Co-location og facility management

Om vejledningen

EU’s grønne indkøbskriterier (GPP) for datacentre, serverrum og cloudtjenester er udarbejdet af EU-Kommissionen og består hhv. af et kriteriedokument samt en teknisk rapport. Som initiativ i Den Fællesoffentlige Digitaliseringsstrategi afprøves GPP-kriterierne i perioden 2022-2023 i en række offentlige indkøb. Som led i afprøvningen og med henblik på at øge GPP-kriteriernes anvendelighed, har GPP-materialet på disse sider en anderledes opbygning samt yderligere vejledningstekst ift. det oprindelige EU-materiale. Dette med henblik på, at du som indkøber hurtigt kan få et overblik over, hvilke GPP-kriterier, som er mest relevante for præcis din indkøbssituation. Der er ikke ændret indholdsmæssigt i GPP-kriterierne. Spørgsmål vedrørende anvendelse af GPP-kriterier, nærværende vejledning samt den igangværende afprøvning kan rettes til:

Digitaliseringsstyrelsen
Specialkonsulent Frederik Nøhr Brünner
Mail: frnob@digst.dk 
Tlf.: +45 30 52 54 39

Hvordan anvendes materialet?

GPP-kriterierne for datacentre, serverrum og cloudtjenester er et opslagsværk af grønne mindstekrav, evalueringskriterier og kontraktvilkår, som sammenlagt refereres til som kriterier. Disse kriterier vedrører en række produktkategorier og services inden for paraplybetegnelsen dataopbevaring og –behandling. GPP-kriterierne bygger på internationale standarder og anerkendte opgørelsesmetoder og er på et overordnet niveau tilpasset EU’s ud-budsdirektiv. 
Det er dog altid ordregivers ansvar at sikre overensstemmelse med udbudsreglerne. Når kriterierne indsættes i et konkret udbudsmateriale bør det altid ske under hensyntagen til udbudsloven og dansk udbudsretslig praksis. Kriterierne kan også tilpasses den konkrete indkøbssituation, hvilket beskrives i afsnit om tilpasning af kriterier. Der henvises til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens ”Gennemførelse af grønne udbud - Vejledning om udbuds-lovens muligheder”.

GPP-kriterierne er delt op i:

• Kriterier vedrørende egnethed og udvælgelse, fx minimumskrav til en tilbudsgivers tekniske ressourcer (Selection Criteria – SC)
• Tekniske mindstekrav til produkter og ydelser (Technical Specification – TS)
• Evalueringskriterier, hvor tilbudsgiverne kan konkurrere om at være mest grønne, når der skal foretages evaluering fx ved tildeling af point eller kvalitativ vurdering ved tildelingskriteriet ”bedste forhold mellem pris og kvalitet” (Award Criteria – AC)
• Kontraktvilkår vedrørende efterlevelse af øvrige kriterier i kontraktperioden fx krav om løbende afrap-portering (Contract Performance Clauses – CPC)

Hvert kriterium har en unik referencekode fx SC1, hvilket muliggør skelnen ml. hvordan kriterierne kan anvendes i forbindelse med et udbud. Derudover kan referencekoderne anvendes til at identificere de konkrete kriterier i EU-Kommissionens tekniske rapport, som danner baggrund for GPP-kriterierne og som mere detaljeret beskriver de enkelte kriterier.

GPP anvender to kriterieniveauer:

• Nøglekriterier (GPP basis) – sikrer nemmere anvendelse af grønne krav i offentlige indkøb med fokus på en ydelse eller et produkts vigtigste klima- og miljøpåvirkninger og skal holde omkostninger på et minimum.
• Udvidede kriterier (GPP udvidet) – inddrager flere aspekter og har mere vidtgående krav til klima- og miljøpåvirkning og kan understøtte mere innovative målsætninger. Udvidede kriterier kan potentielt udelukke nogle leverandører fra at kunne byde og kan samtidigt potentielt være fordyrende. Derfor anbefales det, at ordregiver altid går i tidlig dialog med markedet med henblik på at afklare markedets formåen på området samt fastlægger eventuelle meromkostninger associeret med anvendelse af udvidede kriterier.

I en del tilfælde er nøglekriterierne og de udvidede kriterier sammenfaldende. I så fald anvendes udtrykket "samme krav for nøglekriterier og udvidede kriterier". I nogle tilfælde er der kun enten nøglekriterier eller udvidede kriterier.

Det bemærkes, at denne kategorisering er foretaget i 2020 og således er et øjebliksbillede. Kriterier, der i 2020 blev vurderet til at være mere ambitiøse, kan således i dag være fuldt markedskonforme. Samtidigt er nogle udvidede kriterier fortsat ambitiøse. Udviklingen inden for serveres energieffektivitet går fx meget hurtig, mens muligheder for genbrug af spildvarme i fjernvarmenettet går langsommere. Af disse årsager er det vigtigt at gå i dialog med markedet for at vide hvilke kriterier, man som ordregiver kan og vil anvende.

Markedsdialog

At stille grønne krav i offentlige indkøb af datacentre, serverrum og cloudtjenester er en relativt ny disciplin. Da der samtidigt er tale om en kompleks produktkategori, anbefales det, at ordregiver tidligt indleder en markedsdialog om anvendelse og udformning af grønne krav og evalueringsparametre. Alle relevante interessenter kan inddrages i markedsdialogen, herunder potentielle tilbudsgivere, brancheorganisationer, rådgivere og andre med særlig teknisk eller forretningsmæssig viden om markedsforholdene. I markedsdialogen anbefales det, at ordregiver tydeligt redegør for, at grønne krav er forsøgt tilpasset det konkrete udbud (se afsnit om tilpasning nedenfor) samt en vurdering af markedets formåen, men at ordregiver ønsker input til, om markedet ønsker flere tilpasninger. 

Tilpasning af kriterier

Kriterierne kan med mindre sproglige tilpasninger anvendes, som de fremgår på disse sider, men kan også tilpasses eventuelle særlige hensyn og ønsker i et konkret udbud. Det anbefales, at ordregiver altid foretager en konkret vurdering af anvendelsen af kriterierne, herunder vurderer fordele og ulemper ved måden, de grønne krav og evalueringsparametre stilles, herunder ikke mindst om de bruges til at prækvalificere tilbudsgivere (kriterier vedrørende egnethed og udvælgelse), stille mindstekrav (tekniske mindstekrav) eller evaluere kvalitet (evalueringskriterier). 

Afhængig af udbuddets karakter herunder eksempelvis væsentlige økonomiske, konkurrencemæssige eller for-retningskritiske hensyn, kan der være behov for at tilpasse kriterierne.

• Overvej fordele ved at ændre nogle kriterier til evalueringskriterier: Opnåelse af et bredt felt af (mindre) tilbudsgivere kan fx understøttes ved at ændre kriterier vedrørende egnethed og udvælgelse (hvem kan byde) til et evalueringskriterie.
• Præciser forventningerne til de fremadrettede præstationer: Øget mulighed for at indfri udbuddets grønne målsætninger kan opnås ved også at eksplicitere krav om fremtidige præstationer. Opfyldelse af flere kriterier dokumenteres bagudrettet fx opgøres vedvarende energi og genbrug af spildvarme for de seneste 12 måneder. Hvis evalueringskrav kun fokuserer på, hvilket niveau tilbudsgiverne vil levere på ved kontraktens ikrafttrædelse, kan der dermed opstå en situation, hvor nogle tilbudsgivere ikke kan nå at ændre niveauet forud for ikrafttrædelse og dermed reelt straffes for deres historiske præstationer, men ikke belønnes for deres villighed til at foretage væsentlige investereringer mhp. at opnå bedre præstationer fremadrettet, mens andre tilbudsgivere belønnes for deres historiske præstationer, men ikke forpligtes til at forbedre disse i kontraktperioden. Typisk vil ordregiver være interesseret i den fremadrettede præstation under kontraktens gennemførsel. Derfor anbefales det at præcisere i udbuddet, at tilbudsgiver, udover at angive sit udgangspunkt (som i nogle tilfælde bygger på de senest 12 måneder), også skal forpligte sig til en fremadrettet præstation (fx som garanti med bod, såfremt den ikke overholdes). Fx kan en tilbudsgiver, der anvender et datacenter, der i det forgangne år har kørt på 70 procent grøn strøm (REF=0,7), og forpligte sig til at købe grønne certifikater mhp. at opretholde en REF på 1 gennem hele kontraktperioden. Alternativt kan krav stilles på en måde, som gør det muligt for tilbudsgiver at forpligte sig til løbende forbedringer, sådan at tilbudsgiverne konkurrerer om at kunne tilbyde opnåelse af det bedst mulige niveau. Det er vigtigt, at ordregiver sikrer sig løbende rapportering og dokumentation af, hvordan krav til fremtidige præsentationer opfyldes i kontraktperioden. Samtidig opfordres ordregiver til kun at stille de krav til fremadrettede præstationer, rapportering og dokumentation, som ordregi-vers organisatoriske set up samt ressourcer kan anvende og kontraktstyre.
• Overvej at bruge minimumstærskler i evalueringskriterier: Dette kan være med til at sikre, at alle tilbudsgivere forholder sig til kriteriet og sikrer, at et tilbud med lav pris men en meget dårlig miljøpræstation har sværere ved at vinde. Det kan fx være et krav om at tilbudsgivere som minimum skal have en hvis mængde grøn strøm og at der gives point for bedre præstationer. Hvis de anvendte evalueringskriterier er særligt ambitiøse, eller hvis man er usikker på markedets formåen, er det omvendt ikke hensigtsmæssigt at anvende en minimumstærskel, som en del af evalueringen. 
• Tjek sammenhæng mellem de valgte kriterier: De enkelte GPP-kriterier er formuleret, så de både kan anvendes enkeltvis og i sammenhæng med øvrige GPP-kriterier. Når GPP-kriterier udvælges og evt. tilpasses er det vigtigt, at kriterierne ikke kommer til at overlappe, samt at der opstilles relevante kontraktvilkår, der under-støtter relevante dele af både de valgte kriterier vedrørende egnethed og udvælgelse og de valgte tekniske mindstekrav og evalueringskriterier. Det fremgår i vejledningen til de enkelte kriterier, hvilke øvrige GPP-kriterier, der i udgangspunktet overlapper og hvilke kontraktvilkår, der kan være relevante fx ”Anvend enten TS10 eller AC11. Anvendes sammen med CPC10”. 
• Tjek overensstemmelse med gældende udbudsret: Kriterierne opdateres ikke med samme frekvens som udbudsreglerne og den udbudsretlige praksis. Eksempelvis frarådes tildeling af point i intervaller som beskrevet under tildelingskriteriet ”Det globale opvarmningspotentiale for anvendt blanding af kølemidler (AC11)”.

Såfremt kriterier tilpasses det enkelte udbud, er det helt centralt, at ordregiver sikrer sig, at opgørelsesmetoder og standarder fra de oprindelige GPP-kriterier fortsat kan anvendes. 

Kort om standarder, EN 50600 og ”EU Code of Conduct”

GPP-kriterierne bygger på internationale standarder og opgørelsesmetoder, hvilket har en lang række fordele. Bl.a. sikrer det, at tilbudsgivere kun skal anvende én opgørelsesmetode på tværs af udbud i EU. I det følgende beskrives to centrale standarder i GPP materialet. 

• EN 50600 er den europæiske standard for datacentre bl.a. ift. design, sikkerhed og effektivitet. Den eksisterer ligeledes som international ISO standard: ISO/IEC 30134. EN 50600 er udviklet af EU og datacenterbranchen, og datacenteroperatører må i udgangspunktet forventes at kende til standarden. EN 50600 består bl.a. af en række Key Performance indikators (KPI’er), som inden for en række områder fx vedvarende energi (EN 50600-4-3), genbrug af spildvarme (EN 50600-4-6) og strømforbrugseffektivitet (PUE) (EN 50600-4-2) angiver præcis, hvordan disse tal opgøres; hvad tæller med og hvad tæller ikke med osv. Derudover indeholder EN 50600 også forventede praksisser for energiledelse og -optimering (EN 50600-99-1), som oplister en række forventede praksisser, som bør følges i et datacenter. EN 50600 opdateres løbende og man kan købe standarderne samlet eller enkeltvis i Dansk Standards webshop. 
• EU Code of Conduct for energy efficiency in datacenters henvises der også til i materialet. Der er tale om et EU initiativ omhandlende datacentres energieffektivitet og består af:
  • Et lærings- og referencedokument udarbejdet af EU i samarbejde med branchen omkring de forventede praksisser i datacentre fsva. energiledelse og -optimering i datacentre. Praksisserne er harmoniseret med EN50600 og giver et godt overblik over områdets metoder, terminologi og ansvarsfordeling fx ift. hvilke aktører, der har ansvar for hvilke dele af de leverede services. Beskrivelserne kan således bruges af både it-leverandører og offentlige indkøbere som fælles referenceramme.
  • Et forpligtende samarbejde, hvor man som aktør kan tilmelde sig Code of Conduct, og dermed forpligte sig til at efterleve relevante praksisser. Deltagelse i samarbejdet er en (relativ let) måde at sikre tredjepartsverifikation af ens praksis.

For at kunne kategorises som bæredygtig økonomisk aktivitet i EU’s taksonomi over bæredygtige investeringer, skal datacenteroperatører bl.a. efterleve EN 50600-99-1 forventede praksisser for energiledelse og -optimering eller EU Code of Conduct for energy efficiency in datacenters.
 

Dokumentationsniveau ift. tredjepartsverifikation, øvrige dokumentationsformer og løbende afrapportering

Det anbefales, at ordregiver går i dialog med potentielle tilbudsgivere om et passende dokumentationsniveau. Ordregiver bør i denne forbindelse have opmærksomhed på, at dokumentationskrav - herunder krav om afrapporteringskadence og tredjepartsverifikation - bør stå mål med kontraktens størrelse samt andelen af kontraktsummen, som reelt går til dataopbevaring og -behandling (dette er i særlig grad relevant for it-systemer). Omfattende dokumentationskrav kan afholde nogle tilbudsgivere for at byde på opgaven og vil under alle omstændigheder øge transaktionsomkostningerne for både ordregiver og tilbudsgivere. Samtidigt er det vigtigt, at dokumentationen relaterer sig til de enkelte krav, også når det gælder selvdeklaration.

Med henblik på at begrænse det administrative ressourcetræk samt øvrige omkostninger hos både ordregiver og tilbudsgiver, anbefales det, at ordregiver går i dialog med potentielle tilbudsgivere om bl.a.:

• Et hensigtsmæssigt niveau for løbende afrapportering. I nogle tilfælde kan årlige rapporter være tilstrækkelige (frem for månedlige rapporter).
• Et hensigtsmæssigt niveau for verifikation af efterlevelse. For kriterier vedrørende kølesystem, kølemidler, genbrug af spildvarme og vedvarende energi fremgår det fx at dokumentation kan verificeres af tredjepart fx gennem ISO 14001/50001 certificering, ekstern revisionsberetning, deltagelse i EU code of conduct mv. I mange tilfælde vil det være tilstrækkelig verifikation, at tilbudsgiver fremlægger dokumentation fx i form af grønne beviser, PPA’er (Power Purchase Agreements) samt øvrig relevant dokumentation fx opgørelser, fakturaer, ordrebekræftelser, designspecifikationer mv. fra datacenteroperatørens underleverandører fx forsyningsselskab, kølemiddel-/kølesystemleverandør, entreprenør mv., som angiver de efterspurgte oplysninger samt angivelse af dato/periode, kontaktoplysninger på underleverandør, kundens adresse mv.
   

Produkt- og ydelseskategorier

For at give dig som indkøber et hurtigt overblik over hvilke grønne krav, der er relevante for jeres specifikke indkøb, er GPP-kriterierne opdelt i to overordnede produkt- og ydelseskategorier med i alt fem underkategorier:  

A. Datacentre og serverrum:

1. Anlæg, renovering, udvidelse og konsolidering
2. IT-udstyr (indkøb og bortskaffelse)
3. Drift, konsolidering og virtualisering af servere
4. Co-location og facility management

Denne overordnede kategori omhandler produkter og ydelser med relation til anlæg, udvidelse, konsolidering og drift af datacentre og serverrum. Herunder også co-location, virtualiseringstjenester og udstyr til serverrummet/datacentret, inklusiv bortskaffelse af dette. Ydelser og produkter er kendetegnet ved, at der er tale om køb af/service på en identificerbar del af et datacenter/serverrum, og at ordregiver selv ejer it-udstyret og/eller server-rummet/datacenteret, som leverer ydelserne.

B. Cloud, hosting og it-systemer: 

5.    Cloud, hosting og it-systemer

Denne overordnede kategori omhandler ydelser med relation til cloud- og hostingtjenester (herunder PaaS, IaaS og SaaS) og it-systemer og tjenester med ekstern hosting. Ydelserne er kendetegnet ved, at der er tale om en service og ikke et produkt, samt at ordregiver hverken ejer udstyr eller serverrum/datacenter.

Nedenstående skema giver et overblik over hvilke områder, der kan stilles grønne krav til ift. hver af de fem underkategorier – herunder, hvilke konkrete GPP-kriterier, der kan anvendes. Bemærk at ikke alle kravområder både har kriterier vedrørende egnethed og udvælgelse, tekniske mindstekrav. evalueringskriterier og kontraktvilkår, hvilket primært skyldes, at disse ikke er relevante ift. den pågældende indkøbssituation.

Krav til \ Genstand	Anlæg, renovering, udvidelse og konsolidering	Co-location og facility management	Cloud, hosting og it-system
Kølesystem	SC3 (S) TS6 med CPC6 (U) TS5 (U) AC7 med CPC7 (S)	SC3 (S Derudover kun for co-location: TS7 med CPC6 (U)	TS7 med CPC6 (U)
Kølemidler	TS10 (U) eller AC11 (N) Hvis drift indgår: CPC10 (U)	AC11 (N) med CPC10 (U)	AC11 (N) med CPC10 (U)
Genbrug af gulvvarme	TS8 (U) med AC8 (U)	AC9 (U) med CPC8 (U)	AC9 (U) med CPC8 (U)
Strømforbrugseffektivitet	AC5 (S) med CPC4 (U)	AC6 (S) med CPC6 (S)
Vedvarende energi	ikke relevant	TS9 (U) eller AC10 (N) Begge anvendes med CPC9 (U)	TS9 (U) eller AC10 (N) Begge anvendes med CPC9 (U)
Krav til \ Genstand	Indkøb og bortskaffelse af it-udstyr
	Servere	Storage- og backup	Netværksudstyr
Kontrol af faglige stoffer	SC2 (U)	SC2 (U)	SC2 (U)
IKT-driftsområde temperatur og fugtighed	TS2 (B) TS2 (U)	TS2 (B) TS2 (U)	TS2 (B) TS2 (U)
Reparation og opgradering	TS3 (U)	TS3 (U)	Ikke relevant
Energieffektivitet	TS1 (B) TS1 (U) AC1 (S) AC2 med CPC1 (U)	Ikke relevant	Ikke relevant
Bortskaffelse af udtjent it-udstyr	TS4 med CPC3 (S) AC4 med TS4 og CPC3 (S)	TS4 med CPC3 (S)	TS4 med CPC3 (S)
Krav til \ Genstand	Drift, konsolidering og virtualisering af servere
Serverudnyttelse	SC1 (S) AC3 med CPC2 (S)
Forklarende note: SC = Kriterier vedrørende egnethed og udvælgelse, TS = Tekniske mindstekrav, AC = Evalueringskriterier og CPC = Kontraktvilkår (N) = Nøglekriterier (GPP basis), (U) = Udvidede kriterier (GPP udvidet) og (S) = Samme krav for nøglekriterier og udvidede kriterier

Relevante GPP-kriterier ved indkøb af: 

• Co-location-services dvs. hvor myndighedens eget it-udstyr placeres i et datacenter, som ejes og drives af tilbudsgiver/tredjepart. Servicen indebærer leje af en del af faciliteten og der kan derved stilles krav til M&E systemet herunder køling, vedvarende energi, genbrug af spildvarme mv.
• Facility managementservices og specifikt drift og vedligehold af M&E-infrastrukturen i myndighedens eget serverrum/datacenter. M&E-infrastrukturen består bl.a. af elektriske understationer, køleanlæg, nød-generatorer, UPS-enheder og Computer Room Air Conditioning. Fsva. M&E-services målrettet myndighedens egne faciliteter kan anvendelse af flere kriterier forudsætte, at facilitetens M&E-system samt øvrig infrastruktur fx fjernvarmesystem og elforsyning giver de nødvendige forudsætninger for at tilbudsgiverne kan drive faciliteten effektivt og grønt (og kan konkurrere herpå).

Fælles for co-location og facility-management services er, at der er tale om services, hvor kontraktens genstand er selve datacenterfaciliteten og dennes M&E-system. For begge disse services kan der stilles følgende krav:

• Kølesystem (SC3) 
• Kølemidler (AC11 og CPC10)
• Spildvarme (AC9 og CPC8) 
• Vedvarende energi (TS9, AC10 og CPC9) 
• PUE forbedringspotentiale (AC6 og CPC6) (note 1)

Derudover kan der for co-location stilles følgende krav:

• Kølesystem (TS7 og CPC6)

Note 1: Ved sammenligning af co-location faciliteter kan mulige værtssteder blive bedt om at byde på grundlag af effektiviteten af M&E-infrastrukturen, hvilket skal verificeres på grundlag af overvågede data. Co-locationfaciliteter er ikke ansvarlige for deres kunders it-udstyr og belastningen af udstyret, men kan specificere og forvalte deres faciliteter med henblik på at minimere energispild fra strøm- og kølesystemer. Se beskrivelse af de forskellige aktørers ansvar og roller i EU Code of Conduct for datacentre.    

Såfremt kontrakten også vedrører drift, konsolidering og/eller virtualisering af myndighedens egne servere kan kriterier for Drift, konsolidering- og virtualisering af servere anvendes.

Såfremt kontrakten også omfatter at tilbudsgiveren forvalter it-udstyr på vegne af myndigheden kan følgende kriterier anvendes hhv. Indkøb af it-udstyr og Bortskaffelse af it-udstyr.

Hvorfor stille kravet? 

En væsentlig klimapåvirkning fra datacentre kommer fra den energi (strøm), der anvendes til drift af datacenterets kølesystem. Derfor er det vigtigt, at stille krav om, at datacenteroperatøren har en god praksis for implementering og evaluering af energibesparende tiltag for kølingen af datacenteret bl.a. ift. styring og design af lufttilførsel, temperaturoptimering og vedligehold af kølesystem.

Hvad måles der på? 

Der kan stilles krav til to områder inden for kølesystem hhv.

• Forvaltning af køleenergi (SC3): Tilbudsgiver skal vise, at de selv eller underleverandør (fx datacenter-operatør) har de fornødne erfaringer og kompetencer på området (SC3).
• Forventet praksis for køling af datacentre (TS7 og CPC6): Tilbudsgiver skal beskrive hvordan de selv eller underleverandør (fx datacenteroperatør) følger den forventede praksis for køling af datacentre. Disse praksisser er angivet i: 
  • “EU Code of conduct for datacenter energy efficiency” [link]. I skrivende stund er praksisserne angivet i kapitel 5 ”Cooling”. Det bemærkes, at tilbudsgiver især skal beskrive deres praksisser inden for ‘cooling management’ and ‘temperature and humidity settings’. 
  • Den internationale standard for energiledelse i datacentre EN 50600 TR99-1 fsva. punkt 5.1.14 til og med punkt 5.1.24, som beskriver de forventede praksisser for køling i eksisterende data-centre. 

Co-location faciliteter kan have visse begrænsninger i mulighederne for efterlevelse af den forventede praksis fsva. bl.a. luftvejsstyring og –design, da det ofte vil være lejer, der opsætter racks, indkøber it-udstyr mv. Jf. ”EU Code of Conduct for energy efficiency in datacenters” beskrivelse af forskellige aktørers roller og ansvar, har datacenteroperatører, der også udbyder co-location, imidlertid ansvaret for både at implementere og fremme de forventede praksisser specifikt på disse områder. Hertil kan tilbudsgiver fx dokumentere, at faciliteten har et setup, der sikrer, at alle lejere følger den forventede praksis fx at der er et krav herom i lejekontrakter. 

Hvordan verificeres de forventede praksisser for køling?

Fsva. ”Bedste praksis for kølesystem” (TS7 og CPC6) anbefales det, at ordregivende myndighed går i dialog med potentielle tilbudsgivere om, hvorvidt EU's adfærdskodeks eller EN50600 TR99-1 (eller begge) og dertilhørende dokumentationskrav bør anvendes, samt hvad et passende dokumentationsniveau er herfor. Dette med henblik på at afklare markedets formåen på området samt at fastlægge eventuelle meromkostninger associeret med anvendelse af dette udvidede kriterie. Den ordregivende myndighed vil typisk kun have behov for ekstern revision af gennemførslen af bedste praksis ved kontrakter af en væsentlig størrelse. Det bemærkes, at PUE-forbedringspotentiale (AC6 og CPC6) ligeledes forholder sig til effektiviteten af kølesystemet hos co-location leverandører.
 

Kriterie vedrørende egnethed og udvælgelse - Forvaltning af køleenergi (SC3)

Samme krav for nøglekriterier og udvidede kriterier

Tilbudsgiveren skal have relevante kompetencer og erfaring med minimering af brugen af køleenergi, identificere muligheder for nedbringelse af energianvendelsen og bruge eventuel spildvarme (f.eks. til opvarmning af tilstødende bygninger eller fjernvarmenet). Især skal tilbudsgivere oplyse om: 

• Budgivende organisationers og eventuelle kontrahenters evne og kompetence til at kunne identificere og gennemføre foranstaltninger til reduktion og genbrug af energi. Hertil hører tilrådighedsstillelsen af en kompetent energiansvarlig for hver af de lokaliteter, der er omfattet af kontrakten. 
• Operationel erfaring med brug af overvågningssystemer og -software til understøttelse af energibesparelsesforanstaltninger, med særlig henvisning til EU's adfærdskodeks / EN 50600 TR99-1 best practices on ‘cooling management’ and ‘temperature and humidity settings’. 

Verifikation 

Tilbudsgiverne skal fremlægge dokumentation fra tidligere datacenterprojekter med lignende karakteristika for, at de har reduceret eller minimeret brugen af køleenergi. 

Dokumentation i form af oplysninger og referencer for specifikke datacenterlokaliteter, der er blevet serviceret inden for de sidste 3 år. Denne dokumentation kan vedrøre enten relevante kontrakter eller nøglemedarbejdere, der vil blive involveret i leveringen af tjenesten.
 

Teknisk mindstekrav - Bedste praksis for kølesystem (TS7)

Anvendes sammen med CPC6. OBS: kun for co-location. 

Udvidede kriterier

(OBS: Udvidede kriterier kan potentielt udelukke nogle leverandører fra at kunne byde og kan samtidigt potentielt være fordyrende. Derfor anbefales det, at ordregiver altid går i tidlig dialog med markedet med henblik på at afklare markedets formåen på området samt fastlægger eventuelle meromkostninger associeret med anvendelse af udvidede kriterier.)

Tilbudsgiveren skal påvise, at datacentret medtager den "forventede" bedste praksis, der er angivet for følgende designaspekter i den seneste version af [EU's adfærdskodeks eller EN50600 TR99-1]:

• styring og design af lufttilførsel
• køleanlægget
• klimaanlæg/luftbehandlingsenheder til computerrum

Desuden skal der indføres praksisser for frikøling og økonomiseret køling, hvor der er mulighed herfor (se ligeledes den ledsagende forklarende note).

Verifikation

Tilbudsgiveren skal påvise [opdateret deltagelse i EU's adfærdskodeks eller tredjepartsverifikation af gennemførelsen af de forventede praksisser som anført i EN50600 TR99-1 reference].

Tilbudsgiveren skal fremvise det udfyldte rapporteringsskema, der beskriver status for gennemførelsen af bedste praksis for de ovenfor anførte designaspekter.

Den ordregivende myndighed forbeholder sig ret til at anmode om en passende ekstern revisionsberetning om datacentret for at verificere gennemførelsen af bedste praksis.

Undladelse af nogen af de anførte "forventede" bedste praksisser skal begrundes.

Forklarende note: praksisser for frikøling og økonomiseret køling

Frikøling/økonomiseret køling er design af køleanlæg, der udnytter de kolde udenomstemperaturer til at dække en del af eller alle faciliteternes kølebehov, således at afhængigheden af enhver form for mekanisk køling, herunder kompressorer, reduceres eller endog fjernes helt, og således giver mulighed for en betydelig reduktion i energiforbruget.

Mulighederne for at gøre brug af frikøling stiger i koldere og tørrere klimaer, og hvor der anvendes forøgede temperaturindstillingspunkter.
 

Kontraktvilkår – Gennemførelse af bedste praksis for kølesystem (CPC6)

Anvendes sammen med TS7. OBS: kun for co-location.

Udvidede kriterier 

(OBS: Udvidede kriterier kan potentielt udelukke nogle leverandører fra at kunne byde og kan samtidigt potentielt være fordyrende. Derfor anbefales det, at ordregiver altid går i tidlig dialog med markedet med henblik på at afklare markedets formåen på området samt fastlægger eventuelle meromkostninger associeret med anvendelse af udvidede kriterier.)

Baseret på det endelige design skal datacentret være [godkendt til deltagelse i EU's adfærdskodeks/tredjepartsverificeret med henvisning til EN 50600 TR99-1] under udførelsen af kontrakten. 

Tilbudsgiveren skal indsende de endelige design med henblik på deltagelse i EU's adfærdskodeks. Årlige opdaterede versioner af rapporteringsskemaet skal ligeledes sendes i kopi til den ordregivende myndighed. 

Den ordregivende myndighed forbeholder sig ret til at anmode om en ekstern revision af datacentret for at verificere gennemførelsen af bedste praksis. 

Hvorfor stille kravet? 

En væsentlig klimapåvirkning fra datacentre kommer fra anvendelse af kølemidler med et højt globalt opvarmningspotentiale (GWP) (også benævnt drivhuspotentiale). Det sker som følge af den uundgåelige lækage, som sker i driften af datacenterets kølesystemer. Tilbudsgiver skal derfor opgive det globale opvarmningspotentiale for de i datacenteret/datacentrene anvendte kølemidler. 

Hvad måles der på? 

GWP er et tal, som beskriver forholdet mellem, 1) hvor meget varmeenergi en bestemt mængde af en bestemt drivhusgas gennem et bestemt tidsrum fastholder i atmosfæren, og 2) den varmeenergi, som samme mængde CO2 gennem samme tidsrum fastholder. GWP er dermed bl.a. et mål for, hvor meget andre drivhusgasser bidrager til den globale opvarmning sammenlignet med CO2, hvis drivhuspotentiale pr. definition har værdien 1. GWP skal udregnes i overensstemmelse med den metode, der er beskrevet i bilag IV til forordning (EU) nr. 517/2014 og som er som følger:

GWP for en blanding af kølemidler beregnes som et vægtet gennemsnit, der afledes af summen af de enkelte stoffers vægtprocenter multipliceret med deres GWP:

GWP for anvendte kølemidler = (stof X % x GWP) + (stof Y % x GWP) + (stof N % x GWP), hvor % er andelen efter vægt med en vægttolerance på +/– 1 %.

Tilbudsgiver skal vedlægge den konkrete beregning.

OBS: Evalueringskriterieret for det globale opvarmningspotentiale for anvendt blanding af kølemidler (AC11) indeholder forslag til specifikke intervaller for pointtildeling. Det er imidlertid et væsentligt opmærksomhedspunkt, at disse intervaller løbende skal tilpasses markedets udvikling og ligeledes tilpasses den konkrete indkøbssituation. Derudover kan det være udbudsretligt problematisk at tildele point i intervaller, idet der herved kan opstå en situation, hvor to forskellige tilbud, kan få samme antal point. Alternativt kan der fx angives, at der ved evaluering vil blive tildelt det maksimale antal point ved GWP på 0, mens der ikke vil blive tildelt nogen point ved GWP på 750 eller derover og at point for GWP på mellem 0 og 750 beregnes ved lineær interpolation.

Hvordan verificeres dokumentation af GWP? 

Dokumentation kan verificeres af tredjepart fx gennem ISO 14001/50001 certificering, ekstern revisionsberetning mv. I mange tilfælde vil det være tilstrækkelig verifikation, at tilbudsgiver fremlægger officiel dokumentation fx journaler, opgørelser, fakturaer, ordrebekræftelser, designspecifikationer mv. fra datacenteroperatørens underleverandører fx kølemiddel/kølesystem leverandør, entreprenør mv., som angiver de efterspurgte oplysninger samt angivelse af dato/periode, kontaktoplysninger på underleverandør, kundens adresse mv. For alle større kølesystemer er der krav om journal med opgørelser af type og mængde kølemidler. I forbindelse med det årlige lovpligtige syn af kølesystemet kan datacenteroperatøren få kølefirmaet, der udfører synet, til at beregne GWP (anlæg med mere end 1 kg kølemiddelfyldning skal efterses mindst 1 gang årligt, og anlæg med mere end 2,5 kg kølemiddel skal udføres af certificeret montør fra en sagkyndig kølevirksomhed). 

For at kunne kategorises som bæredygtig økonomisk aktivitet i EU’s taksonomi over bæredygtige investeringer, skal datacenteroperatører ligeledes fremlægge dokumentation for GWP for de kølemidler, der anvendes i data-centerets kølesystem (må ikke overstige 675).
 

Teknisk mindstekrav - Det globale opvarmningspotentiale for anvendt blanding af kølemidler (TS10)

Anvend enten TS10 eller AC11. Anvendes sammen med CPC10. Såfremt kontrakten vedrører drift og vedligehold af myndighedens eget serverrum/datacenter forudsætter anvendelsen af kriteriet, at myndigheden selv har tilvejebragt forudsætningerne herfor fx ved at have foretaget forudsætningsgivende anlægsinvesteringer.

Udvidede kriterier

(OBS: Udvidede kriterier kan potentielt udelukke nogle leverandører fra at kunne byde og kan samtidigt potentielt være fordyrende. Derfor anbefales det, at ordregiver altid går i tidlig dialog med markedet med henblik på at afklare markedets formåen på området samt fastlægger eventuelle meromkostninger associeret med anvendelse af udvidede kriterier.)

Det vægtede gennemsnit for det globale opvarmningspotentiale (GWP) for den blanding af kølemidler, der vil blive anvendt i datacentrets kølesystem, må ikke overstige 10, medmindre det påvises, at disse kølemidler ikke kan anvendes på grund af ekstraordinære omstændigheder, eller ville reducere kølesystemernes energieffektivitet.

Verifikation

Tilbudsgivere skal rapportere beregningen af det vægtede gennemsnit for det globale opvarmningspotentiale, herunder for opgørelsen over kølemidler, der anvendes på lokaliteterne, eller for at levere tjenesteydelsen, og påvise overensstemmelse med den metode, der er beskrevet i bilag IV til forordning (EU) nr. 517/2014.
Eksternt verificerede energiledelsessystemer (ISO 50001) eller miljøledelsessystemer (EMAS eller ISO 14001), der indberetter brugen af kølemidler, kan godkendes som dokumentation.
Ekstraordinære omstændigheder, der forhindrer anvendelsen af kølemidler med et vægtet gennemsnit for GWP i intervallet fra 0 til 10, dokumenteres.
 

Evalueringskriterie - Det globale opvarmningspotentiale for anvendt blanding af kølemidler (AC11)

Anvend enten TS10 eller AC11. Anvendes sammen med CPC10. Såfremt kontrakten vedrører drift og vedligehold af myndighedens eget serverrum/datacenter forudsætter anvendelsen af kriteriet, at myndigheden selv har tilvejebragt forudsætningerne herfor fx ved at have foretaget forudsætningsgivende anlægsinvesteringer.

Nøglekriterier

Der vil blive tildelt tilbudsgiveren point i henhold til det vægtede gennemsnit for det globale opvarmningspotentiale (GWP) for blandingen af kølemidler, der vil blive anvendt i datacentrets kølesystem. Dette skal beregnes i overensstemmelse med bilag IV til forordning (EU) nr. 517/2014 (se forklarende note). Pointene vil blive tildelt i henhold til de næste vægtede gennemsnitlige intervaller, der er et resultat af GWP. Der kan højst tildeles x point [angives senere]: 

• x point til GWP-vægtede gennemsnit i intervallet 0 til 10 
• 0,6 x point til GWP-vægtede gennemsnit i intervallet 11 til 150 
• 0,2 x point til GWP-vægtede gennemsnit i intervallet 151 til 750. 

Verifikation 

Tilbudsgivere skal rapportere beregningen af det vægtede gennemsnit for det globale opvarmningspotentiale, herunder for opgørelsen over kølemidler, der anvendes på lokaliteterne, eller for at levere tjenesteydelsen, og påvise overensstemmelse med den metode, der er beskrevet i bilag IV til forordning (EU) nr. 517/2014. 

Tilbudsgiveren skal fremlægge dokumentation for brugen af de kølemidler, der er indberettet i beregningen. 
Eksternt verificerede energiledelsessystemer (ISO 50001) eller miljøledelsessystemer (EMAS eller ISO 14001), der indberetter brugen af kølemidler, kan godkendes som dokumentation. 

Forklarende note: Metode til beregning af GWP af en blanding af kølemidler i henhold til bilag IV til forordning (EU) nr. 517/2014 
GWP for en blanding beregnes som et vægtet gennemsnit, der afledes af summen af de enkelte stoffers vægt-procenter multipliceret med deres GWP, medmindre andet er angivet, herunder også stoffer, som ikke er fluorholdige drivhusgasser. Formlen vises nedenfor: 

Ʃ (Substance X % x GWP) + (Substance Y % x GWP) + (Substance N % x GWP)

hvor % er andelen efter vægt med en vægttolerance på ±1 %. GWP for kølemidler er anført i bilag I til forordning (EU) nr. 517/2014.

Dokumentation for mængde og type af fluorholdige gasser er allerede et krav i artikel 6 i forordning (EU) nr. 517/2014.
 

Kontraktvilkår - Det globale opvarmningspotentiale for en blanding af kølemidler CPC10

Anvendes sammen med AC11. Såfremt kontrakten vedrører drift og vedligehold af myndighedens eget server-rum/datacenter forudsætter anvendelsen af kriteriet, at myndigheden selv har tilvejebragt forudsætningerne herfor fx ved at have foretaget forudsætningsgivende anlægsinvesteringer.

Udvidede kriterier

(OBS: Udvidede kriterier kan potentielt udelukke nogle leverandører fra at kunne byde og kan samtidigt potentielt være fordyrende. Derfor anbefales det, at ordregiver altid går i tidlig dialog med markedet med henblik på at afklare markedets formåen på området samt fastlægger eventuelle meromkostninger associeret med anvendelse af udvidede kriterier.)

Operatøren af datacenterprojektet skal overvåge og verificere kølesystemets drivhusgasemissioner fra kølemidler, således som det anslås på tidspunktet for buddet. 

De faktiske overvågede emissioner skal rapporteres for hvert års drift, baseret på det målte energiforbrug, eventuelt på forlangende med mulighed for ekstern verifikation. 

Hvorfor stille kravet? 

Der ligger et væsentligt potentiale i at genbruge større datacentres spildvarme - ikke mindst i fjernvarmenettet. Med den rigtige teknologi kan op mod 70 procent af den anvendte energi genbruges. I lyset af, at datacentre vil stå for 14 procent af Danmarks strømforbrug i 2030, er det oplagt at stille krav på dette område. 
OBS: Det bemærkes, at mange datacentre – herunder i Danmark – endnu ikke er koblet på fjernvarmenettet. Dette på trods af at mange datacenteroperatører har et ønske herom. Derfor bør ordregivende myndighed have opmærksomhed på, at mange tilbudsgivere vil have vanskeligt ved at honorere krav på området. Det anbefales derfor, at gå i dialog med potentielle tilbudsgivere forud for, at der stilles krav ift. genbrug af spildvarme.

Hvad måles der på? 

Tilbudsgiver skal opgive datacenterets energigenbrugsfaktor (ERF) dvs. hvor stor en andel af den anvendte energi, der genanvendes. En ERF på 1 svarer til 100 procent genbrug af spildvarme. Modtagere af spildvarmen kan omfatte forbrugere på samme sted eller forbundet med datacentret via et fjernvarmenet. Genbrug af spildvarmen inden for datacenteret fx i kontorlokaler til medarbejderne i datacenteret tæller ikke med i ERF, mens fx opvarmning af kontorlokaler, hvor kontorlokalerne ikke har direkte har tilknytning til datacenteret tæller med i ERF. ERF beregnes i henhold til EN 50600-4-6:2020 eller tilsvarende.

Tilbudsgiver skal oplyse ERF som en værdi mellem 0 og 1 og vedlægge den konkrete beregning for den specifikke datacenterfacilitet på følgende vis: ERF = E_Reuse / E_DC 
Hvor 
E_Reuse = energi fra datacenteret (årlig), som anvendes uden for datacenteret og som helt eller delvist dækker energibehovet uden for datacenteret (årlig)
E_DC = total energiforbrug i datacenter (årligt) (inkl. evt. øvrige energikilder fx til nødanlæg mv.)

Hvordan verificeres dokumentation af ERF? 

Dokumentation kan verificeres af tredjepart fx gennem ISO 14001/50001 certificering eller ekstern revisionsberetning. I mange tilfælde vil det være tilstrækkelig verifikation, at tilbudsgiver fremlægger dokumentation fx opgørelser, fakturaer, ordrebekræftelser, designspecifikationer mv. fra forsynings-/fjernvarmeselskab, entreprenør mv., som angiver de efterspurgte oplysninger samt angivelse af dato/periode, kontaktoplysninger på underleverandør, kundens adresse mv.
 

Evalueringskriterie - Genbrug af spildvarme (AC9)

Anvendes sammen med CPC8. Såfremt kontrakten vedrører drift og vedligehold af myndighedens eget server-rum/datacenter forudsætter anvendelsen af kriteriet, at myndigheden selv har tilvejebragt forudsætningerne herfor fx ved at have foretaget forudsætningsgivende anlægsinvesteringer.

Udvidede kriterier

(OBS: Udvidede kriterier kan potentielt udelukke nogle leverandører fra at kunne byde og kan samtidigt potentielt være fordyrende. Derfor anbefales det, at ordregiver altid går i tidlig dialog med markedet med henblik på at afklare markedets formåen på området samt fastlægger eventuelle meromkostninger associeret med anvendelse af udvidede kriterier.)

Der vil blive tildelt point baseret på den deklarerede energigenbrugsfaktor (ERF) for de faciliteter, der vil blive anvendt til at udføre kontrakten. Der vil blive tildelt point i forhold til den tilbudsgiver, der tilbyder den højeste energigenbrugsfaktor. 
ERF skal beregnes for hver facilitet i henhold til EN 50600-4-6:2020 eller tilsvarende. 

Verifikation 

Tilbudsgiveren skal fremlægge beregninger i henhold til EN 50600-4-6:2020 eller tilsvarende. 
En ekstern verifikation af ERF kan godkendes som dokumentation. 
Eksternt verificerede energistyringssystemer (baseret på ISO 50001) eller miljøhåndteringssystemer (baseret på EMAS eller ISO 14001), der indberetter den beregnede ERF, kan ligeledes godkendes som dokumentation. 
 

Kontraktvilkår - Overvågning af varmeforsyning og tilslutning (CPC8)

Anvendes sammen med AC9. Såfremt kontrakten vedrører drift og vedligehold af myndighedens eget server-rum/datacenter forudsætter anvendelsen af kriteriet, at myndigheden selv har tilvejebragt forudsætningerne herfor fx ved at have foretaget forudsætningsgivende anlægsinvesteringer. 

Udvidede kriterier 

(OBS: Udvidede kriterier kan potentielt udelukke nogle leverandører fra at kunne byde og kan samtidigt potentielt være fordyrende. Derfor anbefales det, at ordregiver altid går i tidlig dialog med markedet med henblik på at afklare markedets formåen på området samt fastlægger eventuelle meromkostninger associeret med anvendelse af udvidede kriterier.)

Operatøren af datacenterfaciliteten skal fremlægge gennemsnitlige månedlige data for den varme, der leveres til de lokale varmeforbrugere. 

Desuden skal faktoren for genanvendt energi (ERF) beregnes i henhold til EN 50600-4-6:2020 eller tilsvarende og skal indberettes. 

Den ordregivende myndighed skal på forlangende have adgang til udstyret og netværksforbindelsen på selve datacentret med henblik på energisyn. 

Hvorfor stille kravet? 

Der ligger et væsentligt potentiale i at anvende vedvarende energikilder til drift af datacentre. I lyset af, at datacentre vil stå for 14 procent af Danmarks strømforbrug i 2030, er det oplagt at stille krav på dette område. 

Hvad måles der på? 

Tilbudsgiver skal opgive, hvor stor en del af datacenterets forbrugte elektricitet, der kommer fra vedvarende energikilder med anvendelsen af standarden REF (Renewable Energy Factor), hvor en REF på 1 svarer til 100 procent vedvarende energi. REF for leveret og forbrugt energi i datacentret skal beregnes i henhold til EN 50600-4-3. Den elektricitet, der bidrager til REF, skal komme fra vedvarende energikilder som defineret i direktiv 2009/28/EF.

REF opgøres for en periode på 12 måneder og opgøres i udgangspunktet bagudrettet. Det anbefales, at ordregivende myndighed specificerer, hvorvidt tilbudsgivere skal opgive den REF, som vil være gældende ved kontraktstart, og/eller en forpligtende fremadrettet REF. Den fremadrettede REF kan være relevant at anvende mhp. at give tilbudsgivere mulighed for at tilbyde et forbedret REF og forpligte sig til at gennemføre løbende forbedringer i kontraktperioden. Forbedringer vil fx kunne ske gennem konkrete VE-projekter eller køb af grønne bevise/certifikater. 

Tilbudsgiver skal oplyse REF som en værdi mellem 0 og 1 og vedlægge den konkrete beregning for den specifikke datacenterfacilitet, som skal være foretaget på følgende vis: REF = E_Ren / E_DC 
Hvor 
E_Ren = den vedvarende energi i kWh ejet og kontrolleret af datacenteret (dvs. hvilken som helst energi, hvor data centeret har det juridiske ejerskab til de klimamæssige egenskaber for den genanvendelige produktion) herunder vedvarende energi som

• Produceres on-site og som forbruges i datacenteret
• anskaffes ved køb af grønne beviser/certifikater og PPA’er
• indgår i det lokale elselskabs energimix

E_DC = total energiforbrug i datacenter i kWh (årligt), hvilket ud over den strøm, som anvendes i datacenteret, også inkluderer forbrug af øvrige energiformer fx dieselolie til nødgeneratorer mv.

Såfremt grønne beviser/certifikater indgår som dokumentation bør det fremgå af beviset/certifikatet:

• Datacentrerets navn
• Udstedende entitet (i Danmark er Energinet udstedende myndighed) eller undtagelsesvis skriftlig erklæring fra elselskab – herunder om korrekt anvendelse af definition af vedvarende energikilder jf. direktiv 2009/28/EF
• Tidsperiode (start- og slutdato)
• Mængde energi fra vedvarende energikilder i KWh

Hvordan verificeres dokumentation af REF? 

Dokumentation kan verificeres af tredjepart fx gennem ISO 14001/50001 certificering, ekstern revisionsberetning mv. I mange tilfælde vil det være tilstrækkelig verifikation, at tilbudsgiver fremlægger dokumentation fx grønne beviser/certifikater, PPA’er (Power Purchace Agreements) samt øvrig relevant dokumentation fx opgørelser, fakturaer og ordrebekræftelser fra forsyningsselskab, som indeholder de efterspurgte oplysninger med angivelse af dato/periode, kontaktoplysninger på underleverandør, kundens adresse mv.
 

Teknisk mindstekrav - Forholdet mellem vedvarende energi og det totale energiforbrug (REF) TS9

Anvendes sammen med CPC9. Det foreslås, at den ordregivende myndighed afprøver markedet med potentielle udbydere og lokal forsyning, før dette kriterium tages i brug.

Udvidede kriterier

(OBS: Udvidede kriterier kan potentielt udelukke nogle leverandører fra at kunne byde og kan samtidigt potentielt være fordyrende. Derfor anbefales det, at ordregiver altid går i tidlig dialog med markedet med henblik på at afklare markedets formåen på området samt fastlægger eventuelle meromkostninger associeret med anvendelse af udvidede kriterier.)

Forholdet mellem vedvarende energi og det totale energiforbrug (REF) for datacentret skal være lig med 1 (100 % vedvarende). REF for leveret og forbrugt energi i datacentret skal beregnes i henhold til EN 50600-4-3.
Den elektricitet, der bidrager til REF, skal komme fra vedvarende energikilder som defineret i direktiv 2009/28/EF.

Verifikation

REF og strømforsyningen og brugsdata og forbrugsprofiler, som beregningerne er baseret på, skal opgives.
En ekstern verifikation af REF kan godkendes som dokumentation.
Eksternt verificerede energiledelsessystemer (baseret på ISO 50001) eller miljøledelsessystemer (baseret på EMAS eller ISO 14001), der indberetter den beregnede REF, kan ligeledes godkendes som dokumentation.
 

Evalueringskriterie – Forholdet mellem vedvarende energi og det totale energiforbrug (REF) (AC10)

Anvendes sammen med CPC9. Såfremt kontrakten vedrører drift og vedligehold af myndighedens eget serverrum/datacenter forudsætter anvendelsen af kriteriet, at myndigheden selv har tilvejebragt forudsætningerne herfor fx ved at have foretaget forudsætningsgivende anlægsinvesteringer.

Nøglekriterier (Se også udvidede kriterier nedenfor)

Der skal kun tildeles point, der opfylder mindstekravene til IT- og M&E-systemets ydeevne. For cloudtjenester kan der kræves en REF som en gennemsnitsværdi for de lokaliteter, der tilvejebringer tjenesten. 

Der vil blive tildelt point i forhold til den tilbudsgiver, der tilbyder den højeste REF for strømforbruget. 
REF for leveret og forbrugt energi i datacentret skal beregnes i henhold til EN 50600-4-3¹. 
Den elektricitet, der bidrager til REF, skal komme fra vedvarende energikilder som defineret i direktiv 2009/28/EF². 

_{¹EUROPÆISK STANDARD EN 50600-4-3 - Informationsteknologi - Faciliteter og infrastrukturer i datacentre - Del 4-3: Forholdet mellem vedvarende energi og det totale energiforbrug.}

_{²Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2009/28/EF af 23. april 2009 om fremme af anvendelsen af energi fra vedvarende energikilder. Definitionen af vedvarende energikilder i direktiv 2018/2001/EU, om ophævelse af direktiv 2009/28/EF, finder anvendelse pr. 30. juni 2021.}  

Verifikation 

REF og strømforsyningen og brugsdata, som beregningerne er baseret på, skal opgives. 

En ekstern verifikation af REF kan godkendes som dokumentation. 
Eksternt verificerede energistyringssystemer (ISO 50001) eller miljøledelsessystemer (EMAS eller ISO 14001), der indberetter den beregnede REF, kan ligeledes godkendes som dokumentation. 

Forklarende note: Oprindelsesgaranti 

Alle EU-lande er i henhold til direktiv 2009/28/EF og 2004/8/EF forpligtet til at udarbejde ordninger for oprindelsesgaranti for elektricitet fra vedvarende energikilder. Disse skaber et godt retsgrundlag for verifikation. Bemærk, at den aktuelle status for obligatorisk anvendelse af ordninger for oprindelsesgaranti kan variere fra medlemsstat til medlemsstat. 

Et alternativ ville være, at leverandøren fremlægger uafhængig dokumentation for, at der er genereret en tilsvarende mængde elektricitet fra kilder defineret som vedvarende (f.eks. et omsætteligt certifikat fra et uafhængigt udstedende organ, der er blevet godkendt af staten). Et andet alternativ ville være, hvis den leverede elektricitet havde et miljømærke af type-1 med en definition, der var mindst lige så streng som definitionen i direktiv 2009/28/EF. 

Udvidede kriterier

(OBS: Udvidede kriterier kan potentielt udelukke nogle leverandører fra at kunne byde og kan samtidigt potentielt være fordyrende. Derfor anbefales det, at ordregiver altid går i tidlig dialog med markedet med henblik på at afklare markedets formåen på området samt fastlægger eventuelle meromkostninger associeret med anvendelse af udvidede kriterier.)

Der skal kun tildeles point, der opfylder mindstekravene til IT- og M&E-systemets ydeevne. For cloudtjenester kan der kræves et forbrug, der matcher REF som en gennemsnitsværdi for de lokaliteter, der tilvejebringer tjenesten.

Der skal tildeles point i forhold til den tilbudsgiver, der tilbyder det højeste forhold for REF i relation til forbrug for deres strømforbrug. 

REF for leveret og forbrugt energi i datacentret skal beregnes i henhold til EN 50600-4-3. Forbrugsprofilen for elproduktionskapaciteten skal dernæst relateres til datacentrets skønnede forbrugsprofil. 
Den elektricitet, der bidrager til REF, skal komme fra vedvarende energikilder som defineret i direktiv 2009/28/EF.

Verifikation 

REF og strømforsyningen og brugsdata og forbrugsprofiler, som beregningerne er baseret på, skal opgives. 
En ekstern verifikation af REF kan godkendes som dokumentation. 
Eksternt verificerede energiledelsessystemer (baseret på ISO 50001) eller miljøledelsessystemer (baseret på EMAS eller ISO 14001), der indberetter den beregnede REF, kan ligeledes godkendes som dokumentation. 

Forklarende note: Oprindelsesgaranti 

Alle EU-lande er i henhold til direktiv 2009/28/EF og 2004/8/EF forpligtet til at udarbejde ordninger for oprindelsesgaranti for elektricitet fra vedvarende energikilder. Disse skaber et godt retsgrundlag for verifikation. Bemærk, at den aktuelle status for obligatorisk anvendelse af ordninger for oprindelsesgaranti kan variere fra medlemsstat til medlemsstat.

Et alternativ ville være, at leverandøren fremlægger uafhængig dokumentation for, at der er genereret en tilsvarende mængde elektricitet fra kilder defineret som vedvarende (f.eks. et omsætteligt certifikat fra et uafhængigt udstedende organ, der er blevet godkendt af staten). Et andet alternativ ville være, hvis den leverede elektricitet havde et miljømærke af type-1 med en definition, der var mindst lige så streng som definitionen i direktiv 2009/28/EF. 
 

Kontraktvilkår - Forholdet mellem vedvarende energi og det totale energiforbrug (REF) (CPC9)

Anvendes sammen med TS9 og AC10. Såfremt kontrakten vedrører drift og vedligehold af myndighedens eget serverrum/datacenter forudsætter anvendelsen af kriteriet, at myndigheden selv har tilvejebragt forudsætningerne herfor fx ved at have foretaget forudsætningsgivende anlægsinvesteringer.

Udvidede kriterier

(OBS: Udvidede kriterier kan potentielt udelukke nogle leverandører fra at kunne byde og kan samtidigt potentielt være fordyrende. Derfor anbefales det, at ordregiver altid går i tidlig dialog med markedet med henblik på at afklare markedets formåen på området samt fastlægger eventuelle meromkostninger associeret med anvendelse af udvidede kriterier.)

Operatøren af datacenterfaciliteten eller kapacitet, der genereres på eller i nærheden af stedet, skal fremvise månedlige data for den købte vedvarende energi eller den genererede vedvarende energi. Tredjepartsoperatører skal ligeledes, for sammenlignelighedens skyld, fremlægge datacenterets samlede målte energiforbrug.

Hvorfor stille kravet? 

En væsentlig klimapåvirkning fra datacentre kommer fra den energi (strøm), der anvendes til drift af datacenterets M&E-infrastruktur, der bl.a. består af elektriske understationer, køleanlæg, nødgeneratorer, UPS-enheder og Computer Room Air Conditioning. Strømforbruget kan derfor nedbringes ved at outsource til en mere moderne og effektiv M&E-infrastruktur hos co-location-faciliteter samt en professionel drift af datacenterfaciliteten. Når der købes co-location- og M&E-services er det derfor vigtigt at stille krav om en høj strømforbrugseffektivitet (PUE) og løbende følge op herpå.  

Hvad måles der på? 

Tilbudsgiver skal opgive det skønnede potentiale for forbedring i forhold til den historiske målsætning for PUE. PUE bestemmes ved at dividere den samlede mængde strøm, der kommer ind i et datacenter, med den strøm, der bruges til at drive it-udstyret i centret fx servere og storageenheder. Når den samlede effektivitet forbedres vil PUE falde mod 1,0. Skønnede bud skal være baseret på den historiske IT-belastning, som specificeret af den ordregivende myndighed. 
Det anbefales, at ordregivende myndighed allerede i markedsdialogen afklarer hvorvidt potentielle tilbudsgivere har ønsker til, hvordan PUE opgøres. PUE kan fx opgøres som PUE ved kontraktstart (måles bagudrettet for løbende 12 måneder) eller som ”designet PUE” (dPUE) dvs. den forventede samlede energieffektivitet beregnet ud fra en given IT-belastning (f.eks. 50 % af design) og specifikke miljøforhold. Førstnævnte opgørelsesmetode giver i princippet et mere præcist billede af effektiviteten, men påvirkes samtidigt af en række forhold, som kan være svære at styre for datacenterleverandøren – herunder den pågældende myndigheds eget it-udstyr. Derudover kan datacenterleverandør have forskellige muligheder og hensyn i forhold til at kunne måle og opgive strømforbrug på hele og/eller dele af datacenterfaciliteten. Uanset skal PUE-værdien angives i henhold til ISO/IEC 30134:2016 Del 2, EN 50600-4-2:2016 eller tilsvarende.
 

Evalueringskriterie - Forbedringspotentiale for PUE (AC6)

Anvendes sammen med CPC5

Samme krav for nøglekriterier og udvidede kriterier 

Anvendelig for co-location og M&E-services dvs. drift og vedligeholdelse af eksisterende datacenter, hvor den historiske PUE er kendt. Den kan også gælde for serverrum, hvis denne har en specifik køleinfrastruktur.

Der vil blive tildelt point baseret på tilbudsgiverens skønnede potentiale for forbedring i forhold til den historiske målsætning for PUE [leveres af den ordregivende myndighed]. Skønnede bud skal være baseret på den historiske IT-belastning, som specificeret af den ordregivende myndighed. PUE-værdien skal fastlægges i henhold til ISO/IEC 30134:2016 Del 2, EN 50600-4-2:2016 eller tilsvarende.

Verifikation

Tilbudsgivere skal fremlægge beregninger, som viser, hvordan PUE er blevet skønnet i henhold til ISO/IEC 30134:2016 del 2, EN 50600-4-2:2016 eller tilsvarende.
 

Kontraktvilkår - Overvågning af inputværdier for effektiv brug af strøm (PUE) (CPC5)

Anvendes sammen med AC6 

Samme krav for nøglekriterier og udvidede kriterier 

Operatøren af datacenterfaciliteten skal tilvejebringe en årlig rapport, der indeholder årets gennemsnit og månedlige opdelte data med en samlet måling af det samlede målte energiforbrug i datacentret og fordelingsmåling af elforbruget for de mekaniske og elektriske systemer og IT-udstyret.

1. Indledning

Ved opfyldelsen af Kontrakten forpligter Leverandøren sig til at vise samfundsansvar. Leverandøren viser samfundsansvar og skaber værdi for både virksomhed og samfund ved i dialog med sin interessenter at håndtere sociale, miljømæssige og etiske udfordringer i overensstemmelse med internationalt anerkendte retningslinjer og principper for ansvarlig virksomhedsadfærd. 

2. Internationalt anerkendte principper

Leverandøren anses ved opfyldelsen af Kontrakten at vise samfundsansvar ved at overholde de nedenfor i punkt 3-5 nævnte krav. Kravene baserer sig på de internationalt anerkendte retningslinjer og principper for ansvarlig virksomhedsadfærd, der er nævnt i punkt 2.1-2.3 og de konventioner, som ligger til grund for principperne. 

2.1 FN’s Vejledende Principper for Menneskerettigheder og Erhvervsliv 

FN’s Vejledende Principper for Menneskerettigheder og Erhvervsliv) blev vedtaget af FN’s Menneskerettighedsråd i juni 2011. FN’s Vejledende Principper udstikker vejledende principper for, hvordan stater og virksomheder skal agere for at sikre, at der ikke sker menneskerettighedskrænkelser i forbindelse med virksomheders aktiviteter.  

Principperne kan hentes på OHCHR’s hjemmeside

2.2 OECD Retningslinjer for Multinationale Virksomheder

OECD’s Retningslinjer for Multinationale Virksomheder er en internationalt anerkendt referenceramme for virksomheders globale ansvarlighed, der indarbejder en lang rækker internationale standarder og principper, herunder FNs Vejledende Principper for Menneskerettigheder og Erhvervsliv (jf. punkt 2.1) og ILOs trepartserklæring om principper for multinationale virksomheder og socialpolitik. 

Retningslinjerne fastlægger, hvad der forventes af virksomheder globalt og nationalt uanset, hvor de opererer, hvad angår at sikre respekt for menneske- og arbejdstagerrettigheder, internationale miljøstandarder og retningslinjer for antikorruption mv. 

OECD’s Retningslinjer er ikke begrænset til kun at omfatte multinationale virksomheder, men alle virksomheder uanset størrelse.

Retningslinjerne kan hentes på OECD’s hjemmeside

2.3 OECDs due diligence vejledning for ansvarlige forsyningskæder for mineraler fra konfliktramte områder og højrisikoområder 

OECD’s due-diligence vejledning for ansvarlige forsyningskæder for mineraler fra konfliktramte områder og højrisikoområder giver detaljerede anbefalinger og hjælp til virksomheder med henblik på at respektere menneskerettighederne og undgå at bidrage til konflikt gennem deres aktiviteter.  

Vejledningen kan hentes på OECD’s hjemmeside

2.4 Mæglings- og Klageinstitutionen for Ansvarlig Virksomhedsadfærd

Mæglings- og Klageinstitutionen for Ansvarlig Virksomhedsadfærd (NCP Danmark) har til opgave at behandle sager om overtrædelser af 'OECD’s Retningslinjer for Multinationale Virksomheder' (jf. punkt 2.2) og udbrede kendskabet til Retningslinjerne. Institutionen er også OECD’s kontaktpunkt i Danmark. Institutionens virksomhed er reguleret i lov om mæglings- og klageinstitutionen for ansvarlig virksomhedsadfærd. (lov nr. 546 af 18/06/2012)

NCP Danmark kan på baggrund af en klage eller af egen drift behandle sager vedrørende mulige overtrædelser af 'OECD’s Retningslinjer for Multinationale Virksomheder', der enten er begået i Danmark eller vedrører en dansk virksomhed (gælder både offentlige og private virksomheder), statslige eller regionale myndigheder.

Læs mere på NCP Danmarks hjemmeside

3. Materielle krav til leverandøren

3.1 Menneskerettigheder

Leverandøren forpligter sig til ved opfyldelsen af Kontrakten at sikre overholdelsen af grundlæggende menneskerettigheder som fastlagt i FNs Vejledende Principper for Menneskerettigheder og Erhvervsliv.

Leverandøren indestår for, at Leverandøren ved opfyldelsen af Kontrakten til enhver tid overholder gældende lovgivning om forbud mod forskelsbehandling på grund af hudfarve, religion eller tro, politisk anskuelse, seksuel orientering, alder, handicap og national, social eller etnisk oprindelse, hvilket blandt andet indebærer:

• At det leverede og dele heraf er produceret under forhold, hvor det generelle princip om eliminering af diskrimination er respekteret, således som dette princip bl.a. har fundet udtryk i ILO-konvention nr. 111 om diskrimination. 
• At det leverede og dele heraf er produceret under forhold, hvor det generelle princip om retten til ligeløn er respekteret, således som dette princip bl.a. har fundet udtryk i ILO-konvention nr. 100. 

Leverandøren forpligter sig til ved opfyldelsen af Rammeaftalen at sikre overholdelsen af grundlæggende menneskerettigheder som fastlagt i 'UN Guiding Principles on Business and Human Rights'.

3.2 Arbejdstagerrettigheder

Leverandøren forpligter sig til ved opfyldelsen af Kontrakten at sikre overholdelsen af de grundlæggende arbejdstagerrettigheder som fastlagt i OECD Retningslinjer for Multinationale Virksomheder og FNs Vejledende Principper for Menneskerettigheder og Erhvervsliv og ILOs trepartserklæring om principper for multinationale virksomheder og socialpolitik, hvilket blandt andet indebærer: 

• At de leverede Produkter og dele heraf ikke er produceret i strid med det generelle forbud imod tvangsarbejde, således som dette blandt andet har fundet udtryk i ILO-konvention nr. 29 og 105.
• At de leverede Produkter og dele heraf ikke er produceret i strid med det generelle forbud imod anvendelse af børnearbejde, således som dette blandt andet har fundet udtryk i ILO-konvention nr. 138 og 182.
• At de leverede Produkter er produceret under forhold, hvor de generelle principper om retten til organisationsfrihed og retten til kollektive forhandlinger er sikret, således som dette princip blandt andet har fundet udtryk i ILO-konvention nr. 87, 98 og 135.
•  At de leverede Produkter og dele heraf er produceret under forhold, hvor det generelle princip om retten til rimelig aflønning er overholdt, således som dette princip blandt andet har fundet udtryk i ILO-konvention nr. 26 og 131 og FN's Menneskerettighedserklærings artikel 23, stk. 3.
• At de leverede Produkter og dele heraf er produceret under forhold, hvor det generelle princip om retten til rimelige arbejdstider er overholdt, således som dette princip blandt andet har fundet udtryk i ILO-konvention nr. 1 og 30 samt FN's Menneskerettighedserklærings artikel 24.
• At de leverede Produkter og dele heraf er produceret under forhold, hvor det generelle princip om retten til et sikkert og sundt arbejdsmiljø er overholdt, således som dette princip blandt andet har fundet udtryk i ILO-konvention nr. 155.

3.3 Arbejdsklausul

Leverandøren skal ved udførelse af tjenesteydelser, herunder i form af eventuelle tilknyttede serviceydelser, sikre, at ansatte hos Leverandøren og eventuelle underleverandører, som medvirker til at opfylde Kontrakten, er sikret løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid og andre arbejdsvilkår, som ikke er mindre gunstige end dem, der gælder for arbejde af samme art i henhold til en kollektiv overenskomst indgået af de inden for det pågældende faglige område mest repræsentative arbejdsmarkedsparter i Danmark, og som gælder på hele det danske område. Ved ”medvirker til at opfylde Kontrakten” forstås arbejde udført i Danmark med henblik på Kontraktens opfyldelse.

Leverandøren og eventuelle underleverandører skal sikre, at de ansatte får oplysninger om de vilkår, der følger af arbejdsklausulen.

3.4 Miljø

Leverandøren forpligter sig ved opfyldelsen af Kontrakten til at medvirke til at værne om natur og miljø, så samfundsudviklingen kan ske på et bæredygtigt grundlag i respekt for menneskets livsvilkår og for bevarelsen af dyre- og plantelivet. Der sigtes hermed særligt til, at Leverandøren ved produktion og levering af de af Rammeaftalen omfattede Produkter/Ydelser på god vis søger:

• At forebygge og bekæmpe forurening af luft, vand, jord og undergrund samt vibrations- og støjulemper.
• At anvende hygiejnisk begrundede processer af betydning for miljøet og for mennesker.
• At begrænse anvendelse og spild af råstoffer og andre ressourcer, at fremme anvendelsen af renere teknologi.
• At fremme genanvendelse og begrænse problemer i forbindelse med affaldsbortskaffelse. Der lægges herved vægt på, hvad der er opnåeligt ved anvendelse af den bedste tilgængelige teknik, herunder mindre forurenende råvarer, processer og anlæg og de bedst muligt forureningsbekæmpende foranstaltninger.

Leverandøren forpligter sig således til ved opfyldelsen af Kontrakten at medvirke til at værne natur og miljø, som fastlagt i 'OECD Guidelines for Multinational Enterprises'.

3.5 Antikorruption

Leverandøren forpligter sig ved opfyldelsen af Kontrakten til at afholde sig fra at bestikke eller på anden måde uretmæssigt påvirke offentlige embedsmænd, domstole og/eller private parter.

Leverandøren forpligter sig således ved opfyldelsen af Kontrakten til at afholde sig fra alle former for korruption. 

Ved korruption forstås aktiv bestikkelse som defineret i artikel 3 i Konventionen om bekæmpelse af bestikkelse, som involverer tjenestemænd ved De Europæiske Fællesskaber eller i Den Europæiske Unions medlemsstater, og artikel 2, stk. 1 i Rådets rammeafgørelse 2003/568/RIA af 22. juli 2003 om bekæmpelse af bestikkelse i den private sektor (EU-Tidende 2003, nr. L 192, side 54) og bestikkelse som defineret i den nationale ret i Leverandørens medlemsstat eller hjemland eller i det land, hvor Leverandøren er etableret.

4. Krav om risikobaseret due diligence

4.1 Indledning

Kravene om risikobaseret due diligence baserer sig navnlig på FNs Vejledende Principper for Menneskerettigheder og Erhvervsliv og OECDs retningslinjer for Multinationale Virksomheder  

Risikobaseret due diligence indebærer, at virksomheden aktivt og systematisk undersøger risikoen for overtrædelser af de internationalt anerkendte retningslinjer i forbindelse med virksomhedens forretningsaktiviteter, både hos virksomheden selv og hos andre virksomheder, som den har indflydelse på, fx leverandører. Endvidere omfatter begrebet due diligence, at virksomheden træffer foranstaltninger til at forebygge risikoen for sådanne overtrædelser. 

Virksomhederne skal ifølge retningslinjerne konkret identificere, forebygge, afbøde og redegøre for aktuelle og potentielle overtrædelser og negative påvirkninger på mennesker, miljø og samfund. 

Retningslinjerne omfatter både overtrædelser, som virksomheden forårsager eller medvirker til, eller som er direkte forbundet med virksomhedens operationelle aktiviteter, Produkter eller serviceydelser

4.2 Generelt

Leverandøren forpligter sig ved opfyldelse af Kontrakten til at udvise risikobaseret due diligence i relation til kravene i punkt 3. Leverandøren skal således undersøge risikoen for overtrædelse af kravene i punkt 3 i forbindelse med Leverandørens forretningsaktiviteter, både hos Leverandøren selv og hos andre virksomheder, som den har indflydelse på, f.eks. underleverandører, og træffe foranstaltninger til at forebygge risikoen for sådanne overtrædelser ved opfyldelse af Kontrakten.

Ansvaret for at respektere menneskerettighederne gælder for alle virksomheder uanset deres størrelse, sektor, operationel kontekst, ejerskab og struktur. Imidlertid kan virksomhederne have varierende mulighed for at arbejde med menneskerettighederne som følge af ovenfornævnte faktorer.  

Leverandørens indsats skal derfor være proportional med blandt andet faktorer som virksomhedens størrelse. Små og mellemstore virksomheder kan have mindre kapacitet såvel som flere uformelle processer og ledelsesstrukturer end større virksomheder. Men nogle små og mellemstore virksomheder vil kunne forårsage stor indvirkning på menneskerettighederne, der vil kunne kræve dertil svarende forholdsregler. Alvoren af en negativ indvirkning skal bedømmes ud fra dens omfang, rækkevidde og ubodelige karakter. 

Leverandører, der er større virksomheder, anses under alle omstændigheder for at udvise nødvendig omhu, hvis Leverandøren sikrer følgende fire grundlæggende tiltag i relation til de af Kontrakten omfattede produkter eller dele heraf:

1. Politik, der overordnet beskriver Leverandørens holdning til ansvarlig leverandørstyring.
2. Risikovurdering, der omfatter løbende vurdering af aktuelle og potentielle indvirkninger relateret til Leverandørens aktiviteter og relationer til det under Kontrakten leverede.
3. Implementering af politik for ansvarlig leverandørstyring, der bl.a. med udgangspunkt i risikovurderingen omfatter monitorering af udvalgte underleverandørers aktiviteter og løbende forbedringer. Leverandøren bør skride til øjeblikkelig handling, hvis der konstateres grove krænkelser af grundlæggende rettigheder og internationale miljøstandarder.
4. Rapportering om indsatsen og dens resultater.

Leverandøren kan udvise nødvendig omhu på anden vis, som er tilpasset Leverandørens indsats set ud fra en pragmatisk tilgang og under hensyntagen til de konkrete forhold og Leverandørens ressourcer.

4.3 Mineraler og metaller fra konfliktramte og højrisikoområder

Leverandørens indsats skal derfor være proportional med blandt andet faktorer som virksomhedens størrelse. Små og mellemstore virksomheder kan have mindre kapacitet såvel som flere uformelle processer og ledelsesstrukturer end større virksomheder. Men nogle små og mellemstore virksomheder vil kunne forårsage stor indvirkning på menneskerettighederne, der vil kunne kræve dertil svarende forholdsregler. Alvoren af en negativ indvirkning skal bedømmes ud fra dens omfang, rækkevidde og ubodelige karakter. 

Leverandøren forpligter sig ved opfyldelsen af Kontrakten til i sine forretningsmæssige systemer at integrere OECDs due diligence-retningslinjer for ansvarlige forsyningskæder for mineraler fra konfliktramte områder og højrisikoområde i form af den i guiden nævnte "Five-Step Framework for Risk-Based Due Diligence in the Mineral Supply Chain", jf. annex I til guiden. 

Disse forpligtelser medfører, at Leverandøren for de af Kontrakten omfattede Produkter eller dele heraf i overensstemmelse med OECDs due diligence-retningslinjer for ansvarlige forsyningskæder for mineraler fra konfliktramte områder og højrisikoområde skal: 

1. Etablere stærke forretningsmæssige systemer, som understøtter retningslinjerne,
2. Identificere og håndtere risici i leverandørkæden,
3. Udarbejde og implementere en strategi som svar på identificerede risici,
4. Understøtte uafhængige tredjeparts audits i leverandørkæden, og
5. Foretage offentlig rapportering om Leverandørens due diligence
6. Dokumentation

Ud over dokumentation for opfyldelse af de i Kontraktens fastlagte specifikke krav til Produktets egenskaber vil [jeres organisation] som hovedregel ikke anmode om nærmere dokumentation for, at Leverandøren ved opfyldelsen af Rammeaftalen lever op til kravene i dette bilag.

5. Dokumentation

5.1 Dokumentation – særligt om arbejdsklausuler

[Jeres organisation] kan til enhver tid udbede sig relevant dokumentation for, at løn- og arbejdsvilkår for arbejdstagerne lever op til den forpligtelse, som arbejdsklausulen i punkt 3.3. fastsætter.

[Jeres organisation] kan kræve, at Leverandøren – efter skriftligt påkrav herom – inden for 10 arbejdsdage fremskaffer relevant dokumentation såsom løn- og timesedler, lønregnskab og ansættelseskontrakter fra såvel egne som eventuelle underleverandørers arbejdstagere.

[Jeres organisation] kan til brug for sin vurdering af, om Leverandøren eller underleverandører har overholdt klausulen søge rådgivning hos relevante arbejdsgiver- og/eller arbejdstagerorganisationer.

5.2 Dokumentation – i øvrigt

Leverandøren skal til hver en tid, og senest 30 Dage efter [jeres organisation]’s skriftlige anmodning herom, opfylde dokumentationskravene jf. punkt 5.2.1-5.2.3.

5.2.1 Erklæring fra Leverandørens ledelse

Heri erklæres det, at Leverandøren ved opfyldelse af Kontrakten løbende sikrer overholdelsen af ovennævnte krav til menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder, miljø, antikorruption og due diligence.

5.2.2 Beskrivelse af praktiske tiltag

Heri beskrives de tiltag, som Leverandøren har gennemført med henblik på at sikre overholdelsen af de nævnte krav. Denne beskrivelse kan omfatte en beskrivelse af påtagne forpligtelser, implementerede systemer og andre iværksatte tiltag.

5.2.3 Beskrivelse af resultatmålinger

Heri beskrives, hvorledes resultatet af iværksatte tiltag måles. Dette kan ske ved brug af standarder så som Global Reporting Initiative's standarder for rapportering eller de standarder, der er fastlagt i EU’s Non-Financial Reporting Directive (NFRD), som forventeligt snart bliver erstattet af Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD).  

[Jeres organisation] accepterer naturligvis også andre bevistyper, der opfylder de i nærværende punkt 5 fastlagte dokumentationskrav.

6. Leverandørens ansvar

Som anført ovenfor er Leverandøren efter Kontrakten alene forpligtet til at sikre overholdelsen af de i punkt 3, 4 og 5 nævnte krav "ved opfyldelsen af Kontrakten". Leverandørens ansvar angår således alene det under Kontrakten leverede.

Ved vurderingen af, hvorvidt en Leverandør kan holdes ansvarlig for en opfyldelse af Kontrakten, som strider mod de nævnte krav, lægges der bl.a. vægt på, om Leverandøren har udvist ”due diligence” i forhold til, hvad der med rimelighed kan forventes af Leverandøren ud fra den kontekst, Leverandøren opererer i. Due diligence afhænger af den pågældende Leverandørs størrelse, forretningsmæssige sammenhæng og kompleksitet, overtrædelsens alvor, om årsagen til overtrædelsen er uden for evt. kontrol og indflydelse, om der består en afhængighed af de pågældende varer eller tjenesteydelser og endelig perspektivet i forhold til den pågældende overtrædelse ved afbrydelse af et samarbejde eller indkøb, dvs. om en afbrydelse af samarbejdet forværrer eller forbedrer situationen. 

7. Procedure ved konkret begrundet mistanke

Såfremt der opstår konkret begrundet mistanke om, at Leverandørens opfyldelse af Kontrakten strider mod de i punkt 3 og 4 nævnte krav, skal Leverandøren straks efter [jeres organisation]’s anmodning herom fremsende en skriftlig redegørelse indeholdende følgende punkter:

1. Afvisning eller bekræftelse af den konkret begrundede mistanke.
2. Redegørelse for de omhandlede forhold samt ved bekræftelse af mistanken en handlingsplan for, hvorledes der kan rettes op på situationen, herunder hvilke foranstaltninger Leverandøren sætter i værk for at påvirke forholdet, herunder at mindske risikoen for, at tilsvarende situationer opstår.

Redegørelsen kan i relevant omfang omfatte dokumentation for, under hvilke produktionsprocesser og/eller -metoder de varer og/eller tjenesteydelser, der indgår til opfyldelsen af Kontrakten, er tilvirket, samt fornøden dokumentation for hvilke materialer, der indgår i Produkterne .Derudover skal der være en angivelse af hvorledes en part har mulighed for at søge genoprejsning og udbedring af eventuelle skader, såfremt en sag om negativ indvirkning af menneskerettighederne måtte opstå (jf. FNs Vejledende Principper for Menneskerettigheder og Erhvervsliv nr. 29). Endvidere skal Leverandøren redegøre for, hvorvidt årsagen til mistanken er uden for evt. kontrol og indflydelse, om der består en afhængighed af de pågældende varer eller tjenesteydelser og endelig perspektivet i forhold til den pågældende overtrædelse ved afbrydelse af et samarbejde eller indkøb, dvs. om en afbrydelse af samarbejdet forværrer eller forbedrer situationen. 

Konkret begrundet mistanke kan bl.a. anses at foreligge, såfremt Leverandøren indbringes for Mæglings- og Klageinstitutionen for Ansvarlig Virksomhedsadfærd (NCP Danmark), jf. lov om mæglings- og klageinstitutionen for ansvarlig virksomhedsadfærd, eller et andet nationalt kontaktpunkt i et andet land, eller i øvrigt gøres til genstand for retsforfølgning for overtrædelser af de i punkt 3 og 4 nævnte krav ved Leverandørens opfyldelse af Kontrakten, uanset i hvilket land retsforfølgelsen finder sted. 

Leverandøren skal derfor af egen drift straks kontakte [jeres organisation], hvis Leverandøren bliver opmærksom på, at der foreligger overtrædelse af punkt 3 og 4, eller hvis Leverandøren indbringes for NCP Danmark, jf. lov om mæglings- og klageinstitutionen for ansvarlig virksomhedsadfærd, eller et andet nationalt kontaktpunkt i et andet land, eller i øvrigt gøres til genstand for retsforfølgning for overtrædelser af de i punkt 3 og 4 nævnte krav ved Leverandørens opfyldelse af Kontrakten og i den forbindelse af egen drift fremsende redegørelse og dokumentation som ovenfor anført. 

[Jeres organisation] vil på baggrund af overnævnte skriftlige redegørelse og dokumentation mv. foretage en konkret vurdering af den enkelte sag, hvorunder alle relevante forhold vil blive taget i betragtning.