvis, at ordregi­ver kan stille krav til, at den indkøbte vare/service indgår i en cirkulær res­sourceanvendelse, men at ordregiver derimod ikke kan stille krav til, at til­budsgivers eget forbrug er cirkulært.
  2. Overholde de grundlæggende EU-­retlige principper: proportionalitet, gennemsigtighed, ikke-diskrimination og ligebehandling.
  3. Fremgå af udbudsbekendtgørelse eller udbudsmaterialet
  4. Opfylde de vejledende regler om to­talomkostninger (KFST 2016: 215-218), hvis de inddrages (Herning Kommune 2014)

Ordregiver bør grundigt overveje, hvad der skal indgå i kravspecifikationen, og hvad der skal give point i tildelingskriteri­erne. 

Forslag til krav, der knytter sig til cirkulæ­re indkøb: 
  • At produktionen af et givent pro­dukt er helt eller delvist baseret på sekundære råmaterialer (genan­vendte materialer)
  • At forskellige materialer i et givet produkt nemt kan skilles ad og gen­bruges / genanvendes separat
  • At der for et givent produkt er ad­gang til reservedele
  • At et givent produkt garanteres en bestemt minimumslevetid
  • At leverandøren tager eller køber produktet tilbage efter endt brug
  • Branchespecifikke krav - med for­behold for, at ligebehandlingsprin­cippet overholdes, og det ikke for­drer medlemskab af bestemte bran­cheforeninger og tilsvarende
  • Miljømærkekrav

Når der arbejdes med cirkulære princip­per, og der dermed stilles krav til ikke-­hyldevarer, er det vigtigt, at indkøberen ikke stiller unødige krav, så de markedsak­tører, som er interesserede i at følge den cirkulære tanke, ikke udelukkes.

Eksempel: Specifikke designopskrifter i udbud af tekstiler

Region Midtjylland vil erstatte engangstekstiler med flergangstekstiler, der kan vaskes og bruges igen for at minimere mængden af affald fra engangstekstiler og reducere klima- og miljøbelastningen fra forbruget af tekstiler.

Som en del af udbudsforberedelsen benytter Region Midtjylland et værktøj til LCA-screening af tekstiler i sundhedssektoren, der giver en indikation af det miljømæssige potentiale ved at skifte fra engangsprodukt til flergangsprodukter. Screeningsværktøjet gør det muligt at sammenligne forskellige løsninger for tekstilprodukter på CO2-aftryk og andre miljøpåvirkninger i hele levetiden. Værktøjet er udviklet sammen med Miljøstyrelsen og kan findes under TCO-værktøjer, under fanen tekstiler her på siden eller hentes ned her:  

Excel værktøj til download: LCA-udbudsværktøj for screening af tekstiler i sundhedssektoren

Manual til download: LCA udbudsværktøj for screening af tekstiler i sundhedssektoren

For de tekstilprodukter, hvor screeningen viser, at der er potentiale for miljømæssige gevinster ved et flergangstekstil, er næste skridt i processen at udvikle produktdesigns som lever op til Region Midtjyllands miljøkrav samt krav til funktion og komfort, og som også kan holde til at blive håndteret i hospitalernes vaskeriservicesystemer.

For eksempel er det et krav til operationstekstiler, at de skal være enten væskeafvisende eller væsketætte og samtidig kunne klare at blive vasket og steriliseret mange gange. I dag bruges der typisk PFAS til imprægnering af medicinske tekstiler, men Region Midtjylland stiller krav om, at der ikke må bruges PFAS eller andre skadelige kemikalier.

Alle produktdesigns testes ved simuleringer af brugssituationer for se hvordan de fungerer og reagerer i praksis. Testresultaterne bruges til at modne kravspecifikationerne til et potentielt udbud, som omfatter designopskrifter (Tech Packs) der specificerer de fysiske krav til materiale, tråd, mv. men hvor der stadig er plads til markedsdialog om for eksempel de konkrete materialevalg.

Region Midtjylland har desuden bidraget til udviklingen af Miljøstyrelsens TCO-værktøj (Total Cost of Ownership) for tekstiler i sundhedssektoren, som vil kunne bruges i udbudsprocessen til evaluering af det økonomiske tildelingskriterie. Værktøjet kan hentes her: 

Hent Miljøstyrelsens TCO-udbudsværktøj for tekstiler i sundhedssektoren

Hent vejledningen om TCO-udbudsværktøj for tekstiler i sundhedssektoren

Eksempel: Nordiske kriterier for mere bæredygtig emballage på hospitalerne

Regionerne har i samarbejde med indkøbsorganisationer på sundhedsområdet i en række nordiske lande udviklet miljøkriterier der skal få leverandører til sundhedsvæsenet til at bruge mindre mængder emballage. Kriterierne hjælper personer med ansvar for offentlige udbud, f.eks. category managers, offentlige indkøbsmedarbejdere eller indkøbskonsulenter, i at definere emballagespecifikke kriterier, og kriteriedokumentet indeholder blandt andet en vejledning i, hvordan kriterierne anvendes og et bibliotek over kriterier, som kan implementeres i udbudsmaterialet efter behov.

Kriterierne er opdelt i tre hovedemner i overensstemmelse med bedste praksis for bæredygtig emballage: Mindske materialespild, design med henblik på genanvendelse og indhold af genanvendt materiale eller materiale fra bæredygtige kilder. Dertil er de opdelt i tre niveauer: Der er basiskriterier, som har fokus på centrale områder, når det gælder klima- og miljøvenlig produktemballage. Her er der også sigte på at holde organisationers administrative omkostninger på et minimum. Der er de avancerede kriterier, som går efter et højere niveau af resultater på klima- og miljøområdet. Endelig er der frontløberkriterierne, som kan bruges til at opnå fremragende resultater på klima- og miljøområdet ved at være på forkant i branchen. Endelig indeholder dokumentet eksempler på, hvordan scoringsmodellen bruges i praksis.

Eksempel: Minimumskrav ved indkøb af belysning

Følgende minimumskrav ved indkøb af belysning vil fremme cirkulære indkøb:

  • Eksisterende armaturer skal genbruges og ombygges til LED for at undgå loftsrepa­rationer og unødigt spild af CO2.
  • Alt gammel elektronik (spole/forkobling mv.) demonteres og oparbejdes af miljø­godkendt virksomhed optaget i affaldsregistreret for elskrot.
  • Eksisterende elektronik erstattes med enten LED lyskilde eller LED board med dri­ver. Driver, LED dioder og/eller LED lyskilder skal være udskiftelige.
  • Ny løsning skal være CE mærket og leve op til alle lovgivningsmæssige krav.
  • Løsning skal kunne dæmpes og leve op til BR1 Ss krav om dagslysstyring i forhold til at reducere energiforbrug mest muligt.

Derudover er der en række øvrige minimumsstandardkrav, der kan sikre god kvalitet og lang levetid, men som ikke er unikke for cirkulær løsning: 

  • Min. Ra værdi: 80
  • Levetid: L70B50 50.000 timer
  • LED Minimum 100 lumen/watt
  • Driveres energieffektivitet: > 87 %
  • MacAdam 3
  • Flicker: < 15%

I denne fase skal der foretages en vurde­ring af, hvilke tilbudsgivere der kan delta­ge i udbuddet. Vurderingen foretages med udgangspunkt i en række opstillede udelukkelses- og udvælgelseskriterier (Herning Kommune 2014). 
Ordregiver har mulighed for at kræve do­kumentation for tilbudsgivers økonomi­ske-, finansielle-, tekniske- og/eller faglige formåen for at sikre, at tilbudsgiver er egnet til at imødekomme udbuddet. Erfa­ring med cirkulære indkøb kan inddrages som dokumentation for teknisk og/eller faglig viden. 
Det er vigtigt, at indkøberen gør sig nogle overvejelser om hvor høje krav, der skal stilles til tilbudsgiverne. Der kan være små niche-virksomheder, der er interesserede i ordregivers ideer til cirkulære produkter og tjenesteydelser, og disse virksomheder skal nødigt udelukkes grundet store krav til omsætning eller kapital. Er der behov for, at der stilles store krav til økonomi, kan det overvejes, at selv små virksomhe­der kan byde - f.eks. en bankgaranti i ste­det for høj egenkapital eller lignende.

 

I udbudsmaterialet skal det tilkendegives, hvilket tildelingskriterium - 'laveste pris', 'omkostninger' eller 'bedste forhold mellem pris og kvalitet' - der afgør, hvem der vinder kontrakten. Under tildelingskri­teriet 'omkostninger' kan også livscy­klusomkostninger medtages, hvilket mu­liggør en økonomisk vurdering, der un­derstøtter cirkulære indkøb. 

Cirkulære indkøbskrav kan dog kun ind­drages, hvis tildelingskriteriet er 'bedste forhold mellem pris og kvalitet', idet det­te tildelingskriterium åbner op for formu­leringen af underkriterier. Det indebærer, at ordregiver kan veje cirkulære indkøbs­hensyn op imod andre væsentlige para­metre - som eksempelvis omkostninger (KFST 2016: 218). Tildelingsmodellen kan fastsættes i forhold til, hvordan hvert til­bud skal krediteres for de cirkulære ele­menter, den enkelte leverandør kan tilby­de. En tildeling skal så bero på henholds­vis en pris, point eller en prosamodel.

Eksempel på pointsystem med cirkulær økonomi som underkriterium

Aalborg Kommune valgte i deres udbud af bæredygtige læringsmiljøer tildelingskriteriet "bedste forhold mellem pris og kvalitet", for derved at kunne anvende "cirkulær økono­mi" som underkriterium. Cirkulær økonomi vægtede 40 %, mens hhv. kvalitet, totaløko­nomi og rådgivning hver vægtede 20 %. Underkriteriet, cirkulær økonomi, blev vurderet på baggrund af fem delkriterier, som leverandørerne skulle respondere på. Delkriterier og konkrete formuleringer kan ses af nedenstående model. 

 

DelkriterierVægtSpecifikationer 
Levetid 30%

"Det vurderes positivt, at Tilbudsgiver tilbyder en lang produktgaranti på ti/budte nye møbler." 

"Det vurderes positivt, at Tilbudsgiver( . .) leverer brugervenlig informa­tion/vejledninger i forhold til at sikre korrekt anvendelse og vedlige­hold af nye og istandsatte møbler, med henblik på at medvirke til for­længelse af møblernes levetid. Dette kan eksempelvis være i form af folder, app, film eller hjemmeside."

Vedligehold25%

"Det vurderes positivt, at Tilbudsgiver tilbyder en lang reservedelsga­ranti på nye møbler.

"Det vurderes positivt, at Tilbudsgiver tilbyder produkter, der er kon­strueret med henblik på delvis demontering og udskiftning, for der­igennem at øge genbrug og genanvendelse samt mindske bortskaffel­se af hele møbler, alene fordi dele af møblet skal udskiftes/renoveres."

Genbrug20%

"Det vurderes positivt, at Tilbudsgiver i videst mulige omfang genbru­ger eksisterende møbler omfattet af den pågældende case 2 i casebe­skrivelserne. Bemærk, at den casespecifikke indretningsløsning som minimum skal indeholde minimum 20 % af de eksisterende møbler (genbrugte såvel som istandsatte møbler), jf. Rammeaftalebilag 1 - Kravspecifikation, MK 24."

"Det vægtes positivt, at Tilbudsgiver i videst mulige omfang reducerer miljøpåvirkninger i processen. Tilbudsgiver bedes beskrive, hvordan denne vil håndtere genbrugsmøbler, herunder istandsættelse af eksi­sterende møbler, der i videst mulige omfang reducerer miljøpåvirknin­ger i processen, herunder eks. transportafstande."

Istandsættelse15%

"Det vurderes positivt, at Tilbudsgiver tilbyder at istandsætte eksiste­rende møbler omfattet af den pågældende case, f.eks. ved udskiftning af bordplade, ompolstring, om lakering o.l., hvorefter møblerne retur­neres og genanvendes i casen eller i de andre cases. Bemærk, at den case-specifikke indretningsløsning som minimum skal indeholde mini­mum 20% af de eksisterende møbler (genbrugte såvel som istandsatte møbler), jf. Rammeaftalebilag 1 - Kravspecifikation, MK 24."

"Det vurderes positivt, at istandsættelse af eventuelt eksisterende møbler varetages af ansatte på særlige vilkår. Dette kan eksempelvis være medarbejdere, som af den ene eller anden grund ikke kan vare­tage et ordinært job på normale vilkår f.eks. handicappede eller kon­tanthjælpsmodtagere."

Materiale­genanvendelse10%

"Det vurderes positivt, at ti/budte nye møbler i videst mulige omfang indeholder genbrugsmaterialer og/eller der indgår genbrugsmaterialer i forbindelse med istandsættelse af eventuelt eksisterende møbler på skolerne."

"Det vurderes positivt, at udtjente overskudsmøbler i videst mulige omfang bortskaffes til materiale-genanvendelse i rene og sorterede af­faldsfraktioner"

Under kontraktvilkår har ordregiver mulig­hed for at medtage cirkulære betingelser. Kravene kan enten formuleres som en opfordring eller som et forpligtende vilkår (KFST 2016: 153). 
Et eksempel på en kontraktbetingelse kan være, at: "Leverandøren skal tilbagetage og sikre genbrug/genanvendelse af al emballage brugt til at levere produktet i og med". 
Kontraktvilkårene skal være knyttet til kon­traktens udførelse, hvilket indebærer, at kontraktvilkårene alene kan stilles for den opgave, der udbydes, og altså ikke andre opgaver. Derudover skal kontraktvilkårene overholde de EU-retlige principper og fremgå af enten udbudsbekendtgørelsen eller udbudsbetingelserne (KFST 2014: 15). 

Hvis cirkulære hensyn inddrages som kon­traktkrav, kan kontraktstyring sikre, at kra­vene rent faktisk overholdes af leverandø­ren. Kontraktstyringen kan imødekommes ved at indføre en opfølgningsklausul og/eller en sanktionsbestemmelse i kon­trakten. 
En opfølgningsklausul noterer, hvordan leverandøren skal dokumentere, at ved­kommende har levet op til kontraktkrave­ne. Udmøntningen er opfølgningsklausu­len afhænger af indkøbets karakter. 

Innovationsklausuler

Inden for mange brancher sker produktudviklingen hurtigt, og der kan i løbet af en udbudskontrakts varighed komme mange nye og mere cirkulære løsninger på markedet.

Innovationsklausuler kan give rammerne for, at offentlige indkøbere kan samarbejde med leverandører om optimering af produktet/ydelsen i kontraktperioden. Principielt giver det mening i alle former for kontrakter, men der er nogle forudsætninger, som skal være på plads. 

Det er vigtigt, at ordregiver er klar til at afsætte de ressourcer, som det kræver at støtte op om og prioritere innovationsarbejdet. Lige så vigtigt er det, at potentielle leverandører ved, hvad det er, de går ind til og er en professionel samarbejdspartner. En god idé vil derfor være at bruge markedsdialogen til at afdække hvilke leverandører, der har erfaring med innovation, og har kompetencerne til at realisere en innovationsklausul.

I forhold til formuleringen af innovationsklausuler, skal ordregivere sikre, at der er en fair forventning til parternes indsats. Ordregiver kan med fordel overveje:

  • Er det en indsatsforpligtelse eller en resultatforpligtelse? 
  • Hvordan får vi bedst leverandøren på banen?
  • Hvordan håndterer vi implementeringen af innovationstiltag tidsmæssigt og økonomisk?
  • Hvordan kan vi måle på, om innovationsklausulen har været en succes? 

Derudover skal ordregiver sikre, at resultatet af innovationssamarbejdet i videst mulige omfang stilles til rådighed i forbindelse med genudbuddet, så en efterfølgende kontrakt bygger på den innovation, som er sket i den forudgående kontraktperiode.

Læs mere om innovationsklausuler her på siden

Og find skabelon til at honorere forbedret miljøindsats i takt med at markedet udvikles her:

Bæredygtighedsparadigme - skabelon til brug i kontrakten

Husk at evaluere udbudsprocessen og det efterfølgende resultat. Cirkulære indkøb er nyt for de fleste, og det er relevant at erfaringsopsamle og forholde sig til, hvordan processen eventuelt kan optime­res til næste gang. To måder at strukturere evalueringen på kunne eksempelvis være: 

To måder at strukturere evalueringen på kunne eksempelvis være: 

  1. At udarbejde et samlet evalueringsdokument for den enkelte produktgruppe, som indeholder:

    1. Baggrundsforklaring og vigtige overvejelser ifm. gennemførte udbud
    2. Forventninger til udviklingen og nye tendenser på pågældende marked
    3. Let vidensopsamling af input, specielt fra de leverandører som ikke vandt, umiddelbart lige efter tildeling af kontrakten. Det kan bruges til at afklare forventninger til fremtidens marked, identificere det, der var svært at honorere og specifikationer, som muligvis kan komme med næste gang, der ud føres i et udbud, prisforudsætninger osv. Både mundtlig opsamling og elektroniske surveys kan bruges som redskaber til formålet. 
  2. Udføre regelmæssige evalueringer i indkøbsteams, der:

    1. Kortlægger de udfordringer og potentialer, indkøbsteamet støder på i sine udbudsforløb
    2. Evaluerer struktureringen af de gennemførte udbud herunder overvejelser om tidsforbrug, proces, tildelingskriterier, krav osv.
    3. Evaluerer det daglige arbejde med igangværende kontrakter herunder dia log med leverandører, logistikforhold, praksis i forhold til services og vedligeholdelse mv.