Procesvejledning til offentlige grønne og cirkulære indkøb

Grønne indkøb kan anvendes som strategisk redskab til at nå klimamål om reduceret CO2-udledning, til cirkulære ambitioner såvel som til et øget positivt bidrag til de 17 verdensmål for bæredygtig udvikling. 
Offentlige grønne indkøb kan både være at nytænke sine indkøb og produkter radikalt og at medtage miljøhensyn som egnethedskrav, minimumskriterier eller som konkurrenceparameter.

Essensen er, at indkøbet bliver mere miljøvenligt end det konventionelle produkt eller servicen, der ellers ville være blevet købt. 

Markedet for grønne produkter og services er i en konstant udvikling, og udviklingens hastighed varierer på tværs af markeder.

For at den offentlige indkøber kan stille passende miljøkrav, er markedsdialog ofte nødvendigt. Markedsdialog kan belyse, hvilke miljøkrav markedet kan levere. Visse miljøgevinster er dog afhængige af, at brugerne ændrer adfærd. Brugerdialog kan belyse, om brugerne er villige til at ændre adfærd, ligesom dialogen kan anvendes til at formulere de funktionelle krav til det produkt eller den service, der indkøbes.  

Grønne indkøb følger i princippet en almindelige indkøbsproces, som er visualiseret i nedenstående figur. Grønne indkøb bør tænkes ind i samtlige faser i indkøbsprocessen. Typisk fokuseres der på udvikling af grønne kriterier i kriterieudviklingsfasen, men det grønne bør tænkes ind allerede i planlægnings-, brugerdialog- og markedsdialogfaserne. Vejledningen er fokuseret på disse indledende steps.

Planlægning er det indledende skridt i indkøbsprocessen, hvor retningen for udbuddet udstikkes. I den grøn-ne indkøbsproces er det som indkøber relevant at stille sig selv og sine kollegaer følgende spørgsmål:

1.    Hvilken udbudsform skal anvendes?

Det skal i planlægningsfasen besluttes, hvilken type af udbud, der skal benyttes: 

• Offentligt udbud sikrer fuld konkurrence om f.eks. den højeste miljøpræstation til prisen. Ulempen er blandt andet, at ordregiver skal evaluere mange tilbud, hvilket kan være komplekst særligt på miljøkriterier/præstationer.
• Begrænset udbud kan kvalificere antallet af tilbudsgiver ned til fem (prækvalifikation), der f.eks. besidder erfaringer med miljøarbejde, men risikerer at forlænge procestiden med ansøgningsfasen og evalueringen af ansøgninger (som dog typisk er en lettere proces end tildelingskriterier fordi rammerne for egnethedskriterier er snævrere).
• Konkurrencepræget dialog eller udbud med forhandling er særligt relevant, hvis der er tale om et produktområde med meget forskelligartede løsningsmodeller, en hurtig og innovativ markedsinnovation, eller der af andre årsager kan være grund til at sammenudvikle og tilpasse en løsning på et kendt problem. De fleksible former kan i højere grad understøtte funktionsudbud, idet disse udbud adskiller sig ved, at der indledes en dialog om løsninger med en række prækvalificerede leverandører, med efterfølgende mulighed for tilpasning af tilbuddet/løsningerne. Bemærk, at der her skal foretages en prækvalifikation som ved begrænset udbud, hvilket forlænger procestiden.
• Innovationspartnerskaber udvikler og pilottester løsninger på et kendt behov eller problem. Den offentlige aktør bistår med viden om problemet, mens de øvrige aktører (virksomheder, universiteter og lign.) bistår med viden, der ruster dem til at sammenudvikle en innovativ løsning. Innovationspartnerskabet kan eventuelt udmønte sig i et indkøb af det nyudviklede produkt, tjenesteydelse, byggeri eller anlæg. 

2.    Hvilket tildelingskriterium skal der anvendes? 

Der er tre forskellige tildelingskriterier, der honorerer det økonomisk mest fordelagtige tilbud: 

• Omkostninger gør det muligt at tildele en kontrakt på baggrund af TCO-betragtninger, som beregner omkostninger fra hele produktets levetid. Ordregiver er forpligtet til at henvise til en metode til at udregne omkostninger. Det kan også være livscyklusomkostninger, der også kan medtage omkostninger fra eksterne virkninger på miljøet som drivhusgasemissioner eller andre forurenende stoffer. 
• Bedste forhold mellem pris og kvalitet gør det muligt at medtage miljøkrav som underkriterier og/eller delkriterier. TCO kan også medtages som under- eller delkriterium.
• Pris kan gøre det sværere at tilgodese miljøhensyn, fordi tilbuddet alene vurderes på pris, med mindre man er meget klar på, hvad man ønsker, og ved, hvad markedet kan levere. 

3.    Hvor i udbuddet forventes det, at miljøhensyn skal medtages?

Miljøhensyn kan indgå forskellige steder i udbuddet:  

• Som egnethedsvurdering i udelukkelses- og udvælgelsesfasen, hvilket er særligt relevant for tjenesteydelser, krav til miljøledelsessystemer og andre konkurrenceparametre vedrørende leverandøren.
• Som udvælgelseskriterium i prækvalifikationen, hvor leverandøren kan blive bedt om at fremvise referencer med miljøvenlige produkter- og services (teknisk og faglig formåen), samt dokumentere, at der er rådighed over den relevante miljøfaglige viden og de tekniske kompetencer. Hertil om relevant dokumentation for miljøledelsessystem, miljøcertificeringer (miljømærker) eller andre relevante miljø- og energistandarder.
• Som mindstekrav i kravspecifikationen, hvor det dog skal være flere leverandører, der kan leve op til kravet, ligesom kravet skal være knyttet til udbuddets genstand. Hagen ved mindstekrav er imidlertid, at de kan udelukke visse leverandører fra at byde. Derfor er det væsentligt nøje at overveje om miljøkrav skal medtages som mindstekrav eller som konkurrenceparameter. 
• Som forhandlingskrav i udbud med forhandling. Udbud med forhandling giver mulighed for, at ordregiver kan forhandle med leverandørerne, samtidig med at høj kvalitet og en retmæssig pris kan sikres. Denne udbudsform bruges, når standardydelser- og produkter ikke dækker behovet og kan eksempelvis anvendes ved indkøb af intellektuelle tjenesteydelser (konsulent, ingeniør etc.). Udbud med forhandling kræver prækvalifikation. Miljøforhold som forhandlingsparameter kan eksempelvis være produkters levetid, herunder mulighed for forlænget garanti, eller mere innovative egenskaber.
• Som konkurrenceparameter i tildelingsfasen i form af underkriterier ved tildelingskriteriet ”Bedste forhold mellem pris og økonomi”. 
• Som kontraktbestemmelse i kontraktvilkårene, hvilket f.eks. kan være relevant for forhold, der ikke knytter sig direkte til udbuddets genstand, som f.eks. leverancer.

4.    Giver miljøkriterier anledning til ændringer i kontraktens form og længde?

Det bør overvejes, om miljøkrav har betydning for, hvordan kontrakten skal udformes, og hvorvidt der skal udbydes delaftaler. 

5.    Skal det politiske niveau involveres?

Hvis miljøkrav forventes at have en betydning på prisen, eller hvis der skal gennemføres en offentlig privat innovation (OPI) eller en anden innovativt udbud, kan det være relevant at inddrage det politiske niveau. 

For at kunne besvare spørgsmålene kan det være nødvendigt at foretage en screening af markedet, og det anbefales altid at indgå i markeds- og/eller brugerdialog (se afsnit om markedsdialog). 

Brugerdialog foretages for at kortlægge brugernes behov. I den grønne indkøbsproces kan brugerdialog stille skarpt på, hvordan et miljøvenligt produkt påvirker brugerne. Visse miljøvenlige produkter – som erstatning af et produkt med en service eller bionedbrydelige produkter, der skal sorteres – er afhængige af, at brugerne ændrer adfærd. Brugerdialog kan bidrage til at øge brugernes tilfredshed med det indkøbte produkt eller service, ligesom brugerdialog kan bidrage til, at brugerne får ejerskab til en mere miljøvenlig løsning eller nye produkter og oplever, at de er blevet hørt. 
Miljøkrav bør ikke give anledning til kvalitetsreduktion på væsentlige parametre, mens mulighederne for sidegevinster ved miljøvenlige produkter omvendt skal forfølges. En sidegevinst kan eksempelvis være et forbedret arbejdsmiljø grundet miljøkrav om reduceret kemikalieindhold. 
Relevante spørgsmål i en brugerdialog kunne være: 

• Har I nogle ultimative krav eller funktioner, som X produkt skal leve op til? 
• Hvordan vil I have det med X håndtering? 
• Hvordan vil I have det med, at produktet udskiftes med X? 

Hent værktøjet til brug for brugerdialog her

Markedsdialog i relation til grønne indkøb handler om at kortlægge, hvilke miljøkrav markedet kan leve op til og afdække markedets udvikling. Markedsdialog er særligt gavnligt, hvis der på forhånd er udarbejdet temaer og spørgsmål, indkøberen ønsker afklares. Der er dog i praksis tale om en iterativ proces. 

Markedsdialog muliggøres af udbudsloven § 39, hvoraf det fremgår, at relevante oplysninger, der er udvekslet med potentielle leverandører, skal indgå i udbudsmaterialet så vidt muligt. 

Den optimale proces for markedsdialog 

Informationsmøde:

Formålet er dels at forberede markedet på den kommende kontrakt – specielt hvis der er særlige krav, der måske vil udfordre markedet. Dels, at fortælle hvad ordregiver kræver af markedsdialogen (vi vil hellere snakke med ”teknikeren” end ”sælgeren”) således at aktøren kan beslutte, om man vil deltage heri. 

Markedsdialog 1. runde

Dette foregår typisk på fysiske møder, men kan selvfølgelig også være telefonisk/Skype. Det kan være en fordel at sende dagsordenen forud for mødet, så leverandøren stiller med de mest relevante medarbejde. Efter 1. runde af markedsdialog bør denne være 80% gennemført.

Markedsdialog 2. runde – genbesøg af resultater fra 1. runde

Her bliver forhold genbesøgt, som er fremkommet enten internt fra brugerne eller fra markedsaktørerne. Det kan være opkald af et par minutters varighed – relativt uformelt – men pas på med at lægge ansvaret fra dig; på et tidspunkt skal der træffes beslutning om fremdrift og eksekveres.

Evt. fremsendelse af høringsmateriale

På baggrund af udbudsprocessen, herunder markedsdialogen, påbegyndes skrivningen af materialet. Relevante dele – eller hele dokumenter – kan sendes i høring hos de aktører der har været en del af markedsdialogen. Igen: På et tidspunkt skal der træffes beslutninger og skabes fremdrift.

Afslutning af markedsdialogen

Det kan anbefales at afslutte markedsdialogen med en formel mail, da aktørerne ellers har en tendens til at være meget opfølgende ift. status for udbuddet.
Pas på med, at blive ved med at lave dialogrunder. Hav også modet til at sige ”stop – nu skal vi videre på det foreliggende grundlag” og træf en beslutning om videre proces.

Udbudsbekendtgørelse

Markedsdialogen er definitivt slut, og alt korrespondance bør ske i ordregivers udbudssystem og indkomne spørgsmål besvares anonymiseret til alle samtidig.

Der behøves ikke at føres referat af markedsdialogen (udbudsloven § 5, stk. 3), men det kan være en fordel udførligt at notere leverandørernes kommentarer og forslag. Ordregiver skal desuden sikre, at leverandørerne tidsmæssig har lige mulighed for at komme med et tilbud, uanset om de har indgået i markedsdialog eller ej. I nedenstående boks præsenteret den optimale proces for markedsdialog.
I bilag C fremgår et værktøj til markedsdialog, som bidrager til, at alle relevante aspekter medtages i dialogen med markedet og noteres. I bilag D og E fremgår eksempler på mail til hhv. indkaldelse og afslutning af markedsdialog. 

Relevante temaer til markedsdialogen kan desuden lyde: 

• Hvilke miljøpræstationer kan markedet tilbyde? 
• Hvilke miljømærker kan markedet leve op til?  
• Er det muligt at etablere en cirkulær model? 
• Kan et tilpas antal leverandører/producenter leve op til et givent miljøkrav? 
• Hvilken vej går udviklingen, og kan der med fornuft stilles udviklingskrav i kontrakten, så indkøbet følger med tiden? 
• Har miljøkriterierne indflydelse på pris? På andre kvalitetsparametre eller levering? 
• Hvilken indflydelse har brugeradfærden på miljøpræstationen?

I selve kriterieudviklingen (eller evt. valg af eksisterende kriterier/miljømærker) mødes alt det forberedende arbejde og dialogen med brugere og marked, og der tages højde for de mange ønsker og behov, produktet eller servicen skal opfylde set i relation til markedets nuværende og forventede fremtidige tilbud. Herunder kan flere punkter i planlægningsfasen genbesøges:

• Hvordan balanceres miljøhensyn, kvalitet/funktion og pris i udbuddet?
• Kan de miljøpræstationer, markedet kan levere, indgå som kriterier i udbuddet?
• Er et givent miljøkriterium markedsstandard eller snarere et konkurrenceparameter? Baseret på input fra markedsdialogen overvejes det om et givent miljøkriterium skal medtages som konkurrenceparameter, mindstekrav eller kontraktvilkår. 
• Skal der medtages en udviklingsklausul for at imødekomme et marked i hastig udvikling?

Vidensopbygning 

• Via netværket Forum for Bæredygtige Indkøb, som arbejder på at fremme de grønne indkøb og således løbende udbyder temagrupper, nyheder, cases og viden, som skal klæde offentlige og private indkøbere på til at købe bæredygtigt. 

• Markedsdialog kan bruges til at indsamle viden om, hvilke miljøkrav leverandørerne kan leve op til. Konkurrence og Forbrugerstyrelsen har udarbejdet en vejledning ”Dialog før og under udbudsprocessen” , der klarlægger de udbudsretlige regler på området. 

Hjælp til miljøkriterier

• Under bæredygtige krav er der forslag til, hvilke miljøkrav du kan stille i dit udbud, ligesom de kommer med forslag til sociale- og arbejdsklausuler. Her på hjemmeside kan du desuden hente hjælp til den grønne indkøbsproces.  
• Europa-Kommissionen udarbejdet en værktøjskasse målrettet offentlige indkøbere. Værktøjskassen tilbyder værktøjer fra alt til at udarbejde en handlingsplan for GPP til den praktiske udførelse. Find værktøjskassen her  
• Miljømærkerne har til at hensigt at hjælpe forbrugere og indkøbere med at navigere i, hvilke produkter der er miljøvenlige. Miljømærkerne er baseret på en række miljøkriterier, der er tilpasset forskellige produktgrupper, som det kontrolleres, at mærkede produkter lever op til. Du kan i udbud bruge miljømærkerne til at stille miljøkrav. Du kan læse mere om de gængse miljømærker på siden her
• Som indkøber kan man stille krav til leverandørernes ledelsessystemer. Det internationalt anerkendte International Organisation for Standardization (ISO) har defineret standarder for Energiledelse- (ISO 50001), Miljøledelse- (ISO 14001) og CSR- (ISO 26000) systemer, som du kan finde på ISO's hjemmeside.
• Energistyrelsen har på deres hjemmeside ”Sparenergi.dk” sammenfattet en række anbefalinger til indkøb af energiforbrugende produkter, find anbefalingerne her.
• Partnerskab for Offentlige Grønne Indkøb (POGI) er et netværk for offentlige organisationer, der prioriterer grønne indkøb. POGI udarbejder grønne indkøbsmål, der i praksis fungerer som miljøkrav, som er offentligt tilgængelige her på siden  
• POGI har indgået et samarbejde med Staten og Kommunernes Indkøbsservice (SKI) om, at SKI følger indkøbsmålene, medmindre det resulterer i højere indkøbspriser. Udbud og produktlinjer er markeret med POGI’s logo, hvis det lever op til deres indkøbsmål. 

Cirkulær økonomi

• Cirkulær økonomi kan understøttes gennem indkøb. Det kan du finde hjælp til i Forum for Bæredygtige Indkøbs cirkulære indkøbsguide her eller Dansk Erhvervs vejledning ”Cirkulær økonomi i handlen”
• Miljøstyrelsen har udarbejdet værktøjer til at beregne totalomkostninger, der forkortes TCO for den engelske betegnelse ”Total Cost of Ownerships”, for en række produkter og services. Totalomkostningsværktøjerne beregner prisen for hele servicen eller produktets levetid og muliggør således, at energi- og ressourceeffektive produkter og services kan komme i betragtning, selvom de måtte have en dyrere indkøbspris. Find alle TCO værktøjerne her på siden.

Verdensmål

• Dansk Initiativ for Etisk Handel og Forum for Bæredygtige Indkøb udarbejdet en pjece om, hvordan man som indkøber kan arbejde med verdensmålene. Find den her på siden 
• Odense Kommune anvender et verdensmålskema i deres planlægning. Skemaet er vedlagt som bilag F. 
• Odense Kommune følger denne proces for anvendelsen:

1. Risikovurdering af alle produkter eller ydelser i kommunens udbudsplan. Gennem analyse og markedsdialog kortlægger Odense Kommune, hvilke verdensmål de forskellige udbud påvirker negativt og positivt. 

2. Et verdensmålsskema indgår i planlægningen af udbuddet og senere i udbudsmaterialet. Det er baseret på risikoafdækningen og videreudviklet gennem markedsdialog med potentielle leverandører. 

3. Tilbudsgivere udfylder skemaet, der indgår i kommunens evaluering af leverandørerne. Tilbudsgiver skal tilkendegive, hvad de aktivt gør for at iagttage etiske retningslinjer, miljø- og klimamæssige hensyn - med eller uden eksplicit tilknytning til verdensmålene. 

4. Markedsaktører får mulighed for selv at komme med forslag til relevante mål. 

Kontakt indkøbschef i Odense Kommune, Cecilie Schwartz Førbye, for mere information.  

Forum for Bæredygtige Indkøb, Partnerskab for Offentlige Grønne Indkøb, IKA - foreningen for offentlige indkøber og Dansk Initiativ for Etisk handel uddeler hver år prisen som 'Verdens bedste indkøber' - til en organisation der har gjort en ekstra indsats for at leve op til et eller flere af verdensmålene gennem deres forretning eller udbud. 

Læs mere og mulighed for indstilling af egen organisation her