Træ

1. Indledning

Ved opfyldelsen af Kontrakten forpligter Leverandøren sig til at vise samfundsansvar. Leverandøren viser samfundsansvar og skaber værdi for både virksomhed og samfund ved i dialog med sin interessenter at håndtere sociale, miljømæssige og etiske udfordringer i overensstemmelse med internationalt anerkendte retningslinjer og principper for ansvarlig virksomhedsadfærd. 

2. Internationalt anerkendte principper

Leverandøren anses ved opfyldelsen af Kontrakten at vise samfundsansvar ved at overholde de nedenfor i punkt 3-5 nævnte krav. Kravene baserer sig på de internationalt anerkendte retningslinjer og principper for ansvarlig virksomhedsadfærd, der er nævnt i punkt 2.1-2.3 og de konventioner, som ligger til grund for principperne. 

2.1 FN’s Vejledende Principper for Menneskerettigheder og Erhvervsliv 

FN’s Vejledende Principper for Menneskerettigheder og Erhvervsliv) blev vedtaget af FN’s Menneskerettighedsråd i juni 2011. FN’s Vejledende Principper udstikker vejledende principper for, hvordan stater og virksomheder skal agere for at sikre, at der ikke sker menneskerettighedskrænkelser i forbindelse med virksomheders aktiviteter.  

Principperne kan hentes på OHCHR’s hjemmeside

2.2 OECD Retningslinjer for Multinationale Virksomheder

OECD’s Retningslinjer for Multinationale Virksomheder er en internationalt anerkendt referenceramme for virksomheders globale ansvarlighed, der indarbejder en lang rækker internationale standarder og principper, herunder FNs Vejledende Principper for Menneskerettigheder og Erhvervsliv (jf. punkt 2.1) og ILOs trepartserklæring om principper for multinationale virksomheder og socialpolitik. 

Retningslinjerne fastlægger, hvad der forventes af virksomheder globalt og nationalt uanset, hvor de opererer, hvad angår at sikre respekt for menneske- og arbejdstagerrettigheder, internationale miljøstandarder og retningslinjer for antikorruption mv. 

OECD’s Retningslinjer er ikke begrænset til kun at omfatte multinationale virksomheder, men alle virksomheder uanset størrelse.

Retningslinjerne kan hentes på OECD’s hjemmeside

2.3 OECDs due diligence vejledning for ansvarlige forsyningskæder for mineraler fra konfliktramte områder og højrisikoområder 

OECD’s due-diligence vejledning for ansvarlige forsyningskæder for mineraler fra konfliktramte områder og højrisikoområder giver detaljerede anbefalinger og hjælp til virksomheder med henblik på at respektere menneskerettighederne og undgå at bidrage til konflikt gennem deres aktiviteter.  

Vejledningen kan hentes på OECD’s hjemmeside

2.4 Mæglings- og Klageinstitutionen for Ansvarlig Virksomhedsadfærd

Mæglings- og Klageinstitutionen for Ansvarlig Virksomhedsadfærd (NCP Danmark) har til opgave at behandle sager om overtrædelser af 'OECD’s Retningslinjer for Multinationale Virksomheder' (jf. punkt 2.2) og udbrede kendskabet til Retningslinjerne. Institutionen er også OECD’s kontaktpunkt i Danmark. Institutionens virksomhed er reguleret i lov om mæglings- og klageinstitutionen for ansvarlig virksomhedsadfærd. (lov nr. 546 af 18/06/2012)

NCP Danmark kan på baggrund af en klage eller af egen drift behandle sager vedrørende mulige overtrædelser af 'OECD’s Retningslinjer for Multinationale Virksomheder', der enten er begået i Danmark eller vedrører en dansk virksomhed (gælder både offentlige og private virksomheder), statslige eller regionale myndigheder.

Læs mere på NCP Danmarks hjemmeside

3. Materielle krav til leverandøren

3.1 Menneskerettigheder

Leverandøren forpligter sig til ved opfyldelsen af Kontrakten at sikre overholdelsen af grundlæggende menneskerettigheder som fastlagt i FNs Vejledende Principper for Menneskerettigheder og Erhvervsliv.

Leverandøren indestår for, at Leverandøren ved opfyldelsen af Kontrakten til enhver tid overholder gældende lovgivning om forbud mod forskelsbehandling på grund af hudfarve, religion eller tro, politisk anskuelse, seksuel orientering, alder, handicap og national, social eller etnisk oprindelse, hvilket blandt andet indebærer:

• At det leverede og dele heraf er produceret under forhold, hvor det generelle princip om eliminering af diskrimination er respekteret, således som dette princip bl.a. har fundet udtryk i ILO-konvention nr. 111 om diskrimination. 
• At det leverede og dele heraf er produceret under forhold, hvor det generelle princip om retten til ligeløn er respekteret, således som dette princip bl.a. har fundet udtryk i ILO-konvention nr. 100. 

Leverandøren forpligter sig til ved opfyldelsen af Rammeaftalen at sikre overholdelsen af grundlæggende menneskerettigheder som fastlagt i 'UN Guiding Principles on Business and Human Rights'.

3.2 Arbejdstagerrettigheder

Leverandøren forpligter sig til ved opfyldelsen af Kontrakten at sikre overholdelsen af de grundlæggende arbejdstagerrettigheder som fastlagt i OECD Retningslinjer for Multinationale Virksomheder og FNs Vejledende Principper for Menneskerettigheder og Erhvervsliv og ILOs trepartserklæring om principper for multinationale virksomheder og socialpolitik, hvilket blandt andet indebærer: 

• At de leverede Produkter og dele heraf ikke er produceret i strid med det generelle forbud imod tvangsarbejde, således som dette blandt andet har fundet udtryk i ILO-konvention nr. 29 og 105.
• At de leverede Produkter og dele heraf ikke er produceret i strid med det generelle forbud imod anvendelse af børnearbejde, således som dette blandt andet har fundet udtryk i ILO-konvention nr. 138 og 182.
• At de leverede Produkter er produceret under forhold, hvor de generelle principper om retten til organisationsfrihed og retten til kollektive forhandlinger er sikret, således som dette princip blandt andet har fundet udtryk i ILO-konvention nr. 87, 98 og 135.
•  At de leverede Produkter og dele heraf er produceret under forhold, hvor det generelle princip om retten til rimelig aflønning er overholdt, således som dette princip blandt andet har fundet udtryk i ILO-konvention nr. 26 og 131 og FN's Menneskerettighedserklærings artikel 23, stk. 3.
• At de leverede Produkter og dele heraf er produceret under forhold, hvor det generelle princip om retten til rimelige arbejdstider er overholdt, således som dette princip blandt andet har fundet udtryk i ILO-konvention nr. 1 og 30 samt FN's Menneskerettighedserklærings artikel 24.
• At de leverede Produkter og dele heraf er produceret under forhold, hvor det generelle princip om retten til et sikkert og sundt arbejdsmiljø er overholdt, således som dette princip blandt andet har fundet udtryk i ILO-konvention nr. 155.

3.3 Arbejdsklausul

Leverandøren skal ved udførelse af tjenesteydelser, herunder i form af eventuelle tilknyttede serviceydelser, sikre, at ansatte hos Leverandøren og eventuelle underleverandører, som medvirker til at opfylde Kontrakten, er sikret løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid og andre arbejdsvilkår, som ikke er mindre gunstige end dem, der gælder for arbejde af samme art i henhold til en kollektiv overenskomst indgået af de inden for det pågældende faglige område mest repræsentative arbejdsmarkedsparter i Danmark, og som gælder på hele det danske område. Ved ”medvirker til at opfylde Kontrakten” forstås arbejde udført i Danmark med henblik på Kontraktens opfyldelse.

Leverandøren og eventuelle underleverandører skal sikre, at de ansatte får oplysninger om de vilkår, der følger af arbejdsklausulen.

3.4 Miljø

Leverandøren forpligter sig ved opfyldelsen af Kontrakten til at medvirke til at værne om natur og miljø, så samfundsudviklingen kan ske på et bæredygtigt grundlag i respekt for menneskets livsvilkår og for bevarelsen af dyre- og plantelivet. Der sigtes hermed særligt til, at Leverandøren ved produktion og levering af de af Rammeaftalen omfattede Produkter/Ydelser på god vis søger:

• At forebygge og bekæmpe forurening af luft, vand, jord og undergrund samt vibrations- og støjulemper.
• At anvende hygiejnisk begrundede processer af betydning for miljøet og for mennesker.
• At begrænse anvendelse og spild af råstoffer og andre ressourcer, at fremme anvendelsen af renere teknologi.
• At fremme genanvendelse og begrænse problemer i forbindelse med affaldsbortskaffelse. Der lægges herved vægt på, hvad der er opnåeligt ved anvendelse af den bedste tilgængelige teknik, herunder mindre forurenende råvarer, processer og anlæg og de bedst muligt forureningsbekæmpende foranstaltninger.

Leverandøren forpligter sig således til ved opfyldelsen af Kontrakten at medvirke til at værne natur og miljø, som fastlagt i 'OECD Guidelines for Multinational Enterprises'.

3.5 Antikorruption

Leverandøren forpligter sig ved opfyldelsen af Kontrakten til at afholde sig fra at bestikke eller på anden måde uretmæssigt påvirke offentlige embedsmænd, domstole og/eller private parter.

Leverandøren forpligter sig således ved opfyldelsen af Kontrakten til at afholde sig fra alle former for korruption. 

Ved korruption forstås aktiv bestikkelse som defineret i artikel 3 i Konventionen om bekæmpelse af bestikkelse, som involverer tjenestemænd ved De Europæiske Fællesskaber eller i Den Europæiske Unions medlemsstater, og artikel 2, stk. 1 i Rådets rammeafgørelse 2003/568/RIA af 22. juli 2003 om bekæmpelse af bestikkelse i den private sektor (EU-Tidende 2003, nr. L 192, side 54) og bestikkelse som defineret i den nationale ret i Leverandørens medlemsstat eller hjemland eller i det land, hvor Leverandøren er etableret.

4. Krav om risikobaseret due diligence

4.1 Indledning

Kravene om risikobaseret due diligence baserer sig navnlig på FNs Vejledende Principper for Menneskerettigheder og Erhvervsliv og OECDs retningslinjer for Multinationale Virksomheder  

Risikobaseret due diligence indebærer, at virksomheden aktivt og systematisk undersøger risikoen for overtrædelser af de internationalt anerkendte retningslinjer i forbindelse med virksomhedens forretningsaktiviteter, både hos virksomheden selv og hos andre virksomheder, som den har indflydelse på, fx leverandører. Endvidere omfatter begrebet due diligence, at virksomheden træffer foranstaltninger til at forebygge risikoen for sådanne overtrædelser. 

Virksomhederne skal ifølge retningslinjerne konkret identificere, forebygge, afbøde og redegøre for aktuelle og potentielle overtrædelser og negative påvirkninger på mennesker, miljø og samfund. 

Retningslinjerne omfatter både overtrædelser, som virksomheden forårsager eller medvirker til, eller som er direkte forbundet med virksomhedens operationelle aktiviteter, Produkter eller serviceydelser

4.2 Generelt

Leverandøren forpligter sig ved opfyldelse af Kontrakten til at udvise risikobaseret due diligence i relation til kravene i punkt 3. Leverandøren skal således undersøge risikoen for overtrædelse af kravene i punkt 3 i forbindelse med Leverandørens forretningsaktiviteter, både hos Leverandøren selv og hos andre virksomheder, som den har indflydelse på, f.eks. underleverandører, og træffe foranstaltninger til at forebygge risikoen for sådanne overtrædelser ved opfyldelse af Kontrakten.

Ansvaret for at respektere menneskerettighederne gælder for alle virksomheder uanset deres størrelse, sektor, operationel kontekst, ejerskab og struktur. Imidlertid kan virksomhederne have varierende mulighed for at arbejde med menneskerettighederne som følge af ovenfornævnte faktorer.  

Leverandørens indsats skal derfor være proportional med blandt andet faktorer som virksomhedens størrelse. Små og mellemstore virksomheder kan have mindre kapacitet såvel som flere uformelle processer og ledelsesstrukturer end større virksomheder. Men nogle små og mellemstore virksomheder vil kunne forårsage stor indvirkning på menneskerettighederne, der vil kunne kræve dertil svarende forholdsregler. Alvoren af en negativ indvirkning skal bedømmes ud fra dens omfang, rækkevidde og ubodelige karakter. 

Leverandører, der er større virksomheder, anses under alle omstændigheder for at udvise nødvendig omhu, hvis Leverandøren sikrer følgende fire grundlæggende tiltag i relation til de af Kontrakten omfattede produkter eller dele heraf:

1. Politik, der overordnet beskriver Leverandørens holdning til ansvarlig leverandørstyring.
2. Risikovurdering, der omfatter løbende vurdering af aktuelle og potentielle indvirkninger relateret til Leverandørens aktiviteter og relationer til det under Kontrakten leverede.
3. Implementering af politik for ansvarlig leverandørstyring, der bl.a. med udgangspunkt i risikovurderingen omfatter monitorering af udvalgte underleverandørers aktiviteter og løbende forbedringer. Leverandøren bør skride til øjeblikkelig handling, hvis der konstateres grove krænkelser af grundlæggende rettigheder og internationale miljøstandarder.
4. Rapportering om indsatsen og dens resultater.

Leverandøren kan udvise nødvendig omhu på anden vis, som er tilpasset Leverandørens indsats set ud fra en pragmatisk tilgang og under hensyntagen til de konkrete forhold og Leverandørens ressourcer.

4.3 Mineraler og metaller fra konfliktramte og højrisikoområder

Leverandørens indsats skal derfor være proportional med blandt andet faktorer som virksomhedens størrelse. Små og mellemstore virksomheder kan have mindre kapacitet såvel som flere uformelle processer og ledelsesstrukturer end større virksomheder. Men nogle små og mellemstore virksomheder vil kunne forårsage stor indvirkning på menneskerettighederne, der vil kunne kræve dertil svarende forholdsregler. Alvoren af en negativ indvirkning skal bedømmes ud fra dens omfang, rækkevidde og ubodelige karakter. 

Leverandøren forpligter sig ved opfyldelsen af Kontrakten til i sine forretningsmæssige systemer at integrere OECDs due diligence-retningslinjer for ansvarlige forsyningskæder for mineraler fra konfliktramte områder og højrisikoområde i form af den i guiden nævnte "Five-Step Framework for Risk-Based Due Diligence in the Mineral Supply Chain", jf. annex I til guiden. 

Disse forpligtelser medfører, at Leverandøren for de af Kontrakten omfattede Produkter eller dele heraf i overensstemmelse med OECDs due diligence-retningslinjer for ansvarlige forsyningskæder for mineraler fra konfliktramte områder og højrisikoområde skal: 

1. Etablere stærke forretningsmæssige systemer, som understøtter retningslinjerne,
2. Identificere og håndtere risici i leverandørkæden,
3. Udarbejde og implementere en strategi som svar på identificerede risici,
4. Understøtte uafhængige tredjeparts audits i leverandørkæden, og
5. Foretage offentlig rapportering om Leverandørens due diligence
6. Dokumentation

Ud over dokumentation for opfyldelse af de i Kontraktens fastlagte specifikke krav til Produktets egenskaber vil [jeres organisation] som hovedregel ikke anmode om nærmere dokumentation for, at Leverandøren ved opfyldelsen af Rammeaftalen lever op til kravene i dette bilag.

5. Dokumentation

5.1 Dokumentation – særligt om arbejdsklausuler

[Jeres organisation] kan til enhver tid udbede sig relevant dokumentation for, at løn- og arbejdsvilkår for arbejdstagerne lever op til den forpligtelse, som arbejdsklausulen i punkt 3.3. fastsætter.

[Jeres organisation] kan kræve, at Leverandøren – efter skriftligt påkrav herom – inden for 10 arbejdsdage fremskaffer relevant dokumentation såsom løn- og timesedler, lønregnskab og ansættelseskontrakter fra såvel egne som eventuelle underleverandørers arbejdstagere.

[Jeres organisation] kan til brug for sin vurdering af, om Leverandøren eller underleverandører har overholdt klausulen søge rådgivning hos relevante arbejdsgiver- og/eller arbejdstagerorganisationer.

5.2 Dokumentation – i øvrigt

Leverandøren skal til hver en tid, og senest 30 Dage efter [jeres organisation]’s skriftlige anmodning herom, opfylde dokumentationskravene jf. punkt 5.2.1-5.2.3.

5.2.1 Erklæring fra Leverandørens ledelse

Heri erklæres det, at Leverandøren ved opfyldelse af Kontrakten løbende sikrer overholdelsen af ovennævnte krav til menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder, miljø, antikorruption og due diligence.

5.2.2 Beskrivelse af praktiske tiltag

Heri beskrives de tiltag, som Leverandøren har gennemført med henblik på at sikre overholdelsen af de nævnte krav. Denne beskrivelse kan omfatte en beskrivelse af påtagne forpligtelser, implementerede systemer og andre iværksatte tiltag.

5.2.3 Beskrivelse af resultatmålinger

Heri beskrives, hvorledes resultatet af iværksatte tiltag måles. Dette kan ske ved brug af standarder så som Global Reporting Initiative's standarder for rapportering eller de standarder, der er fastlagt i EU’s Non-Financial Reporting Directive (NFRD), som forventeligt snart bliver erstattet af Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD).  

[Jeres organisation] accepterer naturligvis også andre bevistyper, der opfylder de i nærværende punkt 5 fastlagte dokumentationskrav.

6. Leverandørens ansvar

Som anført ovenfor er Leverandøren efter Kontrakten alene forpligtet til at sikre overholdelsen af de i punkt 3, 4 og 5 nævnte krav "ved opfyldelsen af Kontrakten". Leverandørens ansvar angår således alene det under Kontrakten leverede.

Ved vurderingen af, hvorvidt en Leverandør kan holdes ansvarlig for en opfyldelse af Kontrakten, som strider mod de nævnte krav, lægges der bl.a. vægt på, om Leverandøren har udvist ”due diligence” i forhold til, hvad der med rimelighed kan forventes af Leverandøren ud fra den kontekst, Leverandøren opererer i. Due diligence afhænger af den pågældende Leverandørs størrelse, forretningsmæssige sammenhæng og kompleksitet, overtrædelsens alvor, om årsagen til overtrædelsen er uden for evt. kontrol og indflydelse, om der består en afhængighed af de pågældende varer eller tjenesteydelser og endelig perspektivet i forhold til den pågældende overtrædelse ved afbrydelse af et samarbejde eller indkøb, dvs. om en afbrydelse af samarbejdet forværrer eller forbedrer situationen. 

7. Procedure ved konkret begrundet mistanke

Såfremt der opstår konkret begrundet mistanke om, at Leverandørens opfyldelse af Kontrakten strider mod de i punkt 3 og 4 nævnte krav, skal Leverandøren straks efter [jeres organisation]’s anmodning herom fremsende en skriftlig redegørelse indeholdende følgende punkter:

1. Afvisning eller bekræftelse af den konkret begrundede mistanke.
2. Redegørelse for de omhandlede forhold samt ved bekræftelse af mistanken en handlingsplan for, hvorledes der kan rettes op på situationen, herunder hvilke foranstaltninger Leverandøren sætter i værk for at påvirke forholdet, herunder at mindske risikoen for, at tilsvarende situationer opstår.

Redegørelsen kan i relevant omfang omfatte dokumentation for, under hvilke produktionsprocesser og/eller -metoder de varer og/eller tjenesteydelser, der indgår til opfyldelsen af Kontrakten, er tilvirket, samt fornøden dokumentation for hvilke materialer, der indgår i Produkterne .Derudover skal der være en angivelse af hvorledes en part har mulighed for at søge genoprejsning og udbedring af eventuelle skader, såfremt en sag om negativ indvirkning af menneskerettighederne måtte opstå (jf. FNs Vejledende Principper for Menneskerettigheder og Erhvervsliv nr. 29). Endvidere skal Leverandøren redegøre for, hvorvidt årsagen til mistanken er uden for evt. kontrol og indflydelse, om der består en afhængighed af de pågældende varer eller tjenesteydelser og endelig perspektivet i forhold til den pågældende overtrædelse ved afbrydelse af et samarbejde eller indkøb, dvs. om en afbrydelse af samarbejdet forværrer eller forbedrer situationen. 

Konkret begrundet mistanke kan bl.a. anses at foreligge, såfremt Leverandøren indbringes for Mæglings- og Klageinstitutionen for Ansvarlig Virksomhedsadfærd (NCP Danmark), jf. lov om mæglings- og klageinstitutionen for ansvarlig virksomhedsadfærd, eller et andet nationalt kontaktpunkt i et andet land, eller i øvrigt gøres til genstand for retsforfølgning for overtrædelser af de i punkt 3 og 4 nævnte krav ved Leverandørens opfyldelse af Kontrakten, uanset i hvilket land retsforfølgelsen finder sted. 

Leverandøren skal derfor af egen drift straks kontakte [jeres organisation], hvis Leverandøren bliver opmærksom på, at der foreligger overtrædelse af punkt 3 og 4, eller hvis Leverandøren indbringes for NCP Danmark, jf. lov om mæglings- og klageinstitutionen for ansvarlig virksomhedsadfærd, eller et andet nationalt kontaktpunkt i et andet land, eller i øvrigt gøres til genstand for retsforfølgning for overtrædelser af de i punkt 3 og 4 nævnte krav ved Leverandørens opfyldelse af Kontrakten og i den forbindelse af egen drift fremsende redegørelse og dokumentation som ovenfor anført. 

[Jeres organisation] vil på baggrund af overnævnte skriftlige redegørelse og dokumentation mv. foretage en konkret vurdering af den enkelte sag, hvorunder alle relevante forhold vil blive taget i betragtning.