Markedsdialog

For få år siden var det nærmest umuligt at stille krav om elbiler i offentlige udbud, men i dag er de en del af hverdagen hos bl.a. hjemmeplejen i Københavns Kommune, Skive Kommune og hos Post Danmark.

For 10 år siden var det både dyrt og besværligt at købe økologi i stor skala, men i dag er hospitalerne i Region Midtjylland og mange andre offentlige og private storkøkkener i fuld gang med den økologiske omstilling. 

Grænserne for, hvad der kan lade sig gøre, rykkes konstant, og derfor er det vigtigt at have fingeren på pulsen og vide, hvad markedet kan levere. En viden, indkøbere og andre der er involveret i det konkrete udbud (fx brugerne) kan få gennem dialog med leverandørerne, som samtidigt får mulighed for at byde ind med nye, innovative løsninger. Det viser ovennævnte eksempler. 

Denne vejledning er blevet til på baggrund af arbejdet i Forum for Bæredygtige Indkøbs temagruppe om markedsdialog. I gruppen har fagpersoner fra erhvervslivet og den offentlige sektor udvekslet erfaringer, og knap 100 offentlige indkøbere fra hele landet har svaret på en spørgeskemaundersøgelse om markedsdialog.

Arbejdet har vist, at der i overvejende grad er gode erfaringer med markedsdialog, men at der også er en lang række udfordringer, som både leverandører og indkøbere skal være opmærksomme på. Formålet med kataloget er derfor at skabe klarhed om rammerne for markedsdialog og de muligheder, som dialogen rummer.

Undersøgelsen viser også at det er sjældent at miljø og bæredygtighed er på programmet – vi håber at dette katalog kan inspirere til at miljø kommer mere i fokus i dialogen mellem indkøbere og leverandører.

Markedsdialog er, som ordet antyder, en dialog mel­lem markedet og dets kunde. Der er mange måder at udføre denne dialog på, hvilket bliver beskrevet senere i kataloget 
Inden et EU- udbud offentliggøres (samt under hele kontraktperioden) har potentielle leverandører og ordregiver mulighed for at indgå i dialog om, hvor­dan ordregivers behov bedst kan dækkes, hvilke krav der kan stilles og hvor skrappe krav der kan stilles, hvis man samtidig ønsker konkurrence i udbuddet. 

Effektivt ressourcebrug for begge parter

Ordregivere bliver i stand til at stille både skarpe og realistiske krav i sit udbud gennem markedsdialog. Tilbudsgivere bliver bedre i stand til at skrive præcise og relevante tilbud efter at have fået indsigt i ordregivers ønsker og behov.

Du må gerne! 

Udbudsjuraen sætter ingen grænser for at inddrage markedsdialog i udbudsforløb, eller hvor meget markedsdialog du kan vælge at inddrage forud for offentliggørelsen af udbuddet.

Innovation og miljøhensyn

Når ordregiver og potentielle leverandører snakker sammen om det forestående udbud, kan ordregiver få en bedre forståelse for, hvad markedet kan levere i forhold til innovation og miljøhensyn. Samtidig anspores markedet til at udvikle produkter, der kan følge med de ønsker, ordregiver har.

Bedre samarbejde efter udbudsfasen

Når potentielle leverandører har haft mulighed for at gå i dialog med ordregiver, skabes der allerede inden kontraktindgåelse en forståelse for begge parters behov, kompetencer og muligheder. Det er med til at lette det efterfølgende samarbejde til glæde for både tilbuds- og ordregiver.

Færre klager og spørgsmål

Tvivlsspørgsmål og potentielle faldgrubber kan blive afklaret, når tilbudsgivere og ordregiver har mulighed for at samarbejde om at udforme vidensgrundlaget for et udbud. Markedsdialogen kan derfor afhjælpe de problematikker, der kan opstå, når et udbud skrives uden indgående kendskab til markedet.

• Start tidligt - tilføj en dato for begyndelsen af markedsdialog til jeres udbudsplan
• Gør markedsdialog til en fast del af udbudsrutinen. De fleste markeder er nemmere at få i tale, når de er vant til at blive inddraget!
• Find den type dialog, der passer til dit udbud – se evt. oversigten over dialogformer fra side 10 i kataloget.
• Vær deltagende og velforberedt.
• Vær ikke bange for at vise uvidenhed – du skal fokusere på at styre processen. Udnyt branchens ekspertviden, og lad dialo-gen gøre dig klogere.
• Inddrag dine miljøfaglige kollegaer i markedsdialogen – gør dem også opmærksomme på, at de kan gøre en aktiv indsats for at blive en del af udbudsprocesserne.
• Brug andres viden - indgå i  de relevante netværk.
• Vær åben for, at resultatet af markedsdialogen kan afgøre val-get af udbudsform.
• Vær fokuseret og konkret – gør dig klart, hvad du vil have ud af dialogen og forbered dine spørgsmål til markedet.
• Skab kobling mellem jeres udbud og andre målsætninger, 
  f.eks. miljø- og klimamål, indkøbspolitik eller erhvervspolitik.

Som potentiel leverandør til det offentlige risikerer man at bruge mange ressourcer på at skrive et tilbud, som viser sig at ramme forbi det, ordregiver har behov for. Men det kan undgås, hvis man går i dialog med ordregiveren

Start selv dialogen

Det behøver ikke være ordregiver, der tager første kontakt. Som potentiel eller nuværende leverandører kan du også med fordel invitere til dialogmøder for at gøre ordregiver opmærksom på eventuelle nye strømninger i markedet. Hvis du allerede er leverandør til det offentlige, vil det også være en god idé løbende at evaluere på samarbejdet med din kunde.

I må gerne tale sammen

Vær ikke bekymret for, at det vil gøre dig inhabil som leverandør, hvis du indgår i dialog med ordregiver, inden udbuddet offentliggøres. Så længe udbuddet ikke har karakter af forhandling, og indrettes efter dine specifikke produkter og ydelser, så du får en fordel over andre potentielle leverandører, kan du uden videre deltage i dialogmøder og andre typer markedsdialog.

Vær ikke bange for konkurrenter

Markedsdialog kan ske på forskellig vis, og ind imellem vil du opleve, at ordregiver inviterer til dialogmøder, hvor du møder konkurrenter. Hvis du har informationer, du gerne vil give ordregiver, som du ikke ønsker, at de tilstedeværende konkurrenter får del i, så gør ordregiver opmærksom på det inden mødet, og aftal, at du får mulighed for at sende dine bemærkninger på skrift. Det giver ordregiver mulighed for at tilbyde de andre leverandører samme mulighed og dermed stille jer lige i markedsdialogen.

Forstå dit marked

Kend det offentliges vilkår for indkøb. De offentlige indkøbere er underlagt en lang række regler, som ikke kan omgås. Der er vedtaget en udbudslov i Folketinget, der træder i kraft 1. januar 2016.

Bruges som en del af vidensindsamlingen forud for formuleringen af udbudsmaterialet

Fordelen ved at afholde møder med flere leverandører på én gang er, at det er tidsbesparende i forhold til at mødes med flere leverandører enkeltvis. 

Ulempen kan være, at potentielle leverandører ikke er lige så åbenhjertige, når de sidder til bords med potentielle konkurrenter.

Fordelen ved at møde potentielle leverandører enkeltvis er, at det giver stor indsigt i, hvad de hver især kan tilbyde, når de ikke behøver frygte, at de afslører forretningshemmeligheder for konkurrenterne.

Ulempen er, at flere møder kræver flere ressourcer, uden at udbyttet nødvendigvis bliver større. Det er vigtigt at gøre sig klart, hvad man vil have ud af at mødes med de potentielle leverandører, så de også ved, hvad de forventes at kunne svare på. Det er også vigtigt at leverandørerne behandles ens. Giv dem lige adgang, og stil dem de samme spørgsmål.

Bruges som en del af vidensindsamlingen forud for formuleringen af udbudsmaterialet. Kan også anvendes efter indgåelse af kontrakt, som løbende leverandørdialog og evaluering.

Fordelen ved denne type markedsdialog er, at du kan nå ud til et stort antal leverandører på forholdsvis kort tid. Det er derfor meget lidt ressourcekrævende, både for ordregiver og tilbudsgiver. Det er også en oplagt måde at inddrage de virksomheder, der ikke har tid og overskud til at deltage i deciderede møder med ordregivere.

Ulempen ved at anvende online markedsdialog er, at der er en forholdsvis firkantet kommunikationsform. Der er derfor en risiko for, hvis den ikke akkompagneres af andre dialog-typer, at man ikke får indsigt i de alternative og mere innovative løsninger markedet har at byde på, fordi der kun spørges ind til de allerede kendte løsninger og produkttyper.

Denne type dialog kan anses som en form for generalprøve. Udbudsmaterialet sendes i høring hos potentielle leverandører, som kan give kommentarer og foreslå rettelser

Fordelen ved at sende et udbud i høring er, at eventuelle fejl og klagepunkter kan løses, inden udbuddet offentliggøres. På denne måde kan klager undgås, og dermed er der også mindre risiko for annullering af udbuddet.

Der er ingen egentlige ulemper ved at sende et udbudsmateriale i høring, udover at det tager ekstra tid. Dog er det er vigtigt at være opmærksom på at overholde princippet om ligebehandling -som ved alle typer markedsdialog. 

Når slutbrugere får mulighed for at møde potentielle leverandører, bliver de alle klogere på hinandens ønsker og muligheder, og som udbudsansvarlig får du større indsigt i, hvad markedet kan levere, og hvad dine kollegaer har brug for, at produkter kan leve op til

Fordelen ved at inddrage slutbrugeren i udvikling af udbudsmaterialet er, at de ofte ved, hvad der fungerer i deres hverdag, og hvad du derfor kan vælge at vægte i udbuddet. Det gør også slutbrugerne opmærksomme på, hvad markedet kan tilbyde, så deres forventninger til nye produkter ikke overstiger, hvad markedet kan efterkomme.

Som udbyder kan det være udfordrende at sikre, at en given markeds­dialog overholder reglerne for ligebehandling. Et tilbagevendende tema blandt udbydere er usikkerheden angående reglerne for mar­kedsdialog, som i sidste ende har den konsekvens, at man undlader at anvende dialogen i udbudsprocessen. Som udgangspunkt må du kom­munikere med markedet lige så meget du vil, så længe du ikke former udbuddet efter de samataler, du har haft med en enkelte leverandør, og du ikke giver en bestemt leverandør bedre muligheder end andre gennem dit udbud. Og så må dialogen naturligvis ikke have karakter af forhandling. Markedsdialogen skal udelukkende bruges til at blive bedre informeret om, hvad markedet i det store hele kan tilbyde.

Du som ordregiver må gerne stille krav til din leverandør om særligt problematiske indholdsstoffer i artikler i dit udbud. Hvis leverandøren sælger artikler/artikeldele med særligt problematiske stoffer, der er oplyst på REACH's kandidatliste, er leverandøren forpligtet til at oplyse ordregiver og det europæiske kemiagentur, ECHA, om det. Kandidatlisten opdateres to gange årligt. Den seneste liste kan findes her. 

Læs mere og find skabeloner til formuleringen af følgerbrevet til leverandøren og leverandørerklæring.